Welche Vorteile bietet die Verwendung von Gantt-Diagrammen während der Ausführungsphase eines Projekts?

Um Ihre Frage richtig zu beantworten, musste ich viele Leute interviewen, aber ich werde stattdessen raten, weil ich es jetzt nicht kann. Ich denke, die Leute lieben Gantt-Diagramme, weil sie ihnen einen klaren Überblick darüber geben, was mit ihnen passieren wird und wann . Das Problem ist, dass sie das Diagramm als etwas in Stein gemeißeltes ansehen. Der Erfinder des Gantt-Diagramms (Henry Laurence Gantt) hat das Tool entwickelt, um den aktuellen Status/Zeitplan zu visualisieren und den Fortschritt anzuzeigen. Das war damals ein revolutionäres Konzept.

Wie üblich ist an dem Tool nichts auszusetzen, es ist die Art und Weise, wie wir es verwenden . Wenn Sie sicherstellen, dass das Gantt-Diagramm so verwendet und aktualisiert wird, wie es entworfen wurde, erhalten Sie einen ziemlich guten Überblick darüber, was im Projekt vor sich geht. Wenn Sie es nicht aktualisieren oder es mit Wunschdenken einrichten, wird es Schaden anrichten. Auch hier richten sich Diagramme normalerweise nicht selbst ein :-)

Gantt-Diagramme haben in der Ausführungsphase einen Wert, wenn die Aufgaben des Projektstrukturplans aktualisiert werden, wenn Dinge abgeschlossen, verzögert oder angepasst werden. Die Auswirkungen von Terminverschiebungen und die Identifizierung von Aufgaben, die über- oder unterschätzt wurden, können wirklich deutlich werden, wenn sie in einer Gantt-Ansicht dargestellt werden.

Wenn Sie jemandem in der Baubranche genau dieselbe Frage stellen würden, werden Sie wahrscheinlich einige sehr seltsame Blicke von Managern bekommen, die Ihren Verstand in Frage stellen würden. Die Aktualisierung und Verfolgung von Bauprojekten nur mit einem Gantt-Diagramm ist weit verbreitet. Da die Lieferungen zur Baustelle sorgfältig terminiert werden müssen und das Mieten bestimmter Geräte extrem teuer ist, möchte ein Baustellenleiter echte Daten darüber sehen, wie vollständig die vorangegangenen Schritte sind.

Der Trick besteht darin, den Verlauf der Aufgabenerledigung auf dem neuesten Stand zu halten. Nach meiner Erfahrung in IT-Unternehmen wird das Gantt-Diagramm erstellt und dann verworfen, was den Wert des Tools stark mindert. Und leider speisen nur wenige Zeiterfassungssysteme oder Issue-Tracking-/Ticketing-Systeme direkt in Planungstools ein, die Menschen verwenden, um Gantt-Diagramme zu erstellen, so dass die „Echtzeit“-Verbindung oft fehlt.

Der Wert hängt davon ab, wie das Gantt verwendet und gepflegt wird. Die Wahrnehmung von begrenztem Wert ist normalerweise auf eine schlechte Implementierung und einen Mangel an angemessener Verwendung zurückzuführen.

Das Gantt-Diagramm soll eine visuelle Darstellung des Projektzeitplans sein. Es gibt Ihnen (und Ihrem Team) eine schnelle Möglichkeit zu sehen, wie die Dinge miteinander zusammenhängen, wie sie sequenziert sind, Abhängigkeiten, vorgeschlagene Termine und letztendlich den Fortschritt.

Das Problem tritt auf, wenn es nicht regelmäßig aktualisiert wird, um den tatsächlichen Fortschritt widerzuspiegeln. Sie sagten, das Diagramm sei bei der Planung nützlich, aber kein Plan überlebt jemals die tatsächliche Umsetzung. Sobald Sie das Projekt starten, ändern sich die Dinge. Wenn Sie das Diagramm nicht aktualisieren, um diese Realität widerzuspiegeln, hat es nach diesem ersten Tag keinen Wert mehr.

Wie SBWorks sagte, lebt und stirbt die Bauindustrie vom Gantt-Diagramm, aber in diesem Bereich aktualisieren diejenigen, die es verwenden, es regelmäßig. In den meisten Dauerverträgen sind die Subunternehmer sogar verpflichtet (als Bedingung für die Abschlagszahlung), jeden Monat einen aktualisierten Zeitplan bereitzustellen, der überprüft und in den Gesamtplan integriert wird.

Was sind die Vorteile? Es gibt viele. Aber nur bei richtiger Anwendung.

Wir synthetisieren und zeigen Daten an, um sie zu analysieren und darüber zu berichten. Wir erstellen kein Gantt-Diagramm, also haben wir eine cool aussehende Sache. Wir tun dies, um zu verstehen, was mit unserem Zeitplan vor sich geht, Erkenntnisse und Schlussfolgerungen zu ziehen und dann Entscheidungen zu treffen. Nicht nur mit unserem Zeitplan, sondern wir haben die gleichen Möglichkeiten für andere Daten, die wir analysieren und melden. Wir können Tabellen oder Grafiken erstellen und sie auf unzählige Arten modifizieren, um uns bei der Analyse und Berichterstattung zu helfen. Wir können Trenddiagramme mit Linien oder Balken erstellen, wir können Histogramme, Tortendiagramme, Streudiagramme und Paretto-Diagramme erstellen, und wir können unsere Tabellen so gestalten, wie wir wollen, und wir können Dashboards mit roten, gelben und grünen ausgefallenen Indikatoren erstellen. Der Punkt ist, wir synthetisieren und zeigen sie an, damit wir sie analysieren können. Die meisten, finde ich, halten beim Anzeigeteil an, was sich so anhört, als würdest du es tun.

