Habe ein Business Process Reengineering-Projekt, bei dem ich in kurzer Zeit (4 Wochen) Interviews mit Geschäftsteilnehmern und Stakeholdern planen und durchführen muss.
Was ist der beste Weg, um die Teilnehmer und Stakeholder dazu zu bringen, sich zu einem solchen Zeitplan zu verpflichten und ihn einzuhalten?
Bearbeiten: Ich werde direkt mit dem Sponsor an dem Projekt arbeiten, das sollte also helfen. Alle spezifischen Ratschläge zur Zusammenarbeit mit dem Sponsor, um dieses Projekt mit dem engen Zeitplan voranzutreiben.
Finden Sie Ihren Sponsor (VP von XXX??) und seinen Business Case (X durch Y retten, indem Sie Z tun) und lassen Sie ihn ihn fahren. Geben Sie ihnen Karotten als Hilfe, aber verwenden Sie den Stock Ihres Sponsors, wenn Sie es brauchen. Ihre Macht als Externer ist begrenzt, aber seien Sie zuverlässig und nutzen Sie denjenigen, der Sie eingestellt hat.
Ich habe das Manager-Tools Jump Starting Internal Relationships - Format erfolgreich für Stakeholder-Meetings eingesetzt. Der Podcast skizziert ein 30-minütiges Meeting und fünf Fragen, die meiner Meinung nach sowohl für Stakeholder als auch für interne Kunden geeignet sind.
Die Beispiel-E-Mail funktioniert auch sehr gut. Einer der Schlüssel ist, verwenden Sie den Outlook-Kalender nur für die Besprechungseinladung. Senden Sie eine E-Mail mit den Informationen und der Einführungsfolie.
Es scheint, als würde es nichts bewirken, aber ein einfaches 1/2-stündiges Meeting, richtig eingerichtet, hat Wunder bewirkt, um dauerhafte interne Beziehungen aufzubauen.
Ihr erster Schritt wäre, die Kundenverpflichtungen in Ihren Vertrag aufzunehmen, die ausdrücklich festgelegt sind, wer, was, wo, wann, warum und wie ein Kunde etwas tun soll. Ausdrückliche Verpflichtungen, dass Sie bei Nichteinhaltung von den Ergebnissen schadlos gehalten werden (lesen Sie, Sie können auf etwas hinweisen, um Ihren Fall zu argumentieren, um sich so weit wie möglich zu schützen).
Geben Sie dann die Planung an Ihren Kunden weiter. Da dies IHRE Aufgabe ist, haben Sie nahezu 100 % Flexibilität, um ihre Terminanforderungen zu erfüllen. Da dies für ihre Arbeit zweitrangig ist, müssen sie diejenigen sein, die sie fordern. Aber wenn sie die Planung besitzen, dann sollten Sie die Wahrscheinlichkeit (nicht entfernen) zu einem guten Grad erhöht haben, dass sie sich mit minimalen Änderungen daran halten.
Planen Sie schließlich einen Plan B. Planen Sie Sicherungstermine, halten Sie andere Moderatoren und BP-Modellierer bereit, um die Arbeit notfalls zum Absturz zu bringen, bereiten Sie den Sponsor frühzeitig vor, wenn Sie ungünstige Abweichungen vom Zeitplan oder den Ergebnissen der Meetings feststellen. .und was Ihnen sonst noch einfällt.
Wenn Sie der Berater sind, müssen Sie VORGESCHLAGENE Zeitpläne fahren, präsentieren und anbieten, aber den Kunden die Termine bestimmen lassen. Sie können sie nur zum Wasserloch bringen. Du kannst sie nicht zum Trinken bringen.
Einige der Antworten in diesem Thread klingen ein bisschen irrelevant (z. B. das Abschließen eines Vertrags) ... das ist CYA für Sie und eine versagende Einstellung, falls sie Sie feuern, können Sie auf die Vertragssprache landen und sagen: "Ich habe es Ihnen gesagt ".
Wichtiger ist, wenn Sie erfolgreich sein wollen, tun Sie Ihr Bestes strukturiert und systematisch. Niemand kann Ihnen die Schuld geben, wenn der Kunde nicht bereit ist o
Ich würde empfehlen, dass Ihr Projektsponsor dafür sorgt, dass jemand aus dem Management, der vor allem die Teilnehmer sind, allen Beteiligten ein Memo sendet, dass dies ein Projekt von entscheidender Bedeutung für ihn/sie ist, und um ihre volle Zusammenarbeit bittet, um das Projekt zu unterstützen und den Zeitplan einzuhalten .
Es gibt nichts Schöneres, als zu wissen, dass der CEO Sie persönlich beobachtet, um die Leute dazu zu bringen, sich dafür zu interessieren.
Vermutung: Wir sprechen von einer internen Initiative
Da es wenig Spielraum für Fehler zu geben scheint, würde ich sicherstellen, dass ich Klarheit über das endgültige Ergebnis und die wichtigsten Erfolgsfaktoren habe. Am besten – bereiten Sie so etwas wie ein „Dummy-Ergebnis“ kurz vor oder skizzieren Sie es, um es mit dem Sponsor zu besprechen.
Ich würde eine Einführungs-E-Mail schreiben, die der Sponsor verschickt, die mich einerseits unterstützt, etwas Licht auf das „Warum“, das erforderliche Ergebnis und den Zeitrahmen wirft (empfohlenes eingebettetes Bild der Zeitleiste / keine Anhänge) und Einladung der Stakeholder zu einem frühmorgendlichen, 30-minütigen Meeting ;-) Am besten im Büro des Sponsors ;-)
Während dieses Treffens ... dachte ich, es würde am besten funktionieren, eine kurze Präsentation zu halten (Ausrichtung), einen Moment für Fragen und Antworten zu lassen (individuelle Erwartungen) und vor allem – die Teilnehmer zu bitten, ihre bevorzugten Meeting-Slots für Termine vorzuschlagen (Verpflichtung). Letzteres wäre der riskante Teil. Sie könnten ein großes Blatt Papier nehmen (z. B. ein typisches „braunes Papier“), Tagesspalten und Stundenfelder zeichnen und die Teilnehmer bitten, ihre Namen darauf zu schreiben. Im Falle von „Ich habe keinen Kalender bei mir“-Argumenten könnten Sie immer sagen: „Bitte schlagen Sie mehrere Optionen vor und geben Sie mir Ihre Telefonnummer. Gerne melde ich mich nach dem Treffen bei Ihnen.“ Diese Informationen könnten Sie dann in das Protokoll aufnehmen / in Ihre E-Mail einbetten und zur endgültigen Bestätigung / mit Frist versenden, gefolgt von individuellen Terminen.
Ich hoffe, dies gibt Ihnen einige Ideen, die Sie zumindest in Betracht ziehen sollten :-)
Oh, und wenn Sie noch keinen wiederkehrenden Termin mit dem Sponsor geplant haben, sollten Sie dies vielleicht in Betracht ziehen.
Lech Ambrzykowski