Ist es eine effiziente Strategie, Tools für die Zusammenarbeit wie Office 365 nur für einen Teil der Mitarbeiter bereitzustellen? [geschlossen]

Ich arbeite für ein Industrieunternehmen, in dem viele Geschäfte im Backoffice erledigt werden (einschließlich Design, Engineering, F&E). Das Unternehmen hat beschlossen (und seine Entscheidung mehrfach bestätigt), die Einführung von Microsoft 365-Kollaborationstools auf einer 5-Jahres-Skala bis 2025 sehr langsam durchzuführen. Die Entscheidung zielt darauf ab, Geld für Lizenzen zu sparen.

Hinweis: Meine Sorge gilt hauptsächlich den kollaborativen Online-Tools von Microsoft 365 (Teams, Tasks, OneDrive), nicht der regulären Microsoft-Desktop-Suite).

Jedes Jahr erhalten wir eine Anzahl von Lizenzen, die etwa 20 % unserer Mitarbeiterzahl ausmacht. Und jetzt scheinen wir darüber nachzudenken, langfristig nicht wirklich für alle zu implementieren, sondern es auf Menschen zu beschränken, "die es wirklich brauchen". Es wird argumentiert, dass der Return on Investment in "unklar".

Alle anderen Unternehmen, mit denen ich zu tun habe, haben Microsoft 365-Tools (oder eine ähnliche Plattform) sofort und manchmal schon vor langer Zeit in vollem Umfang bereitgestellt. Ist das in anderen Unternehmen „ein Ding“, an der alten, präpandemischen Arbeitsweise festzuhalten, um Geld für Lizenzen zu sparen?

Ich bin mir momentan nicht sicher, welche Einstellung ich haben sollte. Soll ich weiter versuchen, das Management davon zu überzeugen, dass die Entscheidung falsch ist? Oder soll ich die Situation lieber so akzeptieren, wie sie ist, versuchen, die vorhandenen Lizenzen optimal zu nutzen und hoffen, den Wert solcher kollaborativer Tools langfristig beweisen zu können?

Es gibt andere Optionen zwischen der Lizenzierung von Office365 und dem Ausschluss von Mitarbeitern aus der Kommunikationsschleife, indem ihnen nichts gegeben wird. Sie könnten zum Beispiel LibreOffice-Installationen vorschreiben und jedem eine Office-Suite geben, bei der niemand für Lizenzen bezahlt.

Antworten (2)

nicht wirklich auf lange Sicht für alle bereitzustellen, sondern auf Menschen zu beschränken, „die es wirklich brauchen“ .

Das ist so, als würde man sagen, dass nur die Leute arbeiten dürfen , die wirklich arbeiten müssen .

Die bessere Strategie ist es also, die Mitarbeiter zu entlassen, die sowieso keine sinnvolle Arbeit leisten. Sparen Sie nicht nur Lizenzgeld, sondern auch Gehaltsgeld.

Sind wir allein da draußen?

Gar nicht. Die Welt ist voll von solchen Unternehmen und solchen Managern. Für ein bisschen (traurige) Unterhaltung solltest du dir thedailywtf.com und dilbert.com ansehen .

Lizenzen sparen?

Die Unternehmen, die sich mehr auf das Sparen konzentrieren, anstatt zu investieren oder vorsichtig auszugeben, sind die Unternehmen, die tatsächlich untergehen. Sie kämpfen nur darum, den Moment zu verzögern, in dem sie den Boden erreichen.

Hinweis: Es gibt einen großen Unterschied zwischen „sparen“ auf der einen Seite und „Verluste reduzieren“ oder „nicht nutzlos ausgeben“ auf der anderen Seite. Das Ergebnis mag ähnlich aussehen, aber die Details und der Kontext sind sehr unterschiedlich.

Ist es eine effiziente Strategie, Tools für die Zusammenarbeit wie Office 365 nur für einen Teil der Mitarbeiter bereitzustellen ?

Eigentlich ja. Die Mitarbeiter, die nur mit Hämmern auf Nägel schlagen, brauchen eigentlich keine Office-Tools. Auch die für die Reinigung zuständige Person benötigt kein Office. Beispiele können fortgesetzt werden. Eine mögliche Ausnahme: Die Manager dieser Personen müssen möglicherweise tatsächlich Office verwenden.

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Mitarbeiter, der plötzlich gebeten wird, etwas zu überprüfen, aber Sie stellen fest, dass keine Softwarelizenz vorhanden ist, sodass Sie jetzt einen Weg finden müssen, das an Sie gesendete Dokument zu öffnen. Wie viel würde das das Unternehmen kosten (um zu versuchen, den Computer eines anderen auszuleihen oder einen Ausdruck zu bekommen und dann zu versuchen, Ihre Vorschläge auf Papier weiterzugeben?) Wenn Sie Office365 nicht lizenzieren möchten, lassen Sie einfach diese überteuerte Suite fallen und installieren Sie OpenOffice auf jedem Computer und lassen Sie die kostenlose Office-Suite von einem Mitglied Ihres Teams unterstützen.
Ich habe schon das Problem, dass ich nicht die richtigen Werkzeuge für den Job habe - es geht einfach nicht um Office. Die Frage war jedoch nicht, welches die günstigeren Alternativen sind. Bedauerlicherweise.
Ich verstehe falsch. Wenn Sie zwei Optionen haben, eine, die kostenpflichtige Lizenzen erfordert, und eine andere, die die gleichen Vorgänge an denselben Dokumenten durchführt, aber keine kostenpflichtigen Lizenzen erfordert, warum ist die Verwendung der günstigeren nicht „das richtige Tool“? Wenn sie unterschiedliche Funktionalitäten bieten, könnte ich das verstehen, aber es sind keine unterschiedlichen Funktionalitäten. In diesem Fall ist es so, als würde man sagen: „Ich kann mir nicht genug Markenseife leisten, wie kann ich also alle meine Klamotten waschen?“ Die Antworten sind „weniger Klamotten haben oder billigere Seife ohne Markennamen verwenden“
MS Office hat Funktionen, die Poweruser tatsächlich nutzen, normale Benutzer nicht. Sie haben also 3 schlechte Optionen: 1. Jeder bekommt MS Office -> kostet Geld 2. Jeder bekommt LibreOffice (es ist besser als OpenOffice) -> Poweruser leiden 3. Sie mischen MS Office und LibreOffice -> bricht ab, wenