Hier ist das Szenario: Sie erstellen einen Zeitplan für ein Projekt, das eine geplante Dauer von etwa drei Monaten hat. Sie machen sich keine Sorgen um die Projektkosten, also werden Sie keine EV machen. Sie entwickeln den Zeitplan und stellen sicher, dass Ihre Arbeitspakete verknüpft sind, um Ihre geplante Sequenzierung darzustellen, und dass alle Ihre Pakete eine feste Dauer haben. Sobald Sie fertig sind, erstellen Sie den Zeitplan und Sie haben eine gute Darstellung Ihres aktuellen kritischen Pfads.
Während der Ausführung, vielleicht sind Sie zeitlich gesehen zu 30 % fertig, aktualisieren Sie den Zeitplan mit dem Fortschritt (vorausgesetzt, Sie haben eine gültige und glaubwürdige Methode, um die Fertigstellung der Arbeit zu erfassen). Das Enddatum des Projekts zeigt allmählich eine ungünstige Endabweichung, wodurch das dreimonatige Projekt um etwa 1,5 Wochen verlängert wird. Sie schätzen die verbleibende Arbeit und aufgrund einiger Änderungen in der Art und Weise, wie Sie die Arbeit erledigen, und anderer Eingriffe schätzen Sie, dass Sie die Zielabweichung verringern und mit einer günstigen Abweichung von vier Tagen tatsächlich früher als geplant eintreffen können.
Ändern Sie die Dauer der verbleibenden Arbeitspakete basierend auf Ihrer letzten überarbeiteten Schätzung, sodass der Zeitplan ein Ende berechnen kann, das die günstige Ende-Abweichung zeigt?
Wenn ja, verarbeiten Sie die Änderung der Dauer über Ihre Änderungskontrolle oder betrachten Sie die Dauer als etwas außerhalb des Ausgangswerts?
Oder behalten Sie Ihre ursprünglich geplante Dauer bei und zeigen auf andere Weise Ihre letzte überarbeitete Schätzung und das resultierende Enddatum? Wenn das so ist, wie?
An verschiedenen Stellen ist Ihr Projekt möglicherweise 1,5 Wochen zu spät oder 4 Tage zu früh. Ihre Methodik bewertet berechnete Abweichungen, schreibt aber (soweit ich weiß) keine kontinuierliche Neuplanung vor. Es wäre daher effizienter, der Kommunikation mehr Wert zu geben als der Umplanung.
In Ihrer Frage geben Sie an, dass Sie an einem bestimmten Punkt Ihres Projekts glauben, dass Sie dem Zeitplan 4 Tage voraus sind. Großartig!
Dann stellen Sie einige detaillierte Unterfragen, die derzeit mit Zeitplanrisiko gekennzeichnet sind, aber wirklich darüber, wie Sie den Status Ihres Projekts einem breiten Publikum mitteilen können, das Sie als definiert haben:
Mehrere Zielgruppen: Stakeholder des Projekts, Projektsponsor, Geschäftsleitung, Öffentlichkeit, das Projektteam selbst, da es das Projekt und seine Gesundheit verwaltet ....
Nach meiner Denkweise laufen alle Ihre Fragen auf die Frage hinaus: Wie teile ich mit, dass wir dem Zeitplan etwas voraus sind?
1. Ändern Sie die Dauer der verbleibenden Arbeitspakete basierend auf Ihrer letzten überarbeiteten Schätzung, sodass der Zeitplan ein Ende berechnen kann, das die günstige Ende-Abweichung zeigt?
Mit anderen Worten, sollten Sie Ihren Zeitplan mit beschleunigten Terminen neu berechnen, um den Prozess zu entlasten? Das scheint eine schlechte Idee zu sein. Slack ist wichtig, unabhängig von der gewählten Methodik.
2. Wenn ja, verarbeiten Sie die Änderung der Dauer über Ihre Änderungskontrolle oder betrachten Sie die Dauer als etwas außerhalb des Ausgangswerts?
