Ich leite derzeit ein Projekt, bei dem ein sehr einfaches Kanban-Setup (Backlog/Doing/Done) für uns funktioniert – die meiste Zeit. Aber wir sind auch stark von der Leistung vieler anderer Teams abhängig – leicht wird 1/3 unserer Aufgaben zumindest potenziell blockiert, wenn diese anderen Teams ihre Teile nicht liefern. Diese anderen Teams sind eine Mischung aus Freiberuflern, anderen Gruppen in unserem Unternehmen, anderen Unternehmen, die an demselben großen Auftrag arbeiten, usw.
Wir kommunizieren mit diesen Teams ziemlich gut über den Status dieser Aufgaben, aber aus verschiedenen Gründen verwenden einige von ihnen unsere Tools nicht, sie wollen es nicht und wir können sie nicht ausführen. (Zum einen arbeiten viele von ihnen nicht einmal für unser Unternehmen.) Wir sind sehr zufrieden mit einem superleichten Trello-Setup, aber ich suche nach einer besseren Möglichkeit, Aufgaben zu markieren, die verschiedenen Personen zugewiesen sind, die dies tun keine Konten in unseren Tools haben.
Mit anderen Worten, ich muss Aufgaben externen Gruppen oder Einzelpersonen zuweisen, alleine mit ihnen kommunizieren und die Aufgaben im Prozess verschieben, ohne dass sie Konten haben müssen.
Was ist ein einfacher Weg, um das zu tun, was ich will?
[W] Wir sind auch stark von der Leistung vieler anderer Teams abhängig – leicht wird 1/3 unserer Aufgaben zumindest potenziell blockiert, wenn diese anderen Teams ihre Teile nicht liefern.
Ihre zugrunde liegende Frage betrifft den Umgang mit Externalitäten mit einem Kanban-System. Die kurze Antwort lautet, dass Sie mehrere Prozesse benötigen: einen zum Abrufen von Lieferanten und einen zum Abrufen von Arbeit in den iterativen Zyklus des Teams.
Dies ist nicht wirklich eine Werkzeugfrage, es ist eine Prozessfrage . Ihnen fehlt ein Input-Bucket, den diese Leute füllen, damit Ihr Team daraus ziehen kann.
In Kanban wird Arbeit gezogen , nie geschoben. Ihr Prozess braucht also eine Möglichkeit, die Eingabewarteschlange mit Geschichten, Artefakten oder anderen Waren/Dienstleistungen zu füllen, die von diesen externen Teams kommen, damit Ihr Team sie zum richtigen Zeitpunkt als Work-in-Progress abrufen kann.
Denk darüber so. In einem Fertigungssystem bauen Sie Ihr Widget mit Teilen. Wenn Ihnen die Teile ausgehen, wird die Kanban-Karte unten in der Teilekiste an die zentrale Versorgung übergeben, und eine neue Kiste mit Teilen (mit einer anderen Karte unten) wird zurückgegeben.
Das funktioniert soweit ganz gut. Der Prozess, bei dem Kanban-Karten (z. B. vorausgefüllte Bestellungen) von der zentralen Versorgung verwendet werden, um das Vorratslager aufzufüllen, ist jedoch nicht für Sie definiert, aber Sie können das System nutzen, um sicherzustellen, dass das Vorratslager aufgefüllt wird verwendet diese Artefakte auch, um bei Bedarf Lieferungen von Anbietern abzurufen.
Kurz gesagt, unabhängig davon, ob Sie dasselbe Framework verwenden oder nicht, handelt es sich wirklich um separate Prozesse. Ihre Lieferanten sollten für den Prozess Ihres Teams nicht intrinsisch sein, aber Sie sollten auf jeden Fall einen externen Prozess zum Abrufen von Arbeit von den Lieferanten definieren, um diese Arbeit Ihrem Team zum Abrufen zur Verfügung zu stellen.
Es ist großartig, dass Sie bereits ein einfaches Kanban haben, das für Sie arbeitet, jetzt ist es wahrscheinlich an der Zeit, es sich anzusehen und zu tun
Grundsätzlich skizzieren Sie den gesamten Prozess und wie die Arbeit durch das Board fließt .
Entscheidend für Sie ist, die Grenzen des Prozesses festzulegen. Sie haben richtig bemerkt, dass die Art und Weise, wie externe Teams die Arbeit organisieren, außerhalb Ihres Einflussbereichs liegt. Es ist in Ordnung. Versuchen Sie noch nicht, es zu ändern.
In Kanban sollten Sie nicht versuchen, den Prozess zu optimieren, bevor Sie ihn tatsächlich festgelegt und den Kartenfluss gestartet haben.
Aber das hilft dir überhaupt nicht ... es besteht eine gute Chance, dass du es bereits hast/kennst. Also, jetzt zum nächsten Schritt:
Betrachten Sie die von Anderson in Kanban beschriebene Technik und versuchen Sie, ein Warteschlangenauffüllungs-Meeting mit Stakeholdern und potenziellen Mitgliedern dieser Upstream-Teams einzurichten.
Auf diese Weise sorgen Sie für Transparenz in Ihrem Wertstrom, machen den Prozess explizit und in Zukunft können Sie sogar ein externes Team in Ihren Wertstrom einbeziehen, was dazu führen würde, dass die Grenzen des Wertstroms weiter nach oben in der Kette verschoben werden.
Erst an dieser Stelle können Sie entscheiden, welches Tool dafür verwendet wird. Und vergessen Sie bitte nicht, Ihre Kanban Policies explizit schriftlich festzuhalten und für alle sichtbar zur Verfügung zu stellen.
Todd A. Jacobs