Ein effektiver Statusbericht informiert Ihre Projektbeteiligten auf klare und prägnante Weise darüber, wo das Projekt steht und wie gut es läuft. Sein Hauptziel ist es, zu informieren, und um effektiv zu sein, muss es sachlich, aktuell und für Ihr Publikum leicht lesbar und verständlich sein.

Mittel :

E-Mail ist für kleine Projekte in Ordnung , aber für größere Projekte mit mehreren Arbeitsabläufen kann es zu begrenzt sein: E-Mail-Aufrufe für ziemlich kurze Informationen (etwa eine Seite), funktioniert also, solange Sie sich kurz fassen. Spezielle PM-Tracking-/Reporting-Tools oder Office-Dokumente (z. B. MSWord, MSExcel, MSPowerpoint) ermöglichen mehr Details und mehr Optionen in Bezug auf die Präsentation von Informationen (Grafiken, Formatierung, Layout usw.).

Häufigkeit :

Ich finde, wöchentliche Statusberichte funktionieren gut . Sofern nicht erforderlich, nichts häufiger, oder Sie würden Ihre Zeit damit verbringen, an Ihrem Statusbericht zu arbeiten (und hätten nicht so viel zu berichten). Alles weniger häufig (z. B. monatlich) und Ihr Projekt verliert an Sichtbarkeit.

Inhalt:

Ein wirkungsvoller Statusbericht erfordert auf den Punkt gebrachte, sachliche und klare Aussagen, egal welches Medium Sie verwenden. Es geht darum, was jetzt passiert, also konzentrieren Sie sich auf das, was gerade erreicht wurde und was noch bevorsteht, und heben Sie alle wichtigen Problembereiche hervor, die den Fortschritt beeinträchtigen könnten. Hier ist ein Beispiel für die Strukturierung Ihrer Inhalte:

• Berichtskopf: Projektname/ID, PM-Name, Ausstellungsdatum.
• Projektstatus : Eine kurze Erklärung, wo das Projekt steht und wie es gegen den Plan läuft. Sie können auch eine RAG-Anzeige (Rot/Gelb/Grün) verwenden, um den Fortschritt anzuzeigen (nicht zu planen / gefährdet / auf Kurs). Zeigen Sie den Status der letzten Woche im Vergleich zum Status dieser Woche an, damit Ihre Leser sofort sehen können, wie sich die Dinge entwickeln.
• Wichtige Errungenschaften in dieser Woche : Listen Sie die wichtigsten Aufgaben auf, an denen Sie diese Woche gearbeitet haben, und alle erreichten Meilensteine ​​oder Aufgabenerfüllungen.
• Hauptaktivitäten nächste Woche : Führen Sie die Hauptaufgaben auf, an denen in der kommenden Woche gearbeitet werden soll, und die zu erreichenden Meilensteine.
• Wichtigste Risiken und Probleme : Listen Sie alle wesentlichen Risiken und Probleme auf, die den Projektfortschritt beeinträchtigen. Versuchen Sie, es auf 5 oder weniger Punkte zu beschränken, halten Sie es kurz, aber geben Sie immer einen Hinweis auf den Lösungsplan/die Aktion für jedes Problem.

Weitere Empfehlungen:

• Sofern Sie nicht dazu verpflichtet sind, empfehle ich Ihnen , keine Budgetinformationen in den Statusbericht aufzunehmen. In der Regel betreffen diese Informationen nur wenige Personen, es kann sich um sensible Daten handeln, und Sie werden Woche für Woche oft nicht viel aktualisiert (die Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich).
• Um effektiv zu sein, müssen Format und Inhalt des Statusberichts zur Zielgruppe passen . Wie Thomas in seiner Antwort sagte, möchte sein Vorgesetzter eine Seite, damit die Dinge gemeldet werden. In anderen Fällen haben Sie möglicherweise Stakeholder oder Vorgesetzte, die eine bestimmte Menge an Details oder Inhalten in einem bestimmten Format sehen möchten. Es hat sich bewährt, zu Beginn des Projekts mit Ihrem Vorgesetzten/Sponsor abzuklären, wie Sie über Ihr Projekt berichten werden.
• Der Statusbericht dient der Information, also verwenden Sie ihn nicht, um Probleme zu lösen oder bestimmte Probleme anzugehen.
• Verwenden Sie den Statusbericht nicht, um schlechte Nachrichten zu verkünden : Wenn Ihr Projekt in Schwierigkeiten ist, warten Sie nicht, um darüber zu kommunizieren.
• Seien Sie bei der Erstellung des Berichts diszipliniert: Er verleiht Ihrem Projekt Sichtbarkeit und zeigt auch, dass Sie den Überblick behalten. Es ist auch für Sie als PM sehr nützlich, den Überblick zu behalten und bietet Ihnen einen formellen, regelmäßigen Kommunikationskanal.

