Im Laufe meiner beruflichen Laufbahn bin ich für fast alle Stellen (in der Welt der IT-Beratung) viel gereist. Zu Beginn meiner Karriere wurde ich durch den Zugang zu Firmenkreditkarten verwöhnt. Dies vereinfachte den Reiseprozess, da ich in den meisten Fällen nur eine Erklärung zu den Gebühren abgeben musste.
Ich arbeite jetzt in einer Position, in der ich aus der Ferne arbeite, aber jeden Monat eine Woche lang zu einem zentralen Büro reisen muss. Als ich anfing, gab es keine Firmenkreditkartenoption, und aufgrund meines Zeitplans und einer langen Reisehistorie/Reisepräferenzen buche ich meine Unterkunft und Flüge selbst.
Das ist ein bisschen umständlich, da ich die Reisekosten und Hotelunterkünfte in einer sehr teuren Stadt (New York) bezahlen, Quittungen aufbewahren und die unterstützenden Erstattungsunterlagen einreichen musste.
Darin bin ich wirklich schlecht... Teure Taxiquittungen gehen verloren. Viele der Transaktionen in dieser besonderen Stadt sind bargeldlastig (U-Bahn, Essen usw.). Fügen Sie hinzu, dass meine Firma nicht daran gewöhnt war, entfernte Mitarbeiter zu haben, und keinen Rahmen hatte, um diesen Prozess zu bewältigen, als ich anfing ( Sie bestanden darauf, mich während meiner zweiwöchigen Orientierung für die Kosten in einem Hotel eine Stunde vom Büro in Manhattan entfernt unterzubringen Gründen ). Stattdessen habe ich meine eigene Airbnb- Unterkunft für längere Reisen gefunden und Firmenhotelraten für vorgeplante Besuche ausgehandelt/festgelegt.
Es gibt mehrere andere Remote-Mitarbeiter. Sie beklagen, dass es oft 6 Wochen dauert, bis die Reisekosten erstattet werden. Es macht mir nichts aus, das Geld zu verteilen, aber es ist unvernünftig, dies von allen Mitarbeitern zu erwarten, oder?
Und schließlich, da dies New York City ist, versuche ich manchmal, persönliche Zeit in meine Besuche einzubauen (nette Restaurants, Theater, Musik, Reisen mit dem Ehepartner). Dies kann die Ausgaben verkomplizieren (z. B. wenn ich allein bin, esse ich möglicherweise in einem Imbisswagen, im Gegensatz zu einem 5-Sterne-Restaurant mit meiner Frau). Ich neige dazu, mich deswegen schuldig zu fühlen , als ob ich nicht möchte, dass meine Firma weiß, dass ich mir Zeit nehme, um die Stadt zu genießen.
Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können.
Erstens, wenn Sie in dieser 1 von 4 Wochen Ihr Unternehmen bitten sollten, zu buchen, erhalten sie einen besseren Preis, wenn sie dies regelmäßig tun, und da es 6 Wochen dauert, bis die Rückerstattung erfolgt, sieht es so aus, als würden Sie 2 Reisen im Wert von Guthaben benötigen Karte zu decken. Wenn sie das nicht übernehmen, möchten Sie vielleicht ein paar große Rechnungen (Oh nein, mein Boiler ist explodiert!) Zu Hause finden, was bedeutet, dass Sie nächsten Monat nicht ohne sie reisen können. Wenn sie anfangen, wird es einfacher....
Kreditkarte: - Sie können fragen, aber wenn sie dies nicht für andere eingerichtet haben, müssen sie möglicherweise viel tun, um die Dinge dafür einzurichten, aber sie können nur nein sagen.
Quittungen: - Wenn ich reise, benutze ich eine App auf meinem Telefon (Google Drive in meinem Fall, aber es gibt viele andere), Sie können ein Dokument von einem Foto hochladen, also machen Sie es sich zur Gewohnheit, sobald eine Quittung zu machen du verstehst, oft ist ein bild genauso gut, wenn man das original nicht mehr hat (ymmv). Außerdem gibt es viele Apps/Websites für Ausgaben, probieren Sie eine aus, um sie zu verfolgen.
Fristen: - Fristen sollten für die Rückzahlung in einem aktuellen Lohnzyklus gelten, sollten kein No-Pay-Szenario sein. Legen Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender fest, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ausgaben rechtzeitig erledigen!
