Wie kann man um mehr Zeit bitten, wenn das Projekt einen Meilenstein verfehlt und sich verzögert?

Der beste Weg unter allen Umständen läuft darauf hinaus, die Sichtweise Ihres Kunden zu verstehen - einschließlich, aber nicht beschränkt auf das Ausmaß, in dem er Zeit im Vergleich zu Kosten und Qualität schätzt.

Für den Projektleiter ist es immer verlockend, ein rosiges Bild zu malen und den Sponsor/Auftraggeber nicht auf ein Risiko hinzuweisen. Das ist in der Regel falsch, weil es dem Sponsor/Auftraggeber die Entscheidungsmacht nimmt, das Projekt auf der Zeit-/Kosten-/Qualitätsskala in die richtige Richtung zu lenken.

Der richtige Weg wird variieren, besteht aber wahrscheinlich darin, das Risiko neben Ihrer Analyse der Optionen zur Minderung dieses Risikos darzustellen. Die Analyse sollte Ihr Verständnis der Bedürfnisse des Kunden widerspiegeln.

Erstellen Sie beispielsweise eine Tabelle mit Optionen:

Option 1 - Geld auf das Problem werfen - vielleicht können Sie zusätzliche Ressourcen einbringen / zusätzliche Stunden arbeiten. Vorteile – erledigt die Arbeit schneller, Nachteile – kostspieliger, beeinträchtigt möglicherweise die Qualität, wenn Sie Nicht-Experten hinzuziehen, oder, wenn sie dazu neigen, sich um das Wohlergehen der Mitarbeiter zu kümmern, kann das Stressniveau erhöhen.

Option 2 – Verringerung des Umfangs und/oder der Testzeit. Vorteile – Arbeit wird schneller erledigt, Nachteile – Qualität kann beeinträchtigt werden.

Option 3 – Konzentration auf qualitativ hochwertige Ergebnisse und Verlängerung der Fristen. Vorteile – qualitativ hochwertiges Projekt Nachteile – mehr Zeit und kann daher das Budget für unvorhergesehene Ausgaben auffressen.

Option 4 – vielleicht können Sie sich weitere Out-of-the-Box-Optionen wie eine schrittweise Lieferung einfallen lassen?

Erstellen Sie dann eine durchdachte Empfehlung für den Kunden, basierend auf dem, was Ihrer Meinung nach für ihn am wichtigsten ist. Sie mögen Ihnen nicht zustimmen, aber sie werden Ihre Bemühungen zu schätzen wissen, a) ihnen eine Wahl zu geben und b) das Problem und die Entscheidung so einfach wie möglich zu machen.

Ich hoffe, das hilft.

Projektmanager verwalten Abweichungen. Sie werden sowohl günstige als auch ungünstige haben. Es geht nicht ums "Fragen", sondern ums Informieren. Die von Ihnen gewählten Planungswerte, sowohl Kosten als auch Zeit, sind einzelne Werte, die in einem probabilistischen Ergebnisbereich liegen. Beispielsweise wird Ihr Projekt voraussichtlich zwischen drei und neun Monaten abgeschlossen sein. Sie haben fünf ins Visier genommen.

Ihr Kunde sollte sich also bewusst sein, dass es sowohl Risiken als auch Chancen gibt, wenn er zu spät oder zu früh kommt. Daher muss ein Teil Ihrer Berichterstattung Ihre Abweichungen, die von Ihnen prognostizierten Risiken, z. B. das Risiko eines verspäteten Eintreffens des Projekts, und alle Maßnahmen zur Risikominderung aufzeigen, von denen Sie glauben, dass sie hilfreich sein könnten. Wenn Ihr Kunde zurückkommt und sagt, dass es inakzeptabel ist, zu spät zu kommen (und dafür gibt es viele Gründe), dann muss etwas anderes her. Scope sinkt, mehr Ressourcen einbringen (seien Sie vorsichtig damit, denn das kann nach hinten losgehen), irgendetwas.

Gute PMs garantieren kein pünktliches Kommen. PMs, die Lügner sind, tun das. Gute PMs verwalten Abweichungen und kommunizieren sie früh und oft, gute und schlechte Nachrichten.

Ich schließe mich Davids Meinung an (+1!): Ihre Hauptaufgabe ist es, klar und deutlich zu melden, wann es in Zukunft zu Verzögerungen kommen kann. Nach derzeitigem Stand scheint diese Verzögerung vor Ablauf der Frist erkannt worden zu sein, was sich zu Ihren Gunsten auswirkt.

Zurück zur ursprünglichen Frage, "wie man um mehr Zeit bittet, wenn Sie eine mögliche Verzögerung im Voraus erkennen", einige Regeln, die Sie befolgen sollten:

• Fragen Sie nicht nach mehr Zeit , stellen Sie die Optionen zur Verfügung. Da die Möglichkeit besteht, dass der ursprüngliche Plan nicht erfüllt wird, müssen Sie die Optionen offenlegen und den Kunden den Anruf tätigen lassen. Je nach Projekt ist der Kunde möglicherweise nicht daran interessiert, den Zeitplan zu verlängern. Was passiert, wenn dieses Projekt eine Art Millennium Bug war und der Zeitplan um einen Tag verfehlt wird? In diesem Sinne hat Khris bereits eine gute Liste von Optionen bereitgestellt.
• Vermeiden Sie es, dem Team die Schuld zu geben. Ihren Kunden interessiert es nicht, wenn Ihr Entwickler falsche Schätzungen abgegeben hat, jemand wochenlang krank war oder ein Szenario nicht berücksichtigt wurde. Am Ende ist es Ihre Pflicht, das Problem und die Abweichung vom ursprünglichen Projekt zu melden.
• Wenn ein solches Risiko zu Beginn des Projekts gemeldet wurde, aktualisieren Sie die Meinung des Kunden. Projektschätzungen sind nie zu 100 % genau ... deshalb handelt es sich um Schätzungen. Wenn die Verzögerung durch eines der gemeldeten Risiken verursacht wurde, haben Sie möglicherweise mehr Komfort, wenn Sie dies melden. Auch hier sind Probleme immer der zu liefernden Arbeit inhärent, nicht den Menschen.
• Vermeiden Sie es, in Brooks Law zu verfallen : Ihr Kunde könnte versucht sein, Leute in das Projekt zu werfen. Ich würde dies so weit wie möglich vermeiden, es sei denn, das erforderliche Wissen ist zu 100 % technisch und die Lernkurve wäre sehr gering.
• Seien Sie immer transparent: Es könnte versucht sein, eine Meldung heute zu vermeiden, da sich das Problem vor Ablauf der Frist auf magische Weise lösen kann. Einfach nicht. Es wird nicht funktionieren. Sie müssen davor fliehen, in ein anderes Gesetz zu fallen, dieses Mal in Murphys .

Alles in allem gehören fehlende Schätzungen schließlich zum PM-Job. Sie würden nur dann alle Schätzungen treffen, wenn Sie eine riesige Menge an Füllmaterial hinzufügen würden, was Sie auch nicht zu einem guten PM machen würde.

Erfolg!