Ich bin als Trainee/Praktikant zum Softwareentwickler in ein Softwareentwicklungsunternehmen eingetreten. Ich lerne die Entwicklungsprozesse des Projekts kennen, für das ich eingestellt wurde. Ich arbeite im Offshore-Team für meine Kunden mit Sitz in Florida, USA. Mein Manager gibt mir die Aufgabe, MOM (Meeting-Protokolle), Statusberichte und andere E-Mails zu Anfragen/Problemen an die Kunden vor Ort vorzubereiten, damit ich die Kundenkommunikation offenlegen kann. Er hat mir gesagt, dass meine E-Mails nicht professionell sind und ich daran arbeiten muss, meine geschäftlichen Schreib-/Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.
Zum Beispiel ist dies eine allgemeine Vorlage / ein allgemeines Format, das ich verwende ... Hallo Chris / Harold,
Guten Morgen! Oder Grüße!!
****Nachrichtentext *****
Wenn Sie etwas brauchen, fragen Sie bitte.
**** meine E-Mail-Signatur ****
Es würde mir sehr helfen, wenn Sie einen Link zu gutem Referenzmaterial oder Ratschläge zum Schreiben perfekter Geschäfts-E-Mails geben könnten.
Fragen Sie Ihren Vorgesetzten nach einigen Beispielen für gute Kundenkommunikation. Studiere sie. Verwenden Sie dieselbe Anrede und denselben Schluss. Behalten Sie den gleichen Schreibstil und das gleiche Vokabular für den Körper bei.
Ihre Frage, die als Schreibprobe angesehen wird, hatte einige Probleme. Sie sollten „I“ groß schreiben, unabhängig davon, ob es das erste Wort eines Satzes ist. Kürzen Sie nicht unnötig. „Zum Beispiel“ wäre besser als „Zum Beispiel“. Überlegen Sie, welches Substantiv Sie verwenden möchten, anstatt zwei Substantive mit einem Schrägstrich zu setzen, wie z. B. "Vorlage/Format".
Ihre Frage ist nicht professionell. Sie müssen an Ihren geschäftlichen Schreib-/Kommunikationsfähigkeiten arbeiten.
Lesen Sie Ihre Frage. Hat es die richtige Grammatik und Großschreibung? Ist es klar und prägnant? Gibt es eine klare Frage? Haben Sie genügend Informationen bereitgestellt? Die Antwort auf all diese Fragen ist nein.
Ihr Chef hat Ihnen gesagt, dass Sie „an der Verbesserung meiner geschäftlichen Schreib-/Kommunikationsfähigkeiten arbeiten sollen“ und Ihre Reaktion auf die Frage, welche Vorlage die perfekte E-Mail erstellen soll.
Gehen Sie zu Amazon und suchen Sie nach Geschäftsschreiben. Nehmen Sie an einem Kurs an einer örtlichen Volkshochschule teil. Es gibt keine schnelle Lösung für „perfekte geschäftliche E-Mails“. Selbst eine "perfekte" E-Mail zu nennen, ist nicht professionell.
"Es würde mir sehr helfen, wenn Sie mir etwas zur Verfügung stellen könnten" Würden Sie das knapp nennen? Ein Buch, das Sie brauchen, ist Strunk and White The Elements of Style.
Soweit die Vorlage. Überspringen Sie einfach die Begrüßung und kommen Sie zur Sache. Sicher nein !! überall. Wenn es Minuten sind, warum würden Sie dann mit "Wenn Sie etwas brauchen, fragen Sie bitte" schließen? Überspringen Sie den Flaum und arbeiten Sie an einem besseren Geschäft, indem Sie einen Satz nach dem anderen schreiben.
In der Geschäftskommunikation: a) Beginnen Sie mit dem Ende , b) verwenden Sie die richtige Etikette und c) seien Sie prägnant . Ihre Frage lässt den Anschein erwecken, dass Sie bei all diesen Hilfen benötigen.
A) Beginnen Sie mit dem Ende :
Beginnen Sie Ihre Nachricht zuerst mit den wichtigsten Informationen/Stichpunkten/Zusammenfassung. Lassen Sie den Leser nicht warten, auch nicht auf schlechte Nachrichten, da Sie möglicherweise nicht lange einen Leser haben. Im Gegensatz dazu ermutigen Sie andere Formen des Schreibens (Roman, Geschichte, Comedy-Routine usw.), die Geschichte aufzubauen und zu einer Pointe zu führen. In der Wirtschaft geht dieser Ansatz nach hinten los. Beginnen Sie mit den wichtigen Informationen und lassen Sie den Leser entscheiden, ob er weiterlesen möchte. Dies erspart dem Leser auch, „Story“ zu durchforsten, um auf den Punkt zu kommen.
B) Verwenden Sie die richtige Etikette :
Sei im Zweifelsfall respektvoll, indem du förmlich bist. Beispiel: Vermeiden Sie Vornamen und verwenden Sie „Herr X, Frau X“. Vermeiden Sie es auch, gesprächig zu klingen. Der Punkt hier ist, dass Sie niemals beleidigen werden, wenn Sie "formell" sind. Sie bitten vielleicht um weniger Ungezwungenheit (z. B. „Bitte nennen Sie mich Chris“), aber es könnte zu viel sein, sie „Chris“ zu nennen, bevor sie gefragt werden.
Außerdem sollte die geschriebene Sprache formeller sein als die mündliche. Auch wenn Sie eine informelle Begrüßung verwenden, halten Sie fast alles andere formell. Vermeiden Sie Umgangston/Formulierungen, vermeiden Sie Kontraktionen und vermeiden Sie „freundliche“ Formulierungen zugunsten einer förmlichen oder trockenen Sprache. Bei gesprochener Sprache mag dies zu förmlich klingen, aber bei geschriebener Sprache liest es sich gut und wirkt respektvoll.
C) Fassen Sie sich kurz :
Sie verwenden wahrscheinlich mehr Wörter als nötig, vielleicht um Informationen zu "verdeutlichen", aber mit dem gegenteiligen Effekt. Die meisten Menschen verwenden Schreibtechniken, die von Pädagogen, aufstrebenden Autoren und tatsächlichen Autoren gelehrt werden – Menschen, die Intrigen und Unterhaltung einer prägnanten Kommunikation vorziehen. Sie haben ein anderes Publikum, also vermeiden Sie diese Techniken und Ratschläge.
Nachdem Sie einen Nachrichtenentwurf geschrieben haben, überprüfen Sie ihn und versuchen Sie, die Anzahl der Wörter um 50 % zu reduzieren. Versuchen Sie auch danach, mehr Wörter herauszunehmen. Im Geschäftsleben werden eher weniger Wörter gelesen. Wenn Sie MS Word oder ein ähnliches Programm verwenden, streben Sie eine Lesbarkeit auf dem Niveau der 6. Klasse oder darunter an (wie eine Zeitung). Die Verwendung komplexer oder ungewöhnlicher Wörter reduziert die Kommunikation.
Ein paar gute Nachschlagewerke:
Schreiben Sie an den Punkt http://www.amazon.com/gp/product/B0085A7E7Y/ref=dp-kindle-redirect?ie=UTF8&btkr=1
Das Pyramidenprinzip http://www.amazon.com/Pyramid-Principle-Logic-Writing-Thinking/dp/0273710516/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1450517785&sr=8-1&keywords=pyramid+principle
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