Wie dokumentiert man Reisekosten?

Soweit Barauslagen:

Tragen Sie ein Notizbuch im Minitaschenformat und einen Golfbleistift (oder eine ähnliche Ausrüstung nach Ihrem Geschmack) mit sich herum. Datieren Sie die Seite, und notieren Sie dann jedes Mal, wenn Sie einen Barkauf tätigen, den Betrag und eine kurze Notiz darüber, wo oder wofür der Kauf getätigt wurde, damit Sie sich später daran erinnern, wann Sie Ihr Hauptbuch führen. Je früher Sie die Ausgaben aufschreiben, desto einfacher wird es, sich an den genauen Betrag und den Zweck zu erinnern. Vielleicht möchten Sie das Bargeld in Ihrer Brieftasche vor und nach dem Ausflug zählen, wenn Sie voraussichtlich keine Zeit haben, um eine schnelle Notiz in Ihr Notizbuch zu machen, oder machen Sie die Notiz so schnell wie möglich im Nachhinein (z. B.: warten Sie, bis Sie sich hinsetzen im Bus, um beim Einsteigen aufzuschreiben, was Sie für den Busfahrpreis ausgegeben haben).

Was nachverfolgt werden soll, hängt in erster Linie davon ab, für welchen Zweck die Nachverfolgung der Ausgaben dient. Wenn Sie nur versuchen, sicherzustellen, dass Sie innerhalb eines Budgets bleiben, können Sie anders verfolgen, als wenn Sie versuchen, abzuschätzen, wie viel Sie für eine zukünftige Reise ähnlicher Dauer beiseite legen müssen. Wenn Sie „Löcher“ in den Ausgaben verfolgen (z. B.: jemand anderes hat Sie zum Abendessen eingeladen), möchten Sie wahrscheinlich eine Notiz machen, wohin diese Ausgaben gehen sollen, damit Sie daran denken können, dies in Ihren Schätzungen für zukünftige Ausgaben anzupassen.

Drei Dinge helfen mir, Ordnung zu halten:

• Gewöhnen Sie sich an, auf Quittungen zu schreiben, die nicht offensichtlich sind (z. B. haben viele Taxis nur die Stadt, nicht einmal ein Datum - wenn Sie jetzt ZUM FLUGHAFEN kritzeln, können Sie den Rest später ausfüllen).
• Haben Sie einen Standardplatz, an dem Sie Quittungen aufbewahren, die Sie nicht bearbeitet haben (für mich ist dies in einem Notizbuch, damit sie nicht zerknittern - wenn ich keine Quittung bekommen habe, schreibe ich oft den Betrag in das Notizbuch zu der Zeit)
• Haben Sie eine Möglichkeit, Quittungen zu "verarbeiten", indem Sie sie in eine Zusammenfassung schreiben oder in eine Tabelle eingeben, und einen Ort, an dem Sie sie danach ablegen können.

Wenn Ihre Zusammenfassung ein ziemlich standardisiertes Format hat, kann es Ihnen helfen, zu erkennen, wo Ihnen eine Ausgabe fehlt – auf einen Blick können Sie sehen, dass es vielleicht keinen Eintrag für das Mittagessen am Dienstag gibt. Wenn mir jemand anderes eine Mahlzeit kauft oder ich mir ein Taxi teile und der andere darauf besteht, das Ganze zu bezahlen, schreibe ich "Joe hat bezahlt" oder was auch immer an diese Stelle auf der Zusammenfassung, damit ich weiß, dass es keine fehlende Quittung ist. Wenn es sich um eine fehlende Quittung handelt, kann ich vor dem Auschecken aus dem Hotel danach suchen oder versuchen, mir die Nummer zumindest ungefähr zu merken.

Besorgen Sie sich schließlich eine Kreditkarte, die Sie für Geschäftsreisen verwenden können, und legen Sie so viel wie möglich darauf. Aus einer Kreditkartenabrechnung kann man vieles rekonstruieren, aber aus „Ich bin mit 73 Dollar in die Stadt gekommen und mit 14 Dollar gegangen“ nicht so sehr. Außerdem erhalten Sie zumindest die Kreditkartenquittung, auch wenn Sie die detaillierte Liste mit den Steuern nicht erhalten.

Ich benutze Homebank für alle meine persönlichen Finanzen. Manche schwören auch auf GnuCash , aber ich finde es unnötig kompliziert. Homebank ist einfacher und hat alle Funktionen, die mir wichtig sind.

Normalerweise sammle ich tagsüber alle Belege und verbringe gute zehn Minuten damit, sie in die Datenbank einzufügen. Wenn Sie mit einer Karte bezahlen und über elektronisches Banking verfügen, können Sie auf Quittungen sparen und genaue Ausgabeninformationen von der Website Ihrer Bank erhalten (dies ist praktisch, wenn Sie in anderen Währungen bezahlen, die Wechselkurse der Banken von den offiziellen abweichen und möglicherweise einige zusätzliche Steuern anfallen anwenden).

