Das Projekt stößt ständig auf Probleme, wie also verwaltet ein PM die konsistenten Auswirkungen auf das Budget?

Ich werde hier ein bisschen zwischen den Zeilen lesen, aber ich denke, das Problem, das das Management hat, ist nicht explizit, dass die Minderungsstrategie zu reaktiv ist – Minderung muss fast per Definition reaktiv sein. Ich denke, das Problem ist, dass die Art und Weise, wie Sie das Projekt handhaben, zeigt, dass Sie nicht wirklich wissen, wie das Budget oder der Zeitplan aussehen sollte, und das ist es, was sie meinen, wenn sie kein Vertrauen schaffen.

Sie befinden sich aufgrund optimistischer Planung in dieser Position – Sie haben sich alle darauf geeinigt, gegen einen Plan vorzugehen, der davon ausgeht, dass alles gut gehen würde. Tatsächlich ist dies ein Verhalten, das Sie weiterhin demonstrieren ("Angenommen, es bleiben noch zwei Wochen" - woher wissen Sie , dass es nur noch zwei Wochen sind, wenn Ihre Erfahrung zeigt, dass ein Problem nach dem anderen auftritt und das Projekt zum Scheitern bringt?). Ich werde jetzt stark verallgemeinern – meiner Erfahrung nach haben Sie eine Chance, für mehr Budget zum Pot zurückzukehren, wenn sich sonst nichts geändert hat. Sie scheinen jede Woche zurückzugehen, nachdem sich die Dinge geändert haben , obwohl Sie zu wissen scheinen, dass sich etwas ändern wird, und das ist es, was das Management verunsichert.

Die wichtigste Lektion ist, mit Budget und Terminkontingenzen zu planen – Sie werden nicht wissen, was sich negativ auf Ihr Projekt auswirken wird, aber Sie können ziemlich sicher sein, dass etwas passieren wird! Also lassen Sie es zu ... Manchmal ist dies ein Kampf mit dem Projektsponsor ("Warum berechnen Sie mir mehr, wenn Sie nicht einmal wissen, was diese Zeit ausfüllt? Lassen Sie es uns aus dem Budget streichen und es angehen, wenn/wann es entsteht"), und Sie müssen diesen Kampf mit Ihrer Erfahrung und der Vergangenheit der Projektergebnisse führen. Hoffentlich werden Sie erfolgreich sein.

In Ihrer speziellen Situation und um Ihre spezielle Frage zu beantworten:

Eigentlich hast du nicht allzu viele Möglichkeiten:

• Wenn das Projekt wirklich zeitlich begrenzt ist und Sie tatsächlich nur noch zwei Wochen Zeit haben, egal was passiert, dann müssen Sie bei Problemen mit einer geringeren Qualität als erwartet liefern. Erheben Sie also dieses Risiko jetzt, quantifizieren Sie es und bringen Sie es „nach außen“ und diskutieren Sie es mit den Interessengruppen. Sie werden zweifellos mehr Lärm in Kauf nehmen, wenn Sie dem Projekt erlauben, in diese Situation zu geraten, aber Sie werden den Lärm trotzdem bekommen, also können Sie genauso gut den frühen Schlag nehmen und das Richtige tun, da Sie dann eine Chance haben, die Situation wiederherzustellen Situation einigermaßen

• Wenn das Projekt nicht zeitlich festgelegt ist und der Zeitrahmen und das Budget überschritten werden, um die Qualitätsziele zu erreichen, müssen Sie alle erkennen, dass Sie alle an einem optimistischen Plan gearbeitet haben, und alle zusammenarbeiten, um einen realistischen Plan zu erstellen. Eine, die definitiv alle Risiken und Probleme zukünftiger Probleme auf der Grundlage ihrer und Ihrer Erfahrungen beinhaltet, plus einige zusätzliche Eventualitäten, um Dinge abzudecken, die Sie einfach nicht vorhersehen können. Sie werden zweifellos mit einem Plan und Budget enden, das laut Management "zu lang" ist, und Sie werden mehr Lärm über dieses Thema machen. Wenn Sie es jedoch richtig machen und das Management davon überzeugt ist, dann wird es hoffentlich Ihr letzter Bissen in Bezug auf das Budget sein und Sie können beginnen, aussagekräftige und genaue Fortschrittsberichte anhand eines realistischen Plans herauszugeben.

Stellen Sie abschließend sicher, dass Sie danach eine Lessons-Learned-Übung mit allen Beteiligten durchführen und sich ansehen, wie und warum Sie in diese Position gekommen sind. Ein Teil davon könnte Ihre mangelnde Erfahrung in der Projektplanung sein, was zu einem zu optimistischen Plan führt – aber Sie sind nicht allein und es braucht eine ganze Gruppe, um sich diesem Plan anzuschließen. Die Leute um Sie herum machen sich auch schuldig, Sie optimistisch planen zu lassen und einfach den Kopf in den Sand zu stecken und Ihre geschätzte Lieferzeit zu akzeptieren. Sie müssen die Probleme als Team und als Projektkultur bearbeiten. Viel Glück!

Zwei Haupterwartungen an einen PM sind:

• Risiken bewerten, verfolgen und melden
• Managen Sie die Erwartungen der Stakeholder

Sie übernehmen das gesamte Risikomanagement, und es scheint, dass der zweite Teil verbessert werden könnte. Sie könnten also einige Maßnahmen ergreifen, z

• Berücksichtigen und berechnen Sie bei Ihrem ursprünglichen Plan das Risiko, 50 % über den Zeitplan hinauszugehen . Damit vereinbaren Sie im Voraus den voraussichtlichen Abgabetermin – kein konkretes Datum, sondern einen Zeitraum , in dem Sie Ihr Projekt voraussichtlich abschließen werden. Wenn es Stakeholdern schwer fällt, dies zu akzeptieren, können Sie Ihre historischen Daten (die, wie Sie erwähnt haben, gespeichert werden) zur Sprache bringen und sie verwenden, um Ihren Ansatz zu rechtfertigen
• Betonen Sie, dass die Rolle des PM darin besteht, Risiken und Probleme zu kommunizieren und darauf zu reagieren . Schließlich können PMs die Gesamtkosten eines Projekts (noch) nicht mit einer Glaskugel auf den Cent genau vorhersagen. Die Ungewissheit über Ihre Kosten hängt höchstwahrscheinlich mit der Ungewissheit über die Anforderungen zusammen, die Sie möglicherweise erhalten.
• Führen Sie im Rahmen der gründlichen Analyse der gefundenen Mängel eine Bewertung der Schlüsselfaktoren durch, die solche Probleme verursachen , um sie anzugehen, bevor das Projekt überhaupt beginnt. Sind die meisten dieser Probleme auf unklare Anforderungen zurückzuführen? Infrastruktur? Mangel an Wissen oder Ressourcen? Mit diesen Informationen verfügen Sie über Beweise, mit denen Sie mit Stakeholdern die Notwendigkeit besprechen können, das von Ihnen gemeldete Risiko zu reduzieren.

Erfolg!

Ob Ihr Planungswert von vier Wochen und 100 Stunden optimistisch, pessimistisch oder genau richtig ist, lässt sich nur am Beispiel einer Einzelleistung ablesen. Was 100% sicher ist, ist, dass Sie von jedem Planungswert, den Sie wählen, sowohl positiv als auch ungünstig, Variabilität haben werden, wenn Sie dieses Projekt immer wieder durchführen würden. Es ist genau wie Ihre Fahrt zum Flughafen. Manchmal kommst du in kürzester Zeit dorthin, manchmal dauert es ewig, aber meistens liegt es irgendwo in der Mitte.

Um Ihre Frage zu beantworten: Der beste Weg, Probleme zu lösen, wenn sie während Ihrer verbleibenden Zeit auftauchen, ist, so gut Sie können. Prognostizieren Sie die Auswirkungen am Ende des Projekts und fordern Sie Zugriff auf die Notfallressourcen an, die Sie und der Projektsponsor sicherlich zu Beginn dieses Unterfangens eingeplant haben. Erfassen Sie am Ende die gewonnenen Erkenntnisse und verwenden Sie sie für Ihre nächste Planungssitzung.

Es gibt keine andere Wunderwaffe. Das ist typisches Projektmanagement.

Sie sagen, dass jede Woche ein new issue that wasn't accounted for (risk planning)kommt.

Ich denke, diese beiden Punkte, nämlich: (1) ein neues Problem, das nicht berücksichtigt wurde, und (2) die Risikoplanung sollten separat behandelt werden.

Neue Ausgabe, die nicht berücksichtigt wurde

Klingt, Sie brauchen irgendeine Form von Änderungsmanagement. Diese schnellen, kleinen Änderungen sind Zeitplan-Killer. Die Person, die die Änderungen beantragt, sollte in der wöchentlichen Berichterstattung identifiziert und für die damit verbundenen Kosten verantwortlich gemacht werden.

Widersetzen Sie sich für den Rest des Projekts schriftlich jeder Änderung, der das Management nicht zustimmt. Die Genehmigungen müssen die Auswirkungen auf Terminierung und Kosten beinhalten.

Es sei denn, Sie beziehen sich auf fehlende Teile, ohne die das Projekt nicht erfolgreich sein kann. In diesem Fall müssen Sie Ihre Anwendungsfälle schnell überprüfen und sicherstellen, dass Sie für den Rest des Projekts vollständig abgedeckt sind.

Risikoplanung

Tritt ein identifiziertes Risiko tatsächlich ein, ist dies als solches zu kennzeichnen. Der ursprüngliche Projektplan hätte diese sowie ihre Auswirkungen identifizieren müssen.

Stellen Sie daher für die nächsten 2 Wochen sicher, dass jeder wöchentliche Abgleich (oder Projektstatusbericht) bekannte Risiken und deren Auswirkungen enthält.

(Wenn Sie Hilfe bei der Risikobewertung benötigen, habe ich vor vielen Jahren eine Einführung in die Risikobewertung geschrieben.)