Best Practice für die Verfolgung von Verwaltungsaktivitäten

Situation: Mein Unternehmen verwendet externe Entwickler. Diese Entwickler arbeiten in einer Scrum-Umgebung mit einem Delivery Manager zusammen, um die Kommunikation mit uns zu verwalten.

Das Team ist sehr zufrieden mit dem Einsatz von Jira. Alle Schätzungen und aufgewendeten Stunden werden nachverfolgt, was das (Outsourcing-)Szenario sehr transparent macht. Was nicht transparent ist, sind die Stunden, die für (Scrum-)Meetings, die Stunden des Delivery Managers und andere damit verbundene Aktivitäten aufgewendet werden.

Was ist die beste Vorgehensweise, um diese Art von Aktivitäten nachzuverfolgen? Ich kann mir eine Situation vorstellen, in der wir möglicherweise separate „User Stories“ erstellen, um diese Stunden zu verfolgen, aber nach einer besseren Lösung suchen.

Was ist der Zweck, dies zu verfolgen? Vermuten Sie, dass das Team nachlässt? Gibt es eine gesetzliche Verpflichtung, alle Meetings zu verfolgen? Vermuten Sie, dass das Team beim Timeboxing der Meetings einen Fehler macht? Versuchen Sie nur, Daten über ein funktionierendes Team zu sammeln, damit andere Teams es nachahmen können? Etwas anderes?
Ich stimme @Sarov zu und würde noch weiter gehen, indem ich sage, dass JIRA eher ein Ticketsystem als ein Zeiterfassungssystem ist. Die Verwendung von JIRA für die Abrechnung oder interne Buchhaltung erscheint mir wie ein X/Y-Problem und verdient wahrscheinlich einen Schritt zurück, um das Geschäftsproblem zu verstehen, das Sie mit diesem Ansatz tatsächlich zu lösen versuchen.
Warum wollen Sie die Situation mikro-managen? Genehmigen Sie ihre Abrechnung auf Zeit- und Materialbasis? Ist das der Grund? Wenn das der Fall ist, können Sie jede Aufgabe sehr gut mit Jira selbst verfolgen. Was genau ist Ihre Herausforderung?
@Devasuran die Herausforderung ist genau so, wie du es beschreibst. Unser Ziel ist es nicht, jede Mikroaufgabe zu verfolgen, aber da es sich um eine externe Partei handelt, ist die Abrechnung (bezogen auf Stunden) ziemlich wichtig.
@CitizenSP - in diesem Fall möchten Sie möglicherweise Ihren Treiber für Abrechnungskriterien von Bemühungen in Story Points ändern. Ihr Vertrag sollte darin bestehen, die Abrechnung zu genehmigen, wenn der Story Point „fertig“ ist. Das 'erledigt' wie in Agile ist anders. Das bedeutet, dass der Story Point in der Produktionsbox eingerichtet ist und funktioniert. Dies liegt daran, dass Sie die Paradigmen (traditionell und Scrum) vermischen, was Ihren Dienstanbieter vor Herausforderungen stellen könnte. Was wäre, wenn Ihr Dienstleister Ihnen nur den Arbeitszeitnachweis zusendet, um Ihre Genehmigung zu erhalten, und alle Mikrodetails enthält, die Sie erwarten. Wird dir das helfen? Nein, also ....

Antworten (2)

Unabhängig davon, welche Methodik oder welchen Projektmanagementansatz Sie verwenden, Sie passen Prozesse immer an die Bedürfnisse von Organisation und Projekt an.

Die Nachverfolgung der Zeit, die für Meetings, Kommunikation und tausend kleine Dinge aufgewendet wird, ist meistens eine unmögliche Mission. In diesen Fällen bat ich die Teams normalerweise, den ganzen Tag über ein Protokoll ihrer Aktivitäten zu führen. Auf diese Weise konnte ich die Notwendigkeit der Zeiterfassung gegen die Zeit ausgleichen, die durch die Erfassung der Zeit verloren ging.

Kurze Frage(n): Was ist, wenn es zu einer Überschreitung kommt? Woher wissen Sie, dass Ihr Team Anstrengungen für Aufgaben aufwendet, an denen Sie nie erwartet hätten, dass sie daran arbeiten würden? Ich bin sicher, dass Sie auf eine solche Situation stoßen würden. Wie werden Sie damit umgehen? Nur neugierig zu verstehen.

Scrum sollte per Definition vollständige Transparenz darüber bieten, wie viel Zeit die Teilnehmer in Meetings verbringen. Meetings oder „Rituale“ werden einmal pro Sprint praktiziert; Zeit gebunden; und idealerweise so geplant, dass sie in jedem Sprint zur gleichen Zeit stattfinden. Ein großer Vorteil von Scrum besteht darin, dass Meetings über den Scrum-Prozess hinaus entfallen. Stellen Sie sicher, dass der Scrum-Prozess ALLE (100 %) der Zeit ausmacht, die Ihr Team mit Besprechungen über Ihr Projekt oder Konto verbringt.

Der beste Weg, die Produktivität der Meetings zu überprüfen, ist, selbst daran teilzunehmen. Wenn einige der dort praktizierten Aktivitäten verschwenderisch sind, schlagen Sie dem Delivery Manager einen Wechsel vor.

Messen Sie die Leistung des Delivery Managers getrennt vom Engineering-Team. Halten Sie diesen Manager dafür verantwortlich, Verbesserungen in Effizienz, Geschwindigkeit und Softwarequalität zu demonstrieren. Dieser Manager sollte Ihnen eine Strategie vorstellen, wie diese Verbesserungen sequenziert werden, und sollte Risiken oder Einschränkungen zusammenfassen, die ihre Fähigkeit zur Umsetzung von Produktivitätsverbesserungen einschränken. Es kann hilfreich sein, sich auf die erzielten Ergebnisse zu konzentrieren und nicht auf die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden oder Aufgaben.

Bitte zitieren Sie den Scrum Guide, um Ihr Eröffnungsstatement zu untermauern; Es klingt sehr nach dem traditionellen Missverständnis des Projektmanagements in Bezug auf die Säule der Transparenz. Obwohl Prozessverbesserungen aus empirischen Informationen zu Veranstaltungen und Meetings abgeleitet werden können, ist dies sicherlich nicht erforderlich.
Ein definiertes Ereignis tritt mehr als einmal pro Sprint auf: das Daily Scrum des Entwicklungsteams. Scrum kann „die Notwendigkeit von Meetings nicht beseitigen“, obwohl die vorgeschriebenen Ereignisse „die Notwendigkeit von Meetings minimieren können, die nicht in Scrum definiert sind“.
Es scheint auch, dass der traditionelle Trugschluss der 100-prozentigen Auslastung ein Problem darstellen könnte.
„Scrum-Teams sind selbstorganisierend und funktionsübergreifend. Selbstorganisierende Teams entscheiden, wie sie ihre Arbeit am besten erledigen, anstatt von anderen außerhalb des Teams geleitet zu werden.“ Warum sollte eine externe Person feststellen, ob eine Aktivität verschwenderisch ist?
Die Erhöhung der Geschwindigkeit, die seit vielen Jahren aus dem Scrum-Framework entfernt wurde, ist nur für Teams anwendbar, die neu bei Scrum und der agilen Philosophie sind ; danach geht es um nachhaltiges Tempo. Die Umsetzungsstrategie ist ein weiterer Verstoß gegen das Konzept der selbstorganisierenden Teams.
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