Die Änderungskontrolle ist normalerweise ein Prozess zur Anpassung des Umfangs, nicht zur Neuberechnung von Zeitplänen. Obwohl es in diesem Umfang gewisse Überschneidungen gibt, die sich auf die Planung auswirken können, halte ich es nicht für sinnvoll, positive Planungsänderungen einem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorzulegen.
In diesem speziellen Fall sollten Sie meiner Meinung nach ein Kommuniqué bereitstellen, in dem Sie sagen, dass das Projekt dem Zeitplan leicht voraus ist (juhu!), dass diese Lücke jedoch bei einer Fertigstellung von nur 30 % möglicherweise erforderlich ist, um andere Zeitplanrisiken zu mindern die Straße. Dies hat den doppelten Vorteil, dass die Interessengruppen auf dem Laufenden gehalten werden und gleichzeitig der notwendige Spielraum vor einer Reduzierung durch das Management geschützt wird.
3. Oder behalten Sie Ihre ursprünglich geplante Dauer bei und zeigen auf andere Weise Ihre letzte revidierte Schätzung und das daraus resultierende Enddatum? Wenn das so ist, wie?
Auch hier ist die Kommunikation der Schlüssel. Ihre ursprüngliche Baseline wird verwendet, um Abweichungen zu berechnen, die kontrolliert werden müssen. Slack muss wahrscheinlich nicht streng kontrolliert werden. Wenn sich Ihre Projektziele also nicht dramatisch geändert haben, gibt es wirklich nicht viel Rechtfertigung für eine neue Baseline. Eine neue Baseline impliziert auch die Notwendigkeit, Ihre Projektkontrollen zu überprüfen; Lohnt sich das für diesen Anwendungsfall?
Stattdessen sollten Ihre routinemäßigen Statusmitteilungen die Prozesseffizienzen hervorheben, die zu dieser Lücke geführt haben. Möglicherweise möchten Sie auch Projektrisiken oder Meilensteine identifizieren, denen der Puffer zugeordnet werden kann, um die Abweichung in der Zukunft zu mindern, aber das ist möglicherweise nicht der Detaillierungsgrad, der für jeden Projektkommunikationsplan geeignet ist.
Aufgrund einiger Änderungen in Ihrer Arbeitsweise und anderer Eingriffe schätzen Sie, dass Sie die Zielabweichung reduzieren können und tatsächlich früher als geplant mit einer günstigen Abweichung von vier Tagen ankommen.
Klingt wie ein Wunder! Ich empfehle ein vorsichtiges Vorgehen. Ich würde es hassen, jetzt eine vorzeitige Fertigstellung mitzuteilen und später mit schlechten Nachrichten zurückzukommen.
Ich werde diese Änderung der Änderungskontrolle unterziehen, um die Risiken, Einschränkungen und Abhängigkeiten zu verstehen. Wenn alles in Ordnung ist, teilen Sie allen anderen die gute Nachricht mit.
Ändern Sie die Dauer der verbleibenden Arbeitspakete basierend auf Ihrer letzten überarbeiteten Schätzung, sodass der Zeitplan ein Ende berechnen kann, das die günstige Ende-Abweichung zeigt?
Meine Standardeinstellung ist es, den Projektplan an vordefinierten Kontrollpunkten neu zu erstellen, nachdem ich die bevorstehende Arbeit mit dem Team überprüft habe. Dies beinhaltet die Überprüfung anstehender Arbeiten, die Identifizierung neuer Risiken/Probleme, die Identifizierung von Arbeiten, die im ursprünglichen Plan fehlen, die Neubewertung des geplanten Zeitplans usw. usw
Die Häufigkeit dieser Plan-/Zeitplanüberarbeitungsübungen hängt von der Komplexität und Kritikalität des Projekts sowie von Ihrem Arbeitsablauf ab. Es ist am besten, diese Art von Übung in einer logischen Managementphase Ihres Projekts durchzuführen und nicht zu festen Zeitpunkten (z. B. planen, dies nach dem Ende der Entwicklung, aber vor Beginn des Testens statt 2 Monate nach Projektbeginn zu tun).
