Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail mit einer Empfangsbestätigungsanforderung erhalte, fühle ich mich etwas beleidigt, als würden sie nicht darauf vertrauen, dass ich auf die E-Mail reagieren werde, und einen Beweis dafür verlangen, dass ich sie gelesen habe.
Gibt es eine akzeptierte Etikette für diese E-Mail-Funktion? Ich selbst habe es vermieden, es zu verwenden.
Empfangsbestätigungen (RR) sind vielleicht die wertloseste Funktion des E-Mail-Versands.
Die Leute lesen oft kurz die ersten Sätze von E-Mails und kommen dann später darauf zurück. Ich persönlich habe alle eingehenden E-Mails als „Zur Nachverfolgung“ markiert und entmarkiere sie dann manuell, sobald ich das getan habe, was ich tun soll (oder wenn keine Aktion erforderlich ist).
Es ist auch nutzlos für den Massenversand, weil es wichtig ist zu sehen, wer es nicht erhalten/gelesen hat, anstatt wer es getan hat. Und mir ist nicht bekannt, dass E-Mail-Client-Tools markieren, wer der Empfänger einer gesendeten Nachricht ist. Wenn Sie eine E-Mail an 20 Empfänger senden und 19 RR erhalten, wer ist derjenige, der sie nicht erhalten hat?
Jedermanns Job ist nicht das Lesen von E-Mails, sondern das Handeln . Folglich ist E-Mail ein Werkzeug, um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten. RR-Flags tragen nicht dazu bei, wie Menschen ihre Arbeit erledigen. Sie verringern (nicht eliminieren) lediglich die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail aus technischen Gründen verloren gegangen ist.
Sie riskieren, herabgestuft zu werden, aber wagen Sie es zu sagen – ignorieren Sie es , es sei denn, Ihre Unternehmenskultur spricht die RR-Richtlinie ausdrücklich an . Wenn dies der Fall ist, würde es auch sagen, was zu tun ist, wenn Sie eine bestimmte E-Mail kurz lesen und planen, später darauf zurückzukommen. Wenn nicht, fragen Sie den Manager, der für diese Richtlinie verantwortlich ist.
Wahrscheinlich lautet die erste Leitlinie – „nimm es nicht persönlich“.
Ich habe gesehen, dass es aus allen möglichen Gründen gut und schlecht gemacht wurde, einschließlich:
Ein epidemisches Problem ungelesener Mails – insbesondere pauschale Aktualisierungen –, bei denen der Mangel an aufgenommenen Informationen Lücken verursacht. Es ist eine gute Möglichkeit, die Bevölkerungsgruppe zu identifizieren, die die E-Mail nicht gelesen hat.
Eine Krise oder ein anderes dringendes Anliegen, das nicht untergehen darf – der Absender würde es jedem antun, so wichtig ist es.
Eine Unsicherheit darüber, wer der Empfänger sein sollte.
Kann in geografisch verteilten Teams, in denen Sie nicht einfach vorbeischauen können und nicht so aufdringlich wie ein Telefonanruf sein möchten, häufiger passieren.
Ich würde vorschlagen, den Kontext für jede Lesebestätigung zu berücksichtigen - macht es eine Person nur aus Gewohnheit? Hat es erst mit einer bestimmten Situation oder Person begonnen – vielleicht wurde das Projekt gerade kritischer? Wenn Sie eine Veränderung sehen, halte ich es nicht für unhöflich zu fragen – besonders wenn Sie es als Lösung eines Problems ausdrücken – „Wie ich sehe, haben Sie eine Lesebestätigung darauf gelegt – was ist die Dringlichkeit davon?“
Wie jedes Tool kann die Lesebestätigung als Tool zur Bereitstellung großartiger Dienste oder als Tool für passive Aggression verwendet werden.
Als Projektmanager muss ich oft viele unterschiedliche Kommunikationswege mit verschiedenen Personen aus verschiedenen Abteilungen pflegen, und die Verwaltung dieser Kommunikation allein kann ziemlich entmutigend sein.
