Bei dieser Frage geht es nicht um Projektschätzungstechniken, anfängliche Prozesse usw. Gehen Sie davon aus, dass alles richtig gemacht wurde.
Kürzlich haben wir mit dem Entwicklungsteam eine Schätzung für eine Android-Anwendung abgegeben. Die anfängliche Schätzung war 2 Monate. Wenn wir jetzt das Projekt liefern, werden wir mindestens 5-10 Tage zu spät sein.
Die App, die wir entwickeln, ist Facebook-spezifisch. Es ist wie ein zweiter FB-Client, so etwas wie ein Facebook-Plug-in, also liegt der Großteil unserer Arbeit bei Facebook und seinen APIs und Richtlinien. Während unserer Arbeit haben wir festgestellt, dass wir zusätzliche Berechtigungen von FB benötigen und die App zur Überprüfung einreichen müssen. Dann stellte sich heraus, dass FB über seine API keine Daten bereitstellt, die wir benötigen, und wir andere Wege finden müssen, um die Arbeit zu erledigen.
Zusammenfassend haben uns die Facebook-Berechtigungen und -Richtlinien daran gehindert, die Frist einzuhalten. Bei der Schätzung konnten wir nicht alle APIs, die von ihnen bereitgestellten Daten, Zugriffe, Anfragen und Berechtigungen durchgehen.
Gibt es Fälle, in denen falsche Schätzungen gerechtfertigt werden können? Soll der Auftraggeber die Mehrkosten mit uns teilen oder kann der Auftraggeber uns die Schuld geben? Ich weiß, dass Kundenschätzungen wichtig sind, aber können wir dem Kunden spezifische Fälle vorlegen und unsere Rechte schützen? Ich habe keine professionellen Ressourcen gefunden, die sich mit diesem Problem befassen.
Bei gutem Projektmanagement geht es nicht darum, Ihre Ziele zu 100 % zu erreichen. Ein Großteil unserer Leistung ist probabilistisch, da viele der Treiber unserer Ergebnisse außer Kontrolle geraten und sehr zufällig sind. Das Verfehlen Ihrer Ziele wird zum Problem, wenn es für Sie als PM und Ihren Kunden eine Überraschung war. Wenn Sie richtig überwacht hätten, z. B. mit der Critical-Path-Technik oder dem Earned Value oder Earned Schedule, hätten Sie frühe Anzeichen dafür gehabt, dass Sie tendenziell zu spät kommen, und als großartiger PM hätten Sie diese Verzögerung früh und oft kommuniziert. Natürlich ist es großartig, Ihre Ziele zu erreichen, aber oft ist es nicht möglich; So wird Größe zu Wissen, bevor Sie zu spät kommen, mildern Sie, was Sie können, kommunizieren Sie früh und oft und schaffen Sie dann über Ihre Notfallpläne Resilienz, damit die Genesung weniger schädlich ist.
Alles in allem ist Ihr Vertrag mit Ihrem Kunden der Schlüssel dazu, wie dieses späte Projekt gehandhabt wird. Waren Auszeichnungen und Strafen an den Zeitplan gebunden? Wurden Sie zu einem festen Festpreis, T&M, Cost Plus bezahlt? Die AGB Ihres Vertrages müssen eingehalten werden. Wenn Sie FB zu Beginn Ihres Vorschlags als mögliches Risiko identifiziert und eine Annahme über das Verhalten von FB und eine Stop-Loss-Klausel Ihres Unternehmens aufgebaut haben, dann haben Sie Argumente, um zu argumentieren, um zu helfen, wenn Sie aufgrund dieser Verzögerung finanzielle Verluste erleiden. Wenn nicht, erfassen Sie dies als Lektion für Ihre zukünftigen Engagements. Externe Abhängigkeiten sind immer ein Risikofaktor, um den herum Sie Schutzmaßnahmen aufbauen müssen, da Ihre Fähigkeit zur Schadensminderung nahezu null ist. Viel Glück!
[Gibt es] Fälle ... in denen falsche Schätzungen gerechtfertigt sein können?
Schätzungen sind keine Garantien. Sie sind „begründete Vermutungen“, die auf Erfahrung, historischen Daten und einer Reihe von Annahmen basieren. Wenn Sie aufgefordert werden, Ihre Schätzungen zu „begründen“, spielen Sie bereits das Blame Game™ und gehen von einer falschen Prämisse aus.
