Mich würde interessieren, wie Sie mit Projektbudgets umgehen, wenn Sie dem Kunden vor Beginn der Arbeit Fixkosten vorab zur Verfügung stellen müssen?
Zum Kontext, und ohne zu viel zu verraten, arbeite ich als PM und entwickle Online-Builds vom Typ „Software“ für ein Unternehmen, bei dem wir die Kosten für Entwicklungen auf der Grundlage von genehmigten Spezifikationen im Voraus bereitstellen müssen, aber oft dauert die Entwicklung viel länger als geschätzt - was dazu führt, dass das Budget aus dem Fenster geht. Langfristig ist das natürlich nicht haltbar.
Es wäre schön zu hören, wie das in anderen Organisationen gehandhabt wird...
Unter der Annahme, dass Sie die Arbeit bereits bei ähnlichen Aufträgen erledigt haben, sollten Sie und die Erfahrung Ihres Teams in der Lage sein, eine probabilistische Schätzung für die bevorstehende Arbeit in einer Bandbreite vom besten bis zum schlechtesten Fall vorzunehmen. Da es sich bei der Arbeit um einen Festpreis handelt, würden Sie dann für Ihre Planung / Zielwerte – gegen die ein Preis festgelegt würde – näher an der Worst-Case-Seite Ihrer Schätzung auswählen. Anders gesagt, Sie würden eine Menge Eventualitäten laden, um alle Unbekannten abzudecken.
Kunden, die einen Festpreis bevorzugen, eliminieren im Wesentlichen das Risiko einer Kostensteigerung für das Projekt, zahlen dafür aber eine Prämie.
Darüber hinaus würden Sie sehr deutlich machen, was angenommen, was eingeschlossen und was ausgeschlossen ist. Die Sprache in Ihrem Vertrag muss sehr klar sein, damit Sie, wenn das Projekt gegen eines dieser Kriterien verstößt, eine Änderungsanfrage stellen und sowohl Kosten als auch Zeitplan zu Ihrem Festpreis hinzufügen können.
Wenn Ihr Projekt für Sie neu oder sogar das erste seiner Art ist, dann vermeiden Sie einen Festpreisvertrag, wenn Sie können. Wenn Sie dies nicht können, vereinbaren Sie einen Festpreis für Teile oder Phasen des Projekts und werden Sie sehr, sehr pessimistisch mit Ihren Zielen auf der Grundlage Ihrer Schätzkurve, dh wählen Sie das Worst-Case-Szenario und noch mehr. Natürlich könnte das Ihren Preis nicht wettbewerbsfähig machen, aber wenn Sie es nicht überleben können, Geld zu verlieren, lassen Sie jemand anderen den Verlust tragen.
Es gibt zwei entscheidende Teile für die Schätzung, die in der Zukunft erfüllt werden wird.
Sie haben nur nach dem ersten Teil gefragt, also hier ist, was ich aufgrund meiner Erfahrung denke.
Wenn die Schätzung stark von der Schätzung einer ähnlichen Aufgabe aus Ihrer bisherigen Erfahrung abweicht, bedeutet dies, dass Sie entweder den Grund herausfinden oder damit rechnen sollten, dass die Aufgabe länger dauert (wie es bereits zuvor der Fall war). Wenn erwartet wird, dass die geschätzten Aufgaben in mehr als 4-8 Stunden erledigt werden, bedeutet dies, dass sie möglicherweise zu groß sind, um richtig geschätzt zu werden, also möchten Sie vielleicht darum bitten, sie weiter zu zerlegen.
Sie könnten einige Aufgaben auch auslagern. In diesem Fall möchten Sie vielleicht den Auftragnehmer beauftragen, der seine/ihre Fähigkeit bereits bewiesen hat, die richtige Arbeit für Sie zu erledigen, oder mit kleinen, unwichtigen Aufgaben beginnen.
Schließlich sollten Sie die möglichen Risiken analysieren und die Zeitschätzung entsprechend erhöhen, damit Sie den Termin versprechen, der weiter in der Zukunft liegt, als Ihnen von Ihrem Team versprochen wurde.
Und noch etwas, das ist auch wichtig. Wenn Sie bemerken, dass jemand hinter dem Zeitplan zurückbleibt, sollten Sie sofort handeln und die Verzögerung nicht länger werden lassen.