Ich würde gerne eine umfangreichere Briefkorrespondenz führen. Ich bin jedoch so darauf fixiert, die „Geschichte“ jedes Austauschs (Instant Messaging, E-Mail, SMS usw.) einsehen zu können, dass es mir sehr schwer fällt, mit „Papier“ Schritt zu halten. Irgendwann schiebe ich es so lange hinaus, zu antworten, dass ich den Gesprächsfaden völlig vergessen habe und es mir peinlich erscheint, zu antworten.
Ich hätte gerne ein einfaches System, um mich zu motivieren, regelmäßig zu korrespondieren, mir zu helfen, den Überblick über gesendete und empfangene Briefe und den Kern jeder „Konversation“ zu behalten.
Als ich Ihre Anfrage gelesen habe, dachte ich sofort daran, ein Tickler-Archivierungssystem einzusetzen.
Im Tickler-System haben Sie mehrere Ordner: einen Posteingangsordner, einen für jeden Tag des Monats, einige haben einen Ordner für jeden Monat und einen Ordner für jeden Archivschlüssel (in Ihrem Fall der Empfänger der Briefe).
Der Schlüssel dazu, dass dies funktioniert, ist, dass Sie einen Brief, den Sie erhalten, lesen und entscheiden, wann Sie ihn beantworten möchten. Wenn Sie es am 12. erhalten und sich entscheiden, es in einer Woche zu beantworten, legen Sie es in den 19. Ordner. Wenn Sie in einigen Monaten antworten möchten, legen Sie es in den entsprechenden Monatsordner.
Werfen Sie bei der Beantwortung einen Blick in den entsprechenden Empfängerordner und legen Sie dort sowohl empfangene als auch (Kopien von) gesendeten Briefen ab.
Der letzte Schritt besteht darin, Ihren Tagesablauf so zu ändern, dass Sie das Tickler-System jeden Tag überprüfen, um zu sehen, ob Briefe geschrieben werden müssen. Beim Monatswechsel prüfst du auch, ob es etwas für diesen Monat gibt und verteilst das auf die Tage des Monats. Der Posteingang kann für empfangene ungelesene Briefe verwendet werden und sollte zu Beginn der Routine geleert werden.
Zusätzlicher Bonus: Sie können das gleiche System verwenden, um zu zahlende Rechnungen, Einladungen, auf die Sie antworten müssen, zu verfolgen, vielleicht sogar die Einkaufsliste darin aufzubewahren oder andere Dinge, die Sie in Bezug auf Tage oder Monate im Auge behalten müssen.
Verwenden Sie entweder Kohlepapier, um eine Kopie von jedem Brief zu erstellen, den Sie schreiben, oder
Erstellen Sie ein elektronisches Bild jeder Seite, die Sie schreiben, entweder mit einem Scanner, Kopierer oder idealerweise mit der Kamera eines Smartphones.
So oder so erhalten Sie die Aufzeichnung dessen, was Sie schreiben, jetzt müssen Sie es organisieren. Angenommen, Sie erhalten Briefe mit Papierkopien Ihrer ausgehenden Briefe zurück, eignet sich gut für einen einfachen Ordner in chronologischer Reihenfolge. Wenn Sie elektronische Versionen verwenden, reichen Dateinamen und Ordnerstruktur aus.
MrPhooky
slvjoe