Was wird bevorzugt? Lange erklärende E-Mail oder kurze Vorstellung mit notwendiger Nachbereitung? [geschlossen]

Wenn ich die erste E-Mail in einem, wie ich hoffe, Dialog schreibe, neige ich dazu, E-Mails zu schreiben, die lang aussehen (>300 Wörter), aber (meiner Meinung nach) alles erklären, was ich vermitteln muss. Wenn ich beispielsweise eine zukünftige akademische Zusammenarbeit mit einem Unternehmen anstrebe (z. B. Abschlussarbeit), erkläre ich, was meine Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen sind. Ich halte diese für wesentlich, also würde ich, wenn ich sie weglassen würde, trotzdem erst später danach gefragt werden. Außerdem füge ich meinen Lebenslauf bei.

Ich wurde gewarnt, dass diese für jemanden zu entmutigend aussehen könnten, um sie zu lesen und sich darauf einzulassen, dass die Leute beschäftigt sind und sie möglicherweise für einen Moment überspringen und dann vergessen. Und ich kann dem zustimmen, und es ist wahr, dass es frustrierend zu oft vorkommt, dass ich die Leute daran erinnern muss, zu antworten. Andererseits:

  1. Die erste E-Mail in einem vollständigen Formular zu senden, in der Hoffnung, dass ich nichts Wichtiges vergessen habe, scheint die bessere Wahl zu sein, da die andere Person sofort auf die bereitgestellten Informationen reagieren kann. Wenn sie beispielsweise bereits ein Problem sehen, können sie mich sofort ablehnen, oder wenn sie nicht der richtige Ansprechpartner sind, können sie mich an jemand anderen weiterleiten. Für mich würde das Zeit sparen.

  2. Ich denke, dadurch wirke ich professioneller und/oder mein Anliegen durchdachter. Ich habe bereits genug Arbeit investiert, um einen aussagekräftigen, strukturierten Text zu schreiben, der sich hoffentlich als Ganzes besser liest als eine Reihe von Fragen, Antworten und Erläuterungen.

Fragen:

  1. Gibt es eine allgemeine Richtlinie, die zu befolgen ist, was die Start-E-Mail enthalten sollte und was nicht?
  2. Was wäre, wenn ich bereits mit der angesprochenen Person gesprochen und nur der Kommunikation per E-Mail zugestimmt hätte?
  3. Was ist, wenn die andere Person mich bereits (beruflich) kennt, aber keine Kenntnis von meiner eingehenden E-Mail-Anfrage hat?

Das erinnert mich an die IRC-Regel: "Don't say hallo, but ask the question" .

Hinweis: Die Einstellung ist Westeuropa, Universitäts-/High-Tech-Business-Umgebung.

Edit: Klarstellung vor Ort: Ich wohne in Dänemark, habe aber manchmal natürlich auch mit Leuten außerhalb zu tun.

Ich denke, sogar in Westeuropa ist es von Land zu Land unterschiedlich. In Großbritannien zum Beispiel ist ein Anschreiben viel kürzer als ein „Motivationsschreiben“ in Frankreich. In welchem ​​Land sind Sie ansässig?
@asmith Dänemark, aber auch Antworten zu anderen Ländern sind willkommen. Bearbeiten hinzugefügt.
Es hängt von der Situation ab. Senden Sie einfach keine unaufgeforderten E-Mails, in denen sie eine lange E-Mail vollständig lesen müssen (oder denken, dass sie sie lesen müssen), um herauszufinden, was Sie wollen – das ist eine gute Möglichkeit, ignoriert zu werden. Aber das ist Schreiben / Logik 101 mehr, als spezifisch für diese Situation zu sein.
Die einfache Antwort ist, dass Sie sich kurz fassen müssen . Drücken Sie es ganz kurz aus.

Antworten (1)

Die Leute sind beschäftigt. Sie möchten nicht die Zeit damit verbringen, Ihre Nachricht zu entschlüsseln, um herauszufinden, was Sie wollen. Wenn sie nicht in den ersten Sekunden nach dem Überfliegen Ihrer Nachricht dort ankommen, besteht eine gute Chance, dass sie sie vollständig ignorieren.

Sie müssen Ihre Nachrichten effizienter strukturieren, aber das bedeutet nicht, dass Sie wichtige Informationen auslassen müssen. Hier sind ein paar Richtlinien, die ich beim Schreiben als nützlich empfunden habe (diese sind nützlich für E-Mails, können aber wirklich auf jede schriftliche Kommunikation angewendet werden):

  • Geben Sie Ihr Ziel oder Ihren Hauptpunkt gleich im ersten Satz an. Dies ist Ihre Zusammenfassung. Sie wollen keine Geschichte mit Klimaaufbau schreiben, Sie wollen etwas sagen. Wenn Sie davon ausgehen, dass der erste Satz das einzige ist, was sie lesen (weil es so sein könnte), was wollen Sie damit sagen?

  • Wenn Sie mehrere Absätze benötigen, gehen Sie davon aus, dass sie nur den ersten Satz lesen und vielleicht den letzten Satz von jedem. So lesen die Leute, wenn sie überfliegen (ich weiß, denn so lese ich Ihre Frage; sie ist ziemlich lang). Sie können beliebige andere unterstützende Informationen in der Mitte des Absatzes enthalten; es wird da sein, wenn jemand aufhören und mehr in die Tiefe lesen möchte. Stellen Sie sicher, dass der erste Satz die wichtigsten Informationen enthält und der letzte Satz entweder die zweitwichtigsten Informationen oder eine Zusammenfassung des Punktes ist, den der Absatz zu machen versucht.

  • Wiederholen Sie Ihren Hauptpunkt oder Ihre Bitte am Ende. Das erste, was die meisten Leute tun werden, ist Ihre Nachricht zu überfliegen, um herauszufinden, worum es geht, und der erste und der letzte Satz sind, wo sie suchen werden. Nur wenn es ihr Interesse weckt, lesen sie den Rest des Zeugs in der Mitte, also können Sie dort all Ihre unterstützenden Informationen unterbringen. Gehen Sie erneut davon aus, dass sie möglicherweise nur den ersten und letzten Satz Ihrer E-Mail lesen.

Dies sind nur ein paar einfache Dinge, die Sie tun können, um Ihr Schreiben effektiver zu machen, und sie gelten unabhängig davon, an wen Sie schreiben oder was Sie erreichen möchten.

Was wird bevorzugt? Lange erklärende E-Mail oder kurze Vorstellung mit notwendiger Nachbereitung? [geschlossen]
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