Wir sind ein kleines Ingenieurbüro, das gerade von einem auf drei Mitarbeiter gewachsen ist. Früher erfolgte die Verwaltung von Projekten per E-Mail, wobei der Benutzer jedes Projekt nach Ordnern in Outlook sortierte.
Seit der Erweiterung müssen wir dies für mehrere Benutzer organisieren. Alle Projektmanagement-Tools, die ich mir angesehen habe, konzentrieren sich auf Meilensteine, Aufgabenzuweisungen usw.
Wir brauchen etwas viel Einfacheres. Das Wichtigste für uns ist, eine gemeinsame Liste der laufenden Projekte, des aktuellen Status und aller E-Mail-Kommunikationen im Zusammenhang mit diesem Projekt zu haben.
Wir liefern Software, die für jedes Projekt angepasst ist (durch Konfigurationsdateien und Modelle), und der häufigste Arbeitsablauf sieht so aus:
Holen Sie sich Ordnung, viel Kommunikation mit Dateien, die die Details spezifizieren, Lieferung, mehr Kommunikation über Einrichtung und Support. Dann können Jahre vergehen und die Software muss nach neuen Vorgaben aktualisiert werden und die Kommunikation beginnt vor einer Neuauslieferung erneut.
Ich habe monatelang gesucht, um etwas zu finden, das für unseren Zweck geeignet ist. Wie sollte ich die richtige Projektmanagement-Software basierend auf unseren spezifischen Anforderungen auswählen und wie könnte eine solche Software effektiv zur Unterstützung unseres Prozesses eingesetzt werden?
Sie beschreiben Ihren aktuellen Prozess wie folgt:
Holen Sie sich Ordnung, viel Kommunikation mit Dateien, die die Details spezifizieren, Lieferung, mehr Kommunikation über Einrichtung und Support. Dann können Jahre vergehen und die Software muss nach neuen Vorgaben aktualisiert werden und die Kommunikation beginnt vor einer Neuauslieferung erneut.
Während dies technisch gesehen ein Prozess ist, scheint es aus Sicht des Projektmanagements nicht nachhaltig zu sein. PM-Software wird Ihnen jedoch nicht wirklich helfen, bis Sie Ihren Prozess verfeinern, da Software Ihren Workflow unterstützen sollte , anstatt ihn zu definieren .
Sie haben eine Reihe von impliziten (und nicht explizit definierten) Artefakten aufgelistet:
Aber selbst wenn Sie einen Ort hätten, an dem Sie all diese Daten speichern könnten, müssen Sie formal definieren, was Sie damit machen möchten. Wie sieht beispielsweise Ihr schrittweises Verfahren aus, um eine E-Mail über die Zustellung in einen Zeitplan für die Bereitstellung einer bestimmten Funktionalität umzuwandeln?
Es spielt keine Rolle, was Sie gerade tun. Sie müssen lediglich die aktuellen Prozesse und Verfahren dokumentieren und formalisieren, damit Sie:
Ein großer Teil des Projektmanagements ist wirklich nur Prozessmanagement und Verfahrenstechnik. Basierend auf Ihrer Frage scheint es, als ob das Betrachten von Werkzeugen den Karren vor das Pferd spannt. Sobald Ihre Prozesse ausgereifter sind, wissen Sie, auf welche Kriterien Sie bei der Auswahl Ihrer Prozessmanagement-Toolkette achten sollten.
Mein Team (7 Mitglieder) arbeitet sehr gut mit Google Docs + physischem Board + Bugzilla.
Wir halten den Rückstand in den Dokumenten online, nutzen das physische Board für die aktuellen Aufgaben (Sprint) und den Bugzilla für die gesamte Kommunikationshistorie, Dateien, Auflösungen usw., unterstützt von einem E-Mail-Server, dh jeder erhält eine E-Mail kopieren, wenn etwas zu Bugzilla hinzugefügt wird. Es ist einfach, durchsuchbar und kostenlos.
TFS 2012. Erstellen Sie einen Kommunikationsordner in Ihrem Projekt, speichern Sie dann alle Ihre E-Mails und Anrufprotokolle und laden Sie sie in die Quellcodeverwaltung hoch. Dann ist es immer da, immer sichtbar und für immer mit dem richtigen Projekt verbunden.
Web Access (Teil von TFS) zeigt Ihnen, welche Projekte laufen, welche Arbeit erledigt wurde, Burndown-Diagramme, lässt Sie Aufgaben erstellen, Fehler verfolgen usw.
Oh, und es ist kostenlos für weniger als 5 Benutzer und lässt sich gut skalieren, wenn Ihr Team wächst.
Wenn Sie mit einer selbst gehosteten Option einverstanden sind, können Sie activeCollab ausprobieren. Es ist großartig, weil es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Projekte an einem zentralen Ort zu verwalten (einschließlich Kommunikation, Meilensteine, Checklisten > Unteraufgaben). Was die Anhänge betrifft, so können Sie, obwohl es eine Begrenzung von 2 MB gibt, einfach einen FTP-Server verwenden und auf die Links/Pfade in Ihren Notizen verweisen.
Wenn ich also Ihr Szenario verwende, würde ich es folgendermaßen aufschlüsseln:
Bestellung erhalten – Neues Projekt auf activeCollab
Viel Kommunikation mit Dateien – Verwenden Sie eine Kombination der Diskussionsfunktion (Sie können Berechtigungen festlegen, um den Zugriff einzuschränken), die es Ihnen ermöglicht, mit Ihrem Team und/oder Kunden zu kommunizieren. Dateien: Verwenden Sie FTP, um alle Dokumente an einem Ort zu speichern und auf die Pfade in den Diskussionsthreads zu verweisen.
Lieferung - Projektmanagement mitMilestones > Checklists > Tasks
Mehr Kommunikation zum Support – Verwenden Sie die Ticket -Funktion. activeCollab verfügt auch über ein öffentliches Übermittlungsmodul , mit dem Kunden Tickets einreichen können, ohne sich anmelden zu müssen.
Wenn Jahre vergangen sind und Ihr Kunde eine neue Software benötigt, spülen Sie und wiederholen Sie die obigen Schritte.
Link zu activeCollab : Es ist nicht kostenlos, aber es ist eine gute Investition mit einem schnellen ROI, abhängig von Ihrem Geschäftsvolumen
jmort253
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