Frage zur E-Mail-Verwaltung [geschlossen]

In unserem Unternehmen gibt es eine interne Support-Abteilung, die täglich mit E-Mails von Mitarbeitern bombardiert wird.

Die Support-Gruppe besteht aus 8 Personen, die jeweils Teil derselben E-Mail-Arbeitsgruppe in MS Office sind.

Grundsätzlich sendet ein Mitarbeiter dieser Arbeitsgruppe eine E-Mail, wenn eine bestimmte Datei bearbeitet oder gewartet werden muss. Jede Person in der Arbeitsgruppe erhält die E-Mail, und im Grunde werden sie je nach Verfügbarkeit beantwortet. Die Person, die antwortet, muss dann die Arbeitsgruppe benachrichtigen, dass sie die Anfrage entgegengenommen hat, damit sie nicht von mehreren Personen bearbeitet wird. Offensichtlich erzeugt dies noch mehr E-Mail.

Ich habe darüber nachgedacht, ein Support-Ticket-System vorzuschlagen, aber bei den Arten von Anfragen, die sie erhalten, bin ich mir nicht sicher, wie es funktionieren würde ...

Gibt es eine andere Strategie in MS Outlook, die diese Arbeitsgruppen-E-Mails besser organisieren kann? Ich hatte gehofft, dass es eine Möglichkeit gibt, sie so zu codieren, dass sie für die Gruppe sichtbar sind, sobald sie ausgeführt werden, aber ich glaube nicht ...

Kann jemand eine Lösung oder ein Programm empfehlen, das täglich eingehende Anfragen verarbeiten könnte?

Das ist eher eine Frage der Produktivität als des Arbeitsplatzes. Es ist möglicherweise besser, die Frage auf efficiency.stackexchange.com zu stellen .
Dan, das werde ich versuchen
Es hört sich so an, als ob Sie ein Ticketing-System mit einer E-Mail-Schnittstelle wünschen.
Wenn Sie sich für ein System entscheiden , ist eine solche Frage möglicherweise ein Thema bei Software Recommendations Stack Exchange hier: softwarerecs.stackexchange.com
Sie können für jede Person eine Kategorie einrichten. Wenn sie diese E-Mail dann abrufen, ordnen sie sie ihrer Kategorie zu. Oder Sie können Ordner für jede Person im Posteingang einrichten und sie kann die E-Mail in den Ordner verschieben, wenn sie sie sich selbst zugewiesen hat, und abgeschlossene Anfragen in einen anderen Ordner verschieben.
Ich stimme dafür, diese Frage als nicht zum Thema gehörend zu schließen, da sie fragt, wie ein Ticket-Tracking-System eingerichtet wird.
@IndigoJane Arbeitest du bei einem namenlosen Wettunternehmen? Denn das klingt zu ähnlich.

Antworten (2)

Verwenden Sie Jira : Sie können https://www.atlassian.com/software/jira verwenden – richten Sie die Workflows ein, um anzuzeigen, in welchem ​​Status sich der Job befindet. Weisen Sie ihn der nächsten Person zu oder er kann ihn automatisch zuweisen. Es wird normalerweise für Softwareentwicklungsteams verwendet. Wir implementieren es, um die Logistik in unserem Unternehmen zu verwalten. Wenn etwas zugewiesen wird, würde niemand es versehentlich aufheben. Es verfügt über unzählige E-Mail-Konfigurationsoptionen, um E-Mails bei bestimmten Auslösern automatisch zu senden. Für kleine Unternehmen ist es billig. Ich würde empfehlen, einen Profi zu installieren/konfigurieren. Wenn Sie es selbst hosten, kostet es Ihr Unternehmen 10 Dollar für die Software. Alles, was Sie suchen, ist ein Workflow-Management-System.

Jira (a stellar system) ist stark auf Entwickler ausgerichtet. Ein besserer Vorschlag wäre Service Desk gewesen - ein Plugin für Jira.

Es gibt viele Ansätze, die funktionieren werden. Da Sie Outlook (und vermutlich Exchange dahinter) verwenden, ist es am einfachsten, die Support-E-Mails in einen öffentlichen Ordner umzuleiten .

Dies erfordert jedoch eine gewisse interne Disziplin im Umgang mit erhaltenen, in Bearbeitung befindlichen und erledigten Aufgaben. Abgesehen davon, dass Sie zu acht sind und vermutlich in verschiedenen Schichten arbeiten, halte ich das für ein wenig unrealistisch. Du bist wirklich gerade groß genug, um ein Ticketsystem zu benutzen. Jira ist großartig, wie crh225 sagte . Es gibt Dutzende da draußen. Ich mag FreshDesk für mein Team, aber das liegt daran, dass es auch ein integriertes Telefonsystem hat. Dies ist nicht der Ort, um alle Vorzüge und Schwächen der verschiedenen Plattformen herauszuarbeiten. Finden Sie zwei oder drei, die Ihrer Meinung nach gut zu Ihrer Gruppe passen würden, und bringen Sie sie zu Ihrem Vorgesetzten. Bei fast allen können Sie E-Mails dorthin umleiten, um automatisch Tickets aus den Nachrichten Ihrer Benutzer zu erstellen.

Frage zur E-Mail-Verwaltung [geschlossen]
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