Dies erfordert ein wenig Disziplin – wenn Sie die Ablage nur für ein paar Tage auslassen, wird der Stapel der Belege zu einem unüberwindbaren Hindernis, zu dem Sie sich nicht so leicht durchringen können. Wenn Sie dies nicht jeden Tag tun, vergessen Sie außerdem, wofür Sie Ihr Geld ausgegeben haben, wenn Sie keine Quittung erhalten haben – Sie können es nicht so einfach verfolgen.

Was die Ausgaben betrifft, so addiere ich jede einzelne davon, damit die tatsächlichen Beträge und die verbuchten Beträge übereinstimmen. Wenn Sie sich an eine bestimmte Transaktion nicht erinnern können, können Sie sie jederzeit in die Kategorie „Sonstiges“ einordnen und trotzdem alles ausgleichen. Das sind in der Regel sowieso kleine einmalige Anschaffungen.

Ein kleines Notizbuch und ein Kugelschreiber oder Bleistift wirken Wunder. Keine Notwendigkeit für Batterieladegeräte :)

Ich habe eine Android-App entwickelt, die genau dafür ausgelegt ist: Ihre Ausgaben auf Reisen einfach zu verfolgen. Es unterstützt mehrere Währungen, kategorisiert die Ausgaben und verfolgt sie auf einer Karte. Sein Hauptzweck besteht darin, die gemeinsamen Ausgaben einer Gruppe von Personen zu verfolgen, aber Sie können es auch als Einzelperson verwenden.

Schau mal : TravelMoney

Gruß Franz

Ein Freund und ich haben letzten Sommer Urlaub gemacht und am Ende eine gemeinsame Google-Tabelle verwendet, um den Ausgleich zu finden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Quittungen aufbewahren und bereit sind, kleine Dinge abzuschreiben, dann erstellen Sie einfach ein Hauptbuch in der Tabelle und vergleichen Sie die Werte. Dies gibt Ihnen auch den Vorteil, dass Sie sehen können, wohin das Geld kumulativ geflossen ist (wenn Sie beispielsweise die Unterkunft bezahlt haben und jemand anderes die Reise bezahlt, können Sie sehen, wohin das meiste Geld geflossen ist).

Am schwierigsten finde ich es, im Kopf nachzuvollziehen, wofür ich Bargeld und wofür ich Karten verwendet habe. Eine Sache bei Bargeld ist es, große, runde Beträge abzuheben – dann können Sie sehen, was noch übrig ist, und eine gute Schätzung für die Ausgaben erhalten.

Ich verfolge gerne Ausgaben, wenn ich auf Reisen bin, da ich ein knappes Budget habe, aber was ich nicht mag, ist, den Überblick zu behalten, wo alle meine Belege sind! Die meisten anderen Antworten scheinen darauf hinzudeuten: Quittungen aufbewahren und dann etwas anderes zum Nachverfolgen verwenden.

Typischerweise habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, in der App von Evernote auf meinem Handy ein Foto von einer Quittung zu machen. (Ich habe Evernote so eingestellt, dass es nur über WLAN-Netzwerke synchronisiert, damit ich nicht in langsame Mobilfunknetze hochladen muss. Außerdem behält es sowieso eine lokale Kopie.) Dann spielt es keine Rolle, ob ich meine Quittungen verliere oder nicht. In derselben Notiz können Sie auch schnell eine Notiz über Ausgaben eingeben oder aufzeichnen, für die Sie keine Quittung erhalten. Dies ist ein schneller und einfacher Vorgang, und später, wenn Sie zurück sind und Ausgaben einreichen müssen, können Sie sich hinsetzen und sie auf einmal addieren.

Diese Methode funktioniert gut genug für mich. Ich denke aber, dass man es sich irgendwann zur Gewohnheit machen muss, welche Methode man auch immer verwendet! Sie können herumlaufen und sagen: „Aber ich gebe Bargeld aus! Mehrmals am Tag! Und dann vergesse ich sie alle!“ aber es gibt nicht nur eine wirkliche Antwort darauf. :)

Ich habe eine App erstellt, um meine Ausgaben im Auge zu behalten... Sie finden sie hier: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Verfolgen Sie Ihre Ausgaben auf Ihren Reisen oder am Wochenende mit Ihren Freunden. Notieren Sie, wie Sie Ihr Geld ausgegeben haben, wo Sie es ausgegeben haben, wie viel, mit wem und wie viel der Beitrag aller in Ihrer Partei war. Sie wissen in jedem Moment, wie viel Sie zurückerstattet bekommen und wie viel Sie besitzen.

• Erstellen Sie Benutzerprofile für Ihre Freunde und fügen Sie sie zu Ihrer Reise hinzu.
• Fügen Sie Ihre Ausgaben hinzu.
• Fügen Sie den Beitrag jedes Ihrer Freunde hinzu.
• Wissen Sie in jedem Moment, wie viel Sie und Ihre Freunde ausgegeben haben.
• Erstellen Sie eine Karte, um Ihre Ausgaben auf Ihren Reisen zu verfolgen.
• Senden Sie eine Zusammenfassungs-E-Mail an alle Ihre Reisebegleiter.
• Importieren Sie Mitreisende aus Ihrem Adressbuch.
• Vorgenerierte Fahrt zum Testen der App.