2. Wenn ja, verarbeiten Sie die Änderung der Dauer über Ihre Änderungskontrolle oder betrachten Sie die Dauer als etwas außerhalb des Ausgangswerts?
3. Oder behalten Sie Ihre ursprünglich geplante Dauer bei und zeigen auf andere Weise Ihre letzte revidierte Schätzung und das resultierende Enddatum? Wenn das so ist, wie?
Sobald ich die Übung durchlaufen habe, Team-Feedback zu anstehender Arbeit zu erhalten, und über genügend Informationen verfüge, um den Plan und Zeitplan zu aktualisieren, verarbeite ich die Änderungen durch Änderungskontrolle. Dies ist eine umfassendere Änderung als das, wonach Sie fragen, aber ich denke, dass eine gute Dokumentation vereinbarter Änderungen aus Best-Practice-Sicht notwendig ist. Wenn Ihr Projekt einfach/unkritisch für das Geschäft ist, könnte der Umfang der Dokumentation reduziert werden, aber ich hätte immer noch etwas. Idealerweise gibt es vordefinierte Schwellenwerte in Bezug auf Änderungen an Zeitplan/Umfang/Budget, die klar machen, wer welche Änderungen genehmigt.
Wenn ich mich in einer Situation befinde, in der das Projekt dem Zeitplan voraus/hinter ist, melde ich dies basierend auf der Governance-Struktur des Projekts (z. B. bei Update-Meetings oder durch Statusberichte oder wie auch immer). Diese Berichterstattung umfasst in der Regel eine Ursachenbewertung für Terminabweichungen und einen Wiederherstellungsplan (falls vorhanden).
Dies ist meiner Meinung nach ein Problem des Risikomanagements.
Das Enddatum des Projekts zeigt allmählich eine ungünstige Endabweichung, wodurch das dreimonatige Projekt um etwa 1,5 Wochen verlängert wird. Sie schätzen die verbleibende Arbeit und aufgrund einiger Änderungen in der Art und Weise, wie Sie die Arbeit erledigen, und anderer Eingriffe schätzen Sie, dass Sie die Zielabweichung verringern und mit einer günstigen Abweichung von vier Tagen tatsächlich früher als geplant eintreffen können.
Status quo besteht das Risiko einer 1,5-wöchigen Verspätung. Dies muss schnell an die relevanten Stakeholder kommuniziert werden. (Ich schließe daraus, dass, da Sie die Kosten nicht verwalten und sich nicht um Qualität zu kümmern scheinen, dieser Zeitplan das Hauptinteresse des Sponsors / der Interessengruppen ist. Wenn dies zutrifft, dann glaube ich, dass Sie verpflichtet sind, schnell zu informieren von allem, was den geplanten Fertigstellungstermin gefährden könnte.)
Die gute Nachricht ist, dass Sie das Problem bereits analysiert haben und einen Vorschlag für eine Risikoreaktion haben. Die vorgeschlagene Risikoreaktion bietet die Möglichkeit, 0,8 Wochen früher fertig zu werden. Auch dazu möchte ich die Beteiligten informieren.
Ich möchte den beiden Ergebnissen Wahrscheinlichkeiten zuordnen und dann die vorgeschlagenen Änderungen in einem Format aufschreiben, das in Ihren Änderungskontrollprozess einfließt. Sie möchten klar zum Ausdruck bringen, welche Auswirkungen diese Änderungen auf andere Facetten des Projekts haben und wie sie sich auf KPIs auswirken können, die von den Stakeholdern identifiziert wurden.
Todd A. Jacobs
David Espina