Dokumentenmanager für papierloses Büro

In meinem Bemühen, die Unordnung meines Lebens zu reduzieren, habe ich einen Scanner gekauft und Tausende von Papierdokumenten gescannt, die in meinem Haus verstreut sind.

Damit sich das lohnt, brauche ich eine Software, die es mir ermöglicht, all diese Dokumente sicher zu speichern, und die es mir ermöglicht, die benötigten Dokumente zu finden, wenn ich sie brauche.

Ich brauche ein Programm, das Folgendes kann:

  • Speichern und indizieren Sie Tausende von Dokumenten (PDF, PNG usw., ob mit oder ohne OCR)
  • Seien Sie sicher (einige dieser Dokumente sind sehr privat – Kontoauszüge usw.) – das bedeutet clientseitige Verschlüsselung.
  • Stellen Sie eine Backup-Lösung bereit (für die Möglichkeit, dass mein PC mit all meiner Papierhistorie frisst ...)
  • Ermöglichen Sie die tägliche Verwaltung und das Hinzufügen neuer Dokumente
  • Datum des Dokuments speichern (das bearbeitbar sein sollte, da es möglicherweise nicht das Datum ist, an dem es gescannt/in das System eingefügt wurde)
  • Haben Sie einige Cloud-Funktionen (überall suchen) - Vorteil

Ich verwende einen Windows 7-Rechner.

Notiz

Obwohl ich die Antwort darauf gepostet habe, was ich als Lösung verwende, bin ich sehr daran interessiert, von anderen Lösungen zu hören, da meine etwas verworren ist ... Jemand?

Dies ist für den Papierkram zu Hause – meiner, und immer noch ist der Heimcomputer der meisten Leute Windows – daher die Anforderung. Web-Apps sind erlaubt, obwohl mich interessieren würde, wie sie die Sicherheitsanforderungen aufrechterhalten können ...

Antworten (1)

Derzeit verwende ich Evernote , um alle meine Dokumente zu speichern und zu indizieren.

Wie passt es zu den Anforderungen?

  • Speichern und indizieren Sie Tausende von Dokumenten : Das ist der Hauptanwendungsfall
  • Ermöglichen Sie die tägliche Verwaltung : Fügen Sie Dokumente ganz einfach hinzu und markieren Sie sie
  • Datum des Dokuments speichern: In Evernote können Sie das Feld eines Eintrags einfach bearbeiten Created at, was das anfängliche Portierungsproblem elegant löst.
  • Cloud-Funktionen : Standardmäßig sind alle Dokumente online verfügbar.

Wo es zu kurz kommt

  • Seien Sie sicher – clientseitige Verschlüsselung : Evernote bietet keine clientseitige Verschlüsselung . Da dies für mich sehr wichtig ist, verwende ich für meine gescannten Dokumente die private Notizbuchfunktion von Evernote. Dies negiert natürlich die Backup -Funktion von Evernote ...
  • Sicherungslösung bereitstellen : Da ich die Cloud-Funktion von Evernote nicht verwende, muss ich meine eigene Sicherungslösung bereitstellen. Dafür verwende ich CrashPlan Pro , mit dem ich die Datenbankdatei von Evernote ( %PROGRAM_DATA%/Evernote/Databases) sichere. CrashPlan verwendet Client-Verschlüsselung und Unterstützung für inkrementelle Änderungen, sodass es für diese Anforderungen sehr gut geeignet ist.

Hier sind meine Erfahrungen beim Scannen , Sichern und Indizieren meines papierlosen Büros.

Ich würde gerne wissen, ob es da draußen eine schlankere Lösung gibt, bei der ich nicht zwei Programme zusammenstellen muss, um alle meine Anforderungen zu erfüllen ...

Ich bin in der gleichen Situation wie Sie und suche genau die gleiche Software / Lösung. Evernote scheint eine Lösung zu sein, aber wie Sie beschrieben haben, gibt es einige Nachteile. Haben Sie ein Jahr nach Ihrem ursprünglichen Beitrag etwas Besseres / Passenderes gefunden?
@Ratnanil - Ich habe immer noch keine bessere Lösung gefunden, obwohl ich immer noch denke, dass meine aktuelle Lösung nicht ideal ist. Ich freue mich sehr über neue Beiträge zu diesem Thema hier oder anderswo... Wie gehen Sie mit dieser Situation um?
Im Moment mache ich es auf die denkbar schlechteste Art: Mit Dropbox. Diese „Lösung“ hat den Vorteil, dass sie Cloud-basiert und plattformübergreifend ist und mit einigen Backup-Funktionen ausgestattet ist. Der Hauptnachteil ist das Fehlen der "Tag"-Fähigkeit. Darüber hinaus bezweifle ich ernsthaft die Sicherheit (wenn man bedenkt, wie einfach es ist, einen öffentlichen Link zu jeder in der Dropbox gespeicherten Datei zu erstellen). Ich möchte Ihre Frage wiederbeleben, wie gehe ich am besten vor? Ist eine Umformulierung ok?
@Ratnanil - der kanonische Weg, dies zu tun, ist die Verwendung von Bounties .
Ich bin mir noch nicht sicher, wie meine perfekte Lösung aussehen würde. Ich interessiere mich tatsächlich für das Evernote-Geschäft. Welchen Plan verwendest du?
@Ratnanil - Ich verwende die kostenlose Stufe, da der Großteil der Funktionen, die ich benötige, das Offline-Notizbuch ist (da Evernote immer noch keine verschlüsselten Notizbücher unterstützt) - die kostenpflichtige Version fügt nichts hinzu, was ich benötige.
@Uri Agassi, ich habe mich gefragt, ob du es geschafft hast, dein System zu ändern oder bei Evernote geblieben zu sein? In Bezug auf die Sicherheit gibt es heute ein Add-on namens "Saferoom", das Notizbücher sowohl in Evernote als auch in OneOnte verschlüsseln kann. Haben Sie es gesehen oder verwenden Sie es? Prost!
@TVDN - Ich verwende immer noch Evernote, obwohl ich immer noch ernsthafte Alternativen in Betracht ziehen möchte (habe keine gefunden, die meinen Anforderungen entspricht). In Bezug auf "Saferoom" - ich war mir dessen nicht bewusst, also werde ich es überprüfen, aber nach meinem ersten Blick scheint es, dass es nur den Inhalt der Notiz verschlüsselt, sodass die Metadaten (Titel, Tags) immer noch Klartext sind - und das ist wertvoll Daten, die ich schützen möchte...
Das ist zu schade. Ich bin ziemlich in der gleichen Situation. Die Dateigrößenbeschränkung hilft mir nicht bei Evernote und die Pfadgrößenbeschränkung hilft mir nicht bei Windows. Ich versuche es mit Microsoft Access, aber die Dateigrößenbeschränkung funktioniert auch nicht. Mein nächster Versuch wird sein, XAMPP oder ähnliches zu verwenden, um den lokalen Server auszuführen und möglicherweise logicalDOC oder ähnliches zu verwenden. Ich würde jedoch eine lokale Installation einer Weboberfläche vorziehen.
Sagen Sie mir, wenn Sie eine interessante Alternative finden!
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