Eine Sache, die ich bei der Arbeit an Softwareprodukten gelernt habe, die Leads verfolgen und Vertriebsteams dabei helfen, mehr Verkäufe zu erzielen, ist, dass die Reaktionszeit entscheidend ist. Die MIT Lead Response Study sagt Folgendes:
Die Wahrscheinlichkeit, in 5 Minuten gegenüber 30 Minuten einen Lead zu qualifizieren, sinkt 21-mal. Und von 5 Minuten auf 10 Minuten verringern sich die Quoten des Zifferblatts, um sich zu qualifizieren, um das 4-fache.
Grundsätzlich sind die ersten 5 Minuten aus einem sehr wichtigen Grund entscheidend: Die Person, die Sie erreichen, denkt aktiv über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nach. Warten Sie 10 Minuten, und diese Person kann sich anderen Dingen zuwenden. Rufen Sie später an, und Sie werden wahrscheinlich unterbrechen.
Wie genau gilt das für Lesebestätigungen, fragen Sie? Nun, wir versuchen vielleicht nicht, etwas zu verkaufen, aber die Psychologie ist immer noch dieselbe. Wenn Sie als Absender diese Lesebestätigung von der E-Mail erhalten, die Sie an Bob gesendet haben, wissen Sie, dass Bob jetzt aktiv über das nachdenkt, was Sie ihm gesendet haben. Heben Sie den Hörer ab und rufen Sie ihn an, und es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie ihn unterbrechen. Stattdessen ist es wahrscheinlicher, dass Sie Bob im Modus erwischen, um alle Probleme zu besprechen, die Sie beide zu lösen versuchen.
Die Verwendung von Lesebestätigungen auf diese Weise kann zu viel produktiveren Interaktionen führen, sowie zu dem gleichen „Wow“-Effekt, den Verkaufsteams erleben, wenn sie einen potenziellen Kunden anrufen, während diese Person aktiv über das Problem nachdenkt, das sie zu lösen versucht.
Wenn Sie also E-Mails mit der Bitte um Lesebestätigung erhalten, hören Sie auf zu glauben, dass sie hinter Ihnen her sind. Diese Person versucht möglicherweise nur, ihre Kommunikation besser zu verwalten. Wenn Sie eine Person sind, die Lesebestätigungen auf diese Weise verwendet, teilen Sie unbedingt mit, warum Sie Lesebestätigungen anfordern, da dies dazu beitragen wird, Missverständnisse einzudämmen.
Ich weiß, dass es missbraucht/missbraucht wird. Ich frage mich, ob wir in Betracht ziehen sollten, dass der Absender versucht, die Antwort etwas bequemer zu gestalten. Es gibt Situationen, in denen ich weiß, dass Sie nicht verfügbar sind, wenn Sie die E-Mail bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht erhalten haben, und ich sie jemand anderem zuweisen möchte. Manchmal vergisst das Management, dass sie nicht für alle ein Blackberry gekauft haben.
Schade, dass dies kein akzeptabler Weg sein kann, um sich die Mühe zu ersparen, eine Ein-Wort-Antwort zu senden. Ich persönlich habe es mir abgewöhnt.
Betrachten Sie die Quelle
Die Personalabteilung und einige Rechtsabteilungen tun dies möglicherweise, weil sie es für besser als nichts halten. Genau wie beim Klicken auf „Akzeptieren“ bei einer Vereinbarung wissen wir, dass die meisten Leute sie nicht gelesen haben.
Es gibt kaum eine Wahl, ob es von einem Vorgesetzten oder einem Kunden kommt. Vielleicht betreiben sie Mikromanagement, oder wenn eine Person im Team nicht rechtzeitig dazu kommt, sendet sie eine Anfrage an jemand anderen.
Ich denke nicht, dass Kollegen oder externe Geschäftspartner es verwenden sollten, es sei denn, es gibt eine Richtlinie oder eine gegenseitige Vereinbarung über seine Verwendung. Du wirst wissen, wenn jemand versucht, seinen Hintern zu bedecken.
Ich möchte meine Antwort hinzufügen, indem ich zuerst diesen Punkt von @ jmort253 hervorhebe
Heben Sie den Hörer ab und rufen Sie ihn an, und es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie ihn unterbrechen. Stattdessen ist es wahrscheinlicher, dass Sie Bob im Modus erwischen, um alle Probleme zu besprechen, die Sie beide zu lösen versuchen.
Ich denke, dies sollte sehr vorsichtig verwendet werden. Auf einer kürzlichen Schulungskonferenz zum Thema Kommunikation wurde hervorgehoben, wie nervig es ist, jemanden anzurufen (Unterbrechung), wenn man auch eine E-Mail gesendet hat (weitere Unterbrechung).
Denken Sie daran, dass es in Outlook (ich nehme an, andere, aber ich habe noch keinen anderen Client mit dieser Funktion gefunden) eine Option zum "Immer eine Lesebestätigung senden" gibt - wenn dies vom Endbenutzer aktiviert wird, sind Sie jetzt sogar (weiter ) sie unterbrechen.
An meinem Arbeitsplatz (einer Bank) sind Lesebestätigungen eine Epidemie. Es gibt keine festgelegte Richtlinie, die Leute verwenden sie aus einem von zwei Gründen, basierend auf meiner eigenen Umfrage unter Kollegen und dem Management:
Ich persönlich habe die folgende Richtlinie angewendet, nur um die Flut von Eingabeaufforderungen von Outlook zu verhindern:
Früher habe ich Lesebestätigungen verwendet (mit Bedacht, da sie tatsächlich lästig sein können), wenn ich viele Verfahrensdokumentationen, „Das sind die Regeln“-Mails und zeitkritische Aufgaben versendet habe. Der Hauptgrund für die Verwendung der Lesebestätigung war der Versuch, eine Situation zu vermeiden, in der eine Person jegliche Verantwortung für eine verpasste Frist, einen Verstoß gegen eine Regel oder eine rückgängig gemachte Arbeit mit der Entschuldigung ablehnt, die entsprechende E-Mail nicht erhalten oder gelesen zu haben. Dies geschah in diesem Team mit frustrierender Regelmäßigkeit (was etwas über das Team aussagt) und würde mich entweder dazu bringen, versäumte Arbeit selbst nachzuholen, oder die Organisation möglicherweise anfällig für Vertragsstrafen im Falle von Regelverstößen machen. Wenn der Absender eine Bestätigung verlangt, dass Sie die E-Mail erhalten und die Anfrage/Aufgabe/Frist verstanden haben,
Allerdings klicke ich gerne auf Nein, um RRs zu senden, wenn ich keine geschäftliche Notwendigkeit sehe, damit der Absender weiß, dass ich sie gelesen habe, zum Beispiel, wenn ich in eine Massenmail kopiert wurde, die für mich nicht relevant ist, oder jemand hat eine Quittungsanforderung für etwas Dummes gestellt. Ich hatte ein paar Kollegen, die sie auf alles zu setzen schienen, was übertrieben ist. Ich würde es auch als schlechte Etikette für einen Junior-Mitarbeiter betrachten, eine Lesebestätigung in einer direkten E-Mail an leitende Mitarbeiter oder das Management anzufordern, da dies tendenziell impliziert, dass der Junior sich berechtigt fühlt, zu entscheiden, was wichtig ist, und dass er dem Manager nicht vertraut ihren Job machen.
Eine allgemeine Faustregel wäre also, davon auszugehen, dass Manager wahrscheinlich einen (für sie) berechtigten Grund haben, Quittungen anzufordern, und die Quittung zu senden, sobald Sie die E-Mail gelesen und entweder die Informationen verstanden oder die Aufgabe an Sie gestellt haben -Do-Liste.
Akolyth
jmort253
m-Schmied
Malve
JoelFan