Wie ist der Prozess des Terminmanagements bei Kunden, die nicht sehr reaktionsschnell sind?

Die einfache Antwort auf „Was macht der PM, wenn der Meilenstein vorbei ist“ lautet:

Planen Sie den Projektplan neu, um die Verzögerungen zu berücksichtigen, und berichten Sie dann über Meilensteinänderungen an die Projektsponsoren und Stakeholder.

Es wird davon ausgegangen, dass der PM im Risikoprotokoll ein Risiko für den Projektplan gemeldet und im Vorfeld der kritischen Frist mit allen relevanten Personen gesprochen hätte. Ich stimme nicht zu, dass dies Kommunikationsprobleme sind, dies ist ein Zeitplanrisiko, das auf externen Lieferfristen basiert. Fristen wie diese sollten vom Premierminister von den Dächern gerufen und Risiken und Sichtbarkeit täglich überprüft und verwaltet werden. Zu spät ist zu spät, lass es nicht so weit kommen!

Der Umgang mit potenziellen Verzögerungen im Voraus durch Kommunikation ist sehr wichtig. Es sollten jedoch eine oder mehrere vertragliche Anforderungen im Voraus festgelegt werden, um Verzögerungen auf Seiten des Kunden abzumildern. Beispielsweise könnte eine dieser Anforderungen Ihrem Team das Recht geben, weiterzumachen, wenn der Kunde die Frist nicht einhält.

Die von Ihnen festgelegte(n) Anforderung(en) sollte(n) dazu dienen, die Opportunitätskosten für Ihr Team zu mindern, falls der Kunde eine Frist nicht einhält. Diese sollten vor Projektbeginn mit dem Auftraggeber besprochen und vereinbart werden, damit es keine Überraschungen gibt, falls diese Regeln angewendet werden müssen.

Die einfachste Lösung wäre, den Abgabetermin für Begleitmaterialien um ein bis zwei Wochen vorzuziehen. Wenn der Kunde es bemerkt, erklären Sie einfach (viel höflicher als das, was ich sage), dass Fristen Fristen sind und wenn er nicht bereit ist, pünktlich auf dem Spielfeld zu erscheinen, sollten sie nicht spielen.

Wie oben erwähnt, benötigen Sie auch Ihr Sicherheitsnetz. Machen Sie im Vertrag sehr deutlich, dass SIE für die Zeit verantwortlich sind, die aufgrund mangelnder Umsetzung ihrerseits verloren geht.

Wenn Sie jemanden haben, der ein gutes Verhältnis zu jemandem aus seinem Büro hat, lassen Sie ihn vielleicht ein paar Tage im Voraus eine höfliche Erinnerung schicken. Meine persönliche Erfahrung mit dem Erinnern von Menschen ist, dass manche es mögen und manche es herablassend finden, aber die meisten Menschen sind verständnisvoll.

Was tun, wenn ihre Materialien zu spät kommen? Nun, der Premierminister sollte einen Notfallplan haben, auf den er zurückgreifen kann. Im Allgemeinen Dinge, die mit dem Projekt zusammenhängen, aber keine Zeitbeschränkung oder Abhängigkeiten haben.