Der Zeitplan selbst ist eine Tabelle, und Sie können die für Sie interessanten Datenattribute anzeigen und zu demselben Schluss kommen, als ob Sie Ihr Tracking-Gantt betrachten würden, indem Sie Ihren tatsächlichen Fortschritt bildhaft im Vergleich zur Basislinie anzeigen. Es ist also eine Entscheidung des PM und wie (er) er Daten interpretiert und wie (s) er am besten denkt (s), dass er sie für ein einfaches Verständnis mit den wichtigsten Stakeholdern melden kann.

Ich persönlich mag Bilder und Grafiken. Ich finde sie einfacher zu interpretieren und viel einfacher zu melden. Ich kann die Inter- und Intra-Beziehungen zwischen den Arbeitspaketen – die horizontale und vertikale Logik – im gesamten Zeitplan sehen, während ich bei der Tabelle Zeile für Zeile die Beziehungen sehen müsste. Viel einfacher, einen Stecker zu betrachten. Und wenn ich Änderungen am Zeitplan vornehmen möchte, z. B. Überholspur oder Absturz, kann ich fast visuell sehen, was der Zeitplan in meinem Kopf tun würde, anstatt das neue Datum einzufügen und zu beobachten, wie sich die Werte in den Tabellenzellen ändern Sehen Sie, was mit meiner neuen Finish-Varianz passiert ist.

Ich würde aus eigener Erfahrung sagen, dass Gantt-Diagramme schnell unbrauchbar werden, wenn sie zu viele Details enthalten. Während es in Ordnung ist, ein Gantt-Diagramm zu haben, das einzelne Aufgaben bis zu beispielsweise 16 Arbeitsstunden für eine 4-wöchige Iteration zeigt, würde dies bei einem Diagramm im Jahresmaßstab das Diagramm einfach unlesbar machen.

Mein Rat wäre also: Behalten Sie immer eine angemessene Waage bei! Wenn Sie den Fortschritt eines ganzen großen Projekts verfolgen, ist es wahrscheinlich sinnvoll, dies auf Arbeitspaketebene zu tun. Wenn Sie den Fortschritt einer dreimonatigen Veröffentlichung verfolgen, ist es wahrscheinlich sinnvoll, dies auf Funktions-/Anwendungsfallebene usw. zu tun.

Nachdem ich gesehen habe, wie Gantt-Diagramme in verschiedenen Umgebungen verwendet werden (wie Projektmanagement, Produktionsplanung, Servicemanagement und Logistikplanung), würde ich sagen, dass es zwei Voraussetzungen dafür gibt, dass ein Gantt-Diagramm in der Ausführungsphase einen Mehrwert bietet. Eines wurde bereits in diesem Thread erwähnt: Das Gantt-Diagramm muss regelmäßig aktualisiert werden. Zweitens würde ich vorschlagen, dass diese Aktualisierungen interaktiv erfolgen, sodass alle Aufgabenverantwortlichen eines Projekts interaktiv mit den Terminplandaten kommunizieren, sie simulieren und ändern können, sodass die Ausführung und Terminierung (was für mich der Alltag ist Feinplanung) gehen Hand in Hand.

Wenn dies erreicht ist, sehe ich folgende Vorteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms in der Ausführungsphase:

1. Intuitiv: Starthilfe für alle.
2. Klarheit: erleichtert die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.
3. Entlastung: Berichterstattung unkompliziert gestalten.
4. Effizienz steigern: Best Practices dokumentieren.
5. Durchblick verschaffen: Abhängigkeiten transparent machen.
6. Managemententlastung: Schließung der „Entschuldigungsabteilung“.
7. Einen gordischen Knoten schneiden: vom Detail bis zur Höhe und zurück.

Ich habe diese kürzlich in meinem Gantt-Software-Blog ausgearbeitet und hoffe, dass dies einige neue Denkanstöße liefert: http://blog.netronic.com/8-fundamental-reasons-gantt-chart-scheduling

Ich stimme einigen der anderen aufgeführten Vorteile zu. Eine weitere besteht darin, die Auswirkungen von Änderungen zu analysieren. Bei vielen Projekten kommt es zu Umfangsänderungen (z. B. „Wir müssen diese andere Funktion in diese Softwareversion aufnehmen“). Das sollte einen weiteren Planungsschritt nach sich ziehen, der, wenn Sie Gantt-Diagramme verwenden, zu einem aktualisierten Gantt-Diagramm führen sollte. Dies hilft, die Auswirkungen der Änderung auf den ursprünglichen Projektplan zu erkennen.

Es gibt viele Gantt-Diagrammansichten: 1. Das Gantt-Diagramm zeigt die Abhängigkeitsbeziehung zwischen Aufgaben. 2. Das Gantt-Diagramm mit mehreren Basislinien zeigt die Abweichung zwischen der Basislinie und dem aktuellen Plan. 3、Tracking Gantt zeigt den Fortschritt usw