Ich habe gerade angefangen, einige kleine Aufträge zum ersten Mal zu erledigen, und ich arbeite an einem Projekt mit einer Person, die für den Umgang mit dem Kunden und die Analyse von Anforderungen verantwortlich ist.
In diesem Fall gab es eine leichte Unvollständigkeit in einer der Projektanforderungen, und diese kleine Änderung bewirkt eine große Änderung der Zeit, die für die Umsetzung der Anforderungen benötigt wird (möglicherweise Verdoppelung oder Verdreifachung des Arbeitsaufwands).
Wer ist schuld? Ist es der Kunde, der die Anforderung nicht spezifiziert hat, der Anforderungsanalytiker, weil er nicht explizit ist, oder der Programmierer, weil er keine Löcher darin gestochen hat?
Vor allem, wer ist hier verantwortlich? Müssen wir die neue Anforderung umsetzen, ohne eine zusätzliche Entschädigung zu verlangen?
(Wenn sich etwas ändert, wurde nichts unterschrieben, es gibt nur eine mündliche Vereinbarung).
Zunächst können Sie sich glücklich schätzen, dass Sie die formelle Vereinbarung noch nicht unterzeichnet haben. Es ist viel einfacher, einem Kunden frühzeitig schlechte Nachrichten zu überbringen, als am Ende, wenn der Kunde bereit ist, die Lieferung anzunehmen.
In einem so frühen Stadium sollten Sie nicht nur die Kosten tragen müssen. Zu diesem Zeitpunkt hat der Client nichts verloren. Wenn sie das Projekt billiger fertigstellen möchten, könnten sie sich für einen anderen Anbieter entscheiden.
Aber selbst wenn Sie die Vereinbarung unterzeichnet haben und 25 %, 50 % oder 75 % des Weges zu dem, was Sie für den Projektabschluss halten, zurückgelegt haben, ist es immer noch am besten, den Kunden sofort über die Situation zu informieren, damit er seine Stakeholder informieren kann Situation und passen ihre Pläne an.
Konzentrieren Sie sich nicht darauf, wer schuld ist, konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, das Problem dem Kunden mitzuteilen und auf derselben Seite zu stehen. Konzentrieren Sie sich auf Lösungen.
Da sich Ihre Frage jedoch darauf bezieht, wer schuld ist, sind es alle. Der Kunde ist genauso dafür verantwortlich wie Sie, dass die Details gehasht werden. Sie zahlen für das Projekt, und wenn Details ausgelassen wurden, sind sie teilweise verantwortlich. Schließlich ist es ihr Geld, also sollten sie sicherstellen, dass es sinnvoll ausgegeben wird und dass der Wert, den sie erhalten, fair ist.
Das heißt nicht, dass Sie auch nicht verantwortlich sind. Sie werden für die Arbeit bezahlt, und es liegt in Ihrer Verantwortung und in der Ihres Kollegen, sicherzustellen, dass Sie fair entlohnt werden und die Anforderungen erfüllen können.
Fehlende oder unvollständige Anforderungen sind eine von etwa 1.000.000.000 Zufallsvariablen, die Sie im Verlauf eines komplexen Projekts sowohl günstig als auch ungünstig auf Ihre Kosten- und Terminschätzungen beeinflussen. Viele dieser Variablen werden Sie nicht einmal sehen und haben daher keine Gelegenheit zu fragen, wer an dieser Börse schuld ist.
Das ist Projektmanagement.
Aus diesem Grund gibt es Werkzeuge und Techniken, um mit stochastischen Schwankungen in unserer Arbeit umzugehen. Erstens sollten Sie genau aus diesem Grund keine deterministischen Einzelpunktschätzungen bereitstellen. Geben Sie stattdessen Ihren besten Fall, Ihren schlimmsten Fall und die Wahrscheinlichkeitsverteilung an, die auf diesem Bereich ruht. Analysieren Sie zweitens Ihr Projekt mit all diesen Wahrscheinlichkeitsverteilungen mithilfe einer Simulation. Führen Sie drittens eine Risikomanagementanalyse durch, damit Sie Ihre Minderungs- und Notfallposten – und deren Kosten – für bekannte Unbekannte einplanen können.
Wir zielen auf einen einzelnen Punkt ab und bepreisen ihn, wenn wir ihn an den Kunden weitergeben, aber Sie wissen, wo sich dieser einzelne Punkt in Ihrer Verteilung befindet, und Sie haben die Ressourcen, um damit fertig zu werden, wenn die Dinge nicht nach Ihren Wünschen laufen.
Wer ist schuld? Niemand! Niemand von uns kann die Zukunft mit einiger Genauigkeit vorhersagen. Es gibt immer Schwankungen in unserer Leistung. Und es gibt immer Ungewissheit in unseren Plänen.
Es ist also Zeitverschwendung, sich auf diesen Nit zu konzentrieren. Es hört sich so an, als hätten Sie interessantere Themen, an denen Sie mit Ihren Schätzungs-, Planungs- und Risikomanagementprozessen und -techniken arbeiten können.
Meiner Erfahrung nach spezifizieren die besten Anforderungsdokumente alle Anforderungen (außer denen, die nicht spezifiziert sind). Andere spezifizieren die wichtigen Anforderungen und lassen den Rest unspezifiziert. In beiden Fällen sind es in der Regel die unspezifizierten Anforderungen, die die (wie auch immer gemessenen) Kosten erhöhen. Der Designprozess sollte aufgefüllt werden, um eine angemessene Menge an nicht spezifizierten Anforderungen zu berücksichtigen.