Dies hängt sehr von der Art Ihres Projekts und Teams ab. Im Allgemeinen versuche ich, die Bereiche der Bemühungen hervorzuheben, die sehr unterschiedlich sind. Bei Software sind dies typischerweise offene Hindernisse, entdeckte und angegangene Hindernisse und abgeschlossene neue Arbeiten (Storys). Ich füge auch einige Diagramme hinzu, die den budgetierten Verbrauch im Vergleich zum tatsächlichen Verbrauch im Vergleich zum Gesamtbudget und den historischen aktuellen Fortschritt im Vergleich zur erwarteten Gesamtarbeit darstellen (z. B. CFD-Bericht).

Idealerweise lässt sich jeder davon, wenn nicht der Gesamtbericht, einfach aus einem elektronischen Tracking-Tool generieren und erfordert wenig zusätzlichen Aufwand.

Schließlich neige ich dazu, einen kurzen Absatz meiner Interpretationen der Informationen als Hauptaspekt einzufügen.

Also als Vorlage:

Projektname

Zusammenfassung

Kurzer Absatz, der meine Interpretation der aktuellen Situation beschreibt und jeden anruft, der positive Anerkennung verdient. Negative Zuschreibungen auf einen bestimmten Mitarbeiter nehme ich nie auf, diese trägt das Team als Ganzes.

Offene Hindernisse

Titel der ersten Ausgabe – Überblick und Auswirkungen
Titel der zweiten Ausgabe – Überblick und Auswirkungen

Gelöste Hindernisse

Titel der ersten Ausgabe – Überblick und Auswirkungen
Titel der zweiten Ausgabe – Überblick und Auswirkungen

Abgeschlossene Arbeit

Geschichte eins Titel
Geschichte zwei Titel

Budgetdiagramme/-details

Der von uns verwendete Statusbericht besteht aus nur 4 Abschnitten: abgeschlossene Aufgaben, laufende Aufgaben, geplante Aufgaben und Blockierungsprobleme. Es ist nur ein Word-Dokument, das jeden Freitag bis Geschäftsschluss (oder, wenn Sie sich frei nehmen, vor der Abreise am letzten Arbeitstag der Woche) an den Vorgesetzten gemailt und dann archiviert wird, allerdings mit der neuen Archivierungssoftware , haben einige Leute damit begonnen, den Statusbericht in der E-Mail zu schreiben. Wenn es wichtige Probleme gibt, können Sie auch einen Abschnitt "Notizen" hinzufügen.

Was das Format betrifft, ist es nur eine Liste mit Aufzählungszeichen, die auf eine ID verweist (alles hat eine ID, von Fehlern über Aufgaben bis hin zu Dokumenten) und ein paar Sätze darüber, was wir diesbezüglich getan haben. Die Gesamtlänge des Dokuments sollte etwa eine Seite betragen – falls der Betreuer Fragen hat, fragt er nach weiteren Details.

Abhängig von Ihren Zeiterfassungsrichtlinien (unsere in der Verteidigungsindustrie sind sehr streng, erfassen die Zeit in 6-Minuten-Intervallen und alles hat eine Programm- und Projektgebührennummer), möchten Sie diese Informationen möglicherweise auch einbeziehen. Wir nicht, einfach weil unsere Vorgesetzten Zugriff auf unsere Stempelkarten haben. Einige Leute entscheiden sich immer noch dafür, die von unserer Zeiterfassungssoftware generierte Tabelle in ihren Wochenbericht zu kopieren, aber es ist nicht zwingend erforderlich.

Warum dies so effektiv ist, liegt daran, dass es in kurzen Intervallen stattfindet und kurz und bündig gehalten wird.

Wenn Sie jede Woche aufgefordert werden, Ihren Status zu melden, haben Sie tatsächlich eine einigermaßen anständige Erinnerung. Nicht jeder führt ein Protokoll darüber, was er tut. Ich versuche es, aber zwischen den verschiedenen Projekten, an denen ich arbeite, Meetings, zu denen ich gehe, Leuten, mit denen ich spreche, und anderen Dingen, die im Laufe des Tages passieren, ist mein Protokoll nicht immer 100% vollständig. Wenn ich mich jedoch am Freitagnachmittag hinsetze, um dies zu schreiben, ist mein Gedächtnis normalerweise gut genug, um mich an das zu erinnern, was ich am Montag getan habe (selbst um 4:30 Uhr an einem Freitagnachmittag).

Es ist auch kurz. Mein Vorgesetzter will eine Seite, und nicht viel mehr. Es ist nur etwas, auf das später Bezug genommen werden kann, wenn es irgendwelche Fragen dazu gibt, was passiert ist. Die Zeitkarten erzählen eine Geschichte darüber, woran wir gearbeitet haben und wie lange, aber sie geben keine Antwort auf ein „Warum“? oder wie?" Frage. Wenn Sie Ihre Aufgaben schriftlich festhalten, können Sie verfolgen, warum Sie Dinge getan haben, warum Sie auf Probleme gestoßen sind, wie Sie sie gelöst haben und so weiter. So etwas ist nützlich bei Leistungsbewertungen und nur um zu wissen, wie ein Projekt während einer Retrospektive gelaufen ist.

Aus meiner Erfahrung auf der „Arbeitsseite“ der Gleichung (d. h. beratende Implementierung, nicht Management) ist das am häufigsten verwendete Format, das ich verwendet habe und um das ich gebeten wurde, dieses:

Betreff - [Projekt] [Uhrzeit] Status [Datum] {Detail (könnte ein Teilprojekt sein)}

Gruß

Status

• Liste mit Aufzählungszeichen der Errungenschaften des Tages

Ausstehend

• Liste mit Aufzählungszeichen von Problemen, die anstehen oder sich auf das Projekt auswirken können

Probleme

• Liste mit Aufzählungszeichen offener Fälle (falls zutreffend) oder offener Probleme – Unterpunkte nach Bedarf

Nebenkosten

• Aufzählungsliste verwandter, aber halbwegs nicht zum Thema gehörender Elemente (Zeitplanunterbrechungen, Arbeitsvereinbarungen usw.)

Planen für [Datum|Zeitraum]

• Liste mit Aufzählungszeichen, was voraussichtlich am nächsten Tag oder in der nächsten Woche erledigt werden soll (Woche, wenn der letzte Status der Woche)

Eine Beispiel-E-Mail könnte also so aussehen:

Kundenname EoD-Status 05. Dezember 2010

Guten Abend

Status:

• Bereitgestellte Server
• Speicherplatz zugewiesen
• Medien inszeniert

Ausstehend:

• Netzwerkzuweisung für den Serverumzug

Probleme:

• Strom im neuen Rack nicht bereit

Nebenkosten:

• Firmenweites Picknick am Freitagnachmittag

Plan für den 06. Dezember:

• Holen Sie sich Strom für das neue Rack
• VLAN-Zuweisung abgeschlossen
• Server verschieben
• {Produkt} installieren

Wenn Sie schick werden möchten , verwenden Sie Farben für jeden Abschnitt (entweder den Text selbst oder die Hervorhebungsfarbe (Hintergrundfarbe):

• Status - grün
• ausstehend - gelb
• Ausgaben - rot
• Nebenkosten - lila
• plan - braun

Der Statusbericht, den ich verwendet habe, um Management und Team auf den neuesten Stand zu bringen, enthält eine Variante eines Quadrantenberichts. Dies wird das Hauptanliegen ansprechen und auch die Notwendigkeit, den Status für das Management und das Team zu kennen. Es ist mir gelungen, wichtige Anliegen zu vermitteln und auch die gute Arbeit des Teams gegenüber dem Management hervorzuheben

Ist wie folgt -

1. HighLights (Bringen Sie zuerst gute Nachrichten)

2. LowLights (Aktualisieren Sie schlechte Nachrichten und was und wer daran arbeiten wird, sie zu lösen oder das Problem zu identifizieren)

3. Risiko (Mögliche Dinge, die schiefgehen könnten und welche Backup-Optionen es gibt)

4. Nächste Aktivitäten (Hauptaktivitäten / zu erbringende Leistungen für die nächsten 3 Wochen)

Wie bereits erwähnt, ist das Publikum der Schlüssel zur Vorlage und Häufigkeit von Berichten. Scheuen Sie sich nicht, Ihr Publikum um Feedback zu bitten und Änderungen vorzunehmen.

Wenn Sie nach einer Dokumentvorlage suchen, mag ich Quadrantenberichte. Sie bieten einer Person die Möglichkeit, ein Dokument schnell zu scannen und den Projektstatus visuell über eine Ampel anzuzeigen. Wenn das Publikum es wünscht, kann es über einen bestimmten Bereich lesen. Hier ist ein Beispiel: http://www.sebasolutions.com/downloads/ProjectStatus-RevB.pdf

Beachten Sie, dass dies ein Auszug aus dem Buch The Handbook of Program Management von James T. Brown ist.