Du kannst das Blame Game™ nicht gewinnen. Spielen Sie es nicht; Nutzen Sie es stattdessen als lehrbaren Moment, um Ihre Organisation darüber aufzuklären, wie Projekte initiiert und verwaltet werden sollten.
Jeder Projektplan, den ich mir vorstellen kann, beinhaltet Annahmen. Idealerweise sollten diese Annahmen innerhalb des Projekts klar dokumentiert (und regelmäßig aktualisiert) und allen Beteiligten klar kommuniziert werden.
Normalerweise erstelle ich Projektpläne, die einen explizit betitelten Abschnitt mit Annahmen enthalten. Dieser Abschnitt nennt die zugrunde liegenden Annahmen für das Projekt und identifiziert Projektvoraussetzungen, die für seinen Erfolg wesentlich sind. In diesem Abschnitt wird immer darauf hingewiesen, dass, wenn die Annahmen fehlerhaft sind oder die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, der gesamte Projektplan gründlich überprüft werden sollte, um sicherzustellen, dass der Plan gültig bleibt.
Wenn Sie einen Festpreisvertrag bieten, spielt es keine Rolle, warum Sie länger als erwartet für die Fertigstellung gebraucht haben. Sie müssen alle zusätzlichen Projektkosten auf sich nehmen und beim nächsten Mal besser bieten.
Wenn Sie einen Zeit- und Materialvertrag haben, spielt es trotzdem keine Rolle, warum es länger gedauert hat. Aus Sicht der Kundenbeziehungen müssen Sie sicherlich Ihre impliziten Annahmen herausholen, um die Abweichung zu erklären, aber der Kunde wird im Allgemeinen immer noch auf diesen zusätzlichen Kosten sitzen bleiben, es sei denn, es liegt eine Art Fehlverhalten oder grobe Fahrlässigkeit Ihrerseits vor.
Es ist nichts Falsches daran, zu versuchen, die Dinge zu glätten, aber letztendlich kommt es auf Ihren Vertragsprozess an und darauf, wie gut Ihre Organisation die Kundenbindung verwaltet. Ein Kunde sollte nicht von einer zweiwöchigen Verzögerung im Nachhinein erfahren; das ist eher ein Kommunikationsfehler als ein Fehler des ursprünglichen Schätzungsprozesses.
Um Ihre Frage allgemein zu beantworten - ALLE Schätzungen sind falsch. Ob Abweichungen vertretbar sind (oder kompensiert werden sollten), hängt davon ab, „warum“ sie falsch waren.
Um es konkreter anzugehen -
Am Anfang Ihrer Frage sagten Sie: "Gehen Sie davon aus, dass alles richtig gemacht wurde" (dh: Wir waren nicht schuld).
Später sagten Sie: "Wir konnten nicht alle APIs, Daten, die sie bereitstellen, Zugriffe, Anfragen und Berechtigungen durchgehen."
Warum nicht? Sie sagten, die Verzögerung sei speziell auf die Anforderungen von FB zurückzuführen, und gleichzeitig sagten Sie, Sie hätten nicht alle Anforderungen überprüft. Waren diese nicht verfügbar oder haben Sie sich einfach nicht die Zeit genommen?
Die Antwort auf diese Frage gibt Ihnen auch die Antwort auf Ihre ursprüngliche Frage nach der Rechtfertigung.
Idealerweise hätten Sie eine Risikoanalyse zu den Schätzungen durchgeführt, die die Kosten für die Genehmigungsprobleme und die Problemumgehung für FB gedeckt hätte.
Auch wenn Sie sich der Schätzungen nicht sicher waren, sollten Sie keinen Festpreis anbieten. Nutzen Sie stattdessen andere Modelle wie Zeit/Material, Staffelung/Phasenfestpreis.
Der Kunde hat Sie als Experten auf dem Gebiet eingestellt und erwartet von Ihnen, dass Sie Margen berücksichtigen, um unvorhergesehene Umstände im Rahmen des Zumutbaren abzudecken (in diesem Fall 10-20 %).
Ich würde den Kunden nicht dazu bringen, mehr für dieses Projekt zu bezahlen. Versuchen Sie stattdessen, mehr Geschäfte mit ihnen zu machen. Währenddessen können Sie an der Risikoanalyse und dem Zahlungsmodell arbeiten, um diese Situation im nächsten Projekt zu vermeiden.