Scope Creep ist eine weitere Möglichkeit, Anforderungen zu einem bestehenden Projekt hinzuzufügen. Schließlich wird es nicht viel kosten, das neue Feature jetzt hinzuzufügen, aber es wird später viel kosten. Ich habe gesehen, wie ein Entwickler einen ganzen Monat lang einen Bildschirm so programmiert hat, dass die Schaltfläche zum Zurücksetzen deaktiviert war, wenn der Bildschirm wieder auf seinen ursprünglichen Inhalt zurückbearbeitet wurde.
Auch instabile Anforderungen erhöhen die Kosten. Der schlimmste Fall, den ich gesehen habe, war, als dieselbe Funktion am Montag, Mittwoch und Freitag hinzugefügt wurde. (Dienstag und Donnerstag wurde das Feature entfernt.) Dies geschah 18 Monate nach einem 6-Monats-Projekt.
Ein vierter Bereich der Anforderungsänderung ist, wenn die ursprünglichen Anforderungen falsch waren. Dies sollte schnell erledigt werden, um sicherzustellen, dass das Projekt mit minimaler Nacharbeit wieder auf Kurs kommt.
In allen Fällen haben Sie es mit Anforderungsänderungen zu tun. Wie andere angemerkt haben, sollte dies so schnell wie möglich verwaltet und dem Kunden mitgeteilt werden.
Ich stimme JMort zu, dass Sie sich glücklich schätzen sollten, dass Sie das so früh bemerkt haben. In diesem Fall haben Sie immer noch die Möglichkeit, zurückzugehen und neu zu verhandeln, ohne dass es zu Streitigkeiten kommt.
Was die Schuld betrifft – die Schuld liegt sowohl bei Ihnen (Ihrem Unternehmen) als auch beim Kunden. Irgendwann im Prozess kamen Parteien beider Seiten zusammen und verhandelten darüber. Und irgendwann sagte der Kunde „wir haben Ihnen alles gesagt und unsere Anforderungen vollständig erklärt“, und jemand von Ihrer Seite sagte „Danke, wir haben alles verstanden und haben keine Fragen mehr“.
Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass Sie zu Beginn eines Projekts eine schriftliche Vereinbarung und ein detailliertes Dokument zum Umfang haben, damit Sie später, wenn diese Probleme auftauchen (beachten Sie, dass ich „wann“, nicht „ob“) gesagt habe, auf etwas zurückgreifen können .
Wie bei anderen stimme ich zu, dass es niemandes Schuld ist. Die Schuld könnte leicht wie eine schöne Schicht Erdnussbutter verteilt werden.
Und wie bei anderen stimme ich zu, dass es der falsche Ansatz ist, herauszufinden, wer schuld ist. Herauszufinden, wer das Scheunentor offen gelassen hat, bringt das Vieh nicht zurück in den Stall. Cowboy aufstehen und aussteigen, um sie alle wieder hineinzutreiben. Konzentrieren Sie sich auf die Lösung.
Dazu möchte ich zwei Dinge hinzufügen:
1- Was werden Sie beim nächsten Mal anders machen?: Eines der Merkmale eines großartigen Projektmanagementleiters ist, dass er auf das nächste Mal vorausblickt. Sie fragen: "Wie können wir sicherstellen, dass dies nicht noch einmal passiert?" Wir alle kennen das alte Sprichwort „Täusche mich einmal, Schande über dich. Täusche mich zweimal, Schande über mich.“ Scheitern ist OKAY! Was nicht ist, ist nicht daraus zu lernen.
2- Als PM ist es unsere Schuld: Nein, ich sage nicht, dass Sie sich auf das Schwert werfen sollten. Aber im „ Gorilla der verantwortlichen Behörde “ spreche ich darüber, wie wir PMs aufstehen und Verantwortung übernehmen müssen. Auch wenn wir nicht "verantwortlich" sind, haben wir die Verantwortung, das Projekt zu leiten und zum Erfolg zu führen. Wenn es also ein Misserfolg ist, müssen wir lange und gründlich auf uns selbst schauen und herausfinden, wie wir sicherstellen können, dass wir diesen Misserfolg in Zukunft nicht verpassen.
Wenn wir mit irgendwelchen Problemen konfrontiert werden, gibt es immer eine Falle: einen Verantwortlichen zu finden. Die menschliche Natur macht diese Person oft zum Sündenbock, der allein für ein kollektives Missverständnis oder einen Fehler bezahlt. Ich würde also vermeiden, sofort einen Verantwortlichen zu finden. Ich würde mich jetzt darauf konzentrieren, eine Lösung zu finden. Ich würde so schnell wie möglich mit der Person sprechen, die für die Kontaktaufnahme mit Ihrem Kunden zuständig ist, oder/und den Kunden sogar selbst anrufen. Es scheint einfach, die Anforderungen eines Kunden klar zu verstehen, aber manchmal glaubt man zu wissen, was die andere Person denkt. Oder Sie einigen sich auf etwas, das von beiden Seiten sehr unterschiedlich wahrgenommen wird. Scheuen Sie sich also nicht, darauf zu bestehen und so viele Fragen zu stellen, wie Sie möchten. Machen Sie Ihrem Kunden klar, dass Sie es zunächst richtig machen wollen. Ein guter Start in Ihr Projekt ist der Schlüssel zu Ihrem Erfolg. Ich bevorzuge es, am Ende einen Ansturm auf den Biginning zu haben. Es ist ein Albtraum, zu spät festzustellen, dass Sie etwas brauchen, das Sie ursprünglich nicht geplant hatten.