Schuldgefühle: - Solange Sie sich an die Ausgabenpolitik halten, schwitzen Sie nicht, am oberen Ende der Politik zu sein, ist in Ordnung, verwenden Sie einfach Ihr Urteilsvermögen, um es auszugleichen (wenn Sie also mit dem Ehepartner ausgehen, tun Sie a ein paar Nächte im Truck, sobald sie nach Hause gehen), auch wenn es dich stört, beanspruche nicht einige der Truck-Nächte, um das Karma auszugleichen (aber angesichts der Tatsache, dass du 2 Fahrten auf deinem Plastik ponyst, würde ich es nicht schwitzen wenn ich in deiner Haut wäre).
Wie kann ich generell besser damit umgehen? Irgendwelche Tipps, um alle Reisekosten im Blick zu behalten?
Verwenden Sie nur eine Kreditkarte für reisebezogene Artikel. Alles auf der Karte (Flug, Hotel, Taxi, Restaurant) bezieht sich auf die Reise. Und verwenden Sie diese Karte für alles, was Sie können. Wenn der Imbisswagen die Karte akzeptiert, verwenden Sie sie. Wenn das Taxi die Karte akzeptiert, verwenden Sie sie. Dies minimiert den Bargeldbetrag, den Sie im Auge behalten müssen.
Verwenden Sie Ihr Telefon, um eine Kopie aller Quittungen zu erstellen, für die Sie keinen Ersatz erhalten können. Der Mietwagen und das Hotel können Ihnen eine Kopie zusenden. Das Restaurant wird es wahrscheinlich nicht können.
Wie gehen Arbeitgeber normalerweise mit fehlenden Belegen und verspäteten Einreichungen von Spesenabrechnungen um?
Der IRS verlangt, dass das Unternehmen Ausgaben von mehr als 75 US-Dollar dokumentieren kann. Quittungen für einige kleine Gegenstände müssen sie dem IRS nicht vorlegen können. In der Regel reichen Ersatzquittungen aus. Sogar die Kreditkartenabrechnung.
Fristen sollen Mitarbeiter dazu zwingen, die Unterlagen einzureichen. Das Unternehmen möchte nicht Monate später von Ausgaben überrascht werden, die es vergessen hat. Ich habe für Unternehmen gearbeitet, die eine Frist hatten, die auf der Reise basiert, andere haben eine Frist, die auf dem Ende des Monats basiert.
Ist eine Firma einem Mitarbeiter etwas schuldig, der eine Spesenerstattungsfrist oder -frist versäumt hat?
Wenn Sie so spät dran sind, dass Sie die Fristen für das Steuerjahr oder das Vertragsjahr verpasst haben, werden sie wahrscheinlich zögern oder nicht in der Lage sein, Ihnen die Kosten zu erstatten.
Wenn Unternehmen, für die ich gearbeitet habe, im Voraus Gelder bereitgestellt haben, haben sie die Zahlung für fehlende Quittungen angedockt. Wenn sie Ihnen 1000 Dollar für die Reise vorstrecken, werden sie nach ein paar Wochen ihre Gelder zurückerstattet oder dokumentiert haben wollen.
Als Unternehmen, für die ich arbeitete, uns eine Firmenkarte gaben, bezahlten sie die Rechnung nicht oder stellten kein Geld bereit, um die Rechnung ohne die Dokumente zu bezahlen. Wenn wir eine Frist verpasst haben, haben sie die Verzugsgebühren nicht bezahlt. Wenn sie uns langsam bezahlten, übernahmen sie die verspäteten Gebühren, wenn wir die Frist für den Papierkram einhielten.
Ist es für einen Mitarbeiter in diesen Fällen angemessen, eine Vorschuss- oder Firmenkreditkarte zu beantragen?
Firmenkreditkarten sind nicht perfekt. Sie müssen noch Unterlagen einreichen, um das Geld zu erhalten. Obwohl es sich nicht so anfühlt, als würden Sie Ihr Guthaben zur Finanzierung von Unternehmensaktivitäten verwenden. Machen Sie sich bewusst, dass sie alles sehen können, was Sie auf der Karte aufladen.
Gibt es irgendwelche Vorschläge, die ich dem Unternehmen machen sollte, um Reisekosten zu optimieren?
Befolgen sie alle IRS-Regeln für Reisen ? Es geht um Fristen, Quittungen, was Steuern auslösen kann.
Donald
ewweiß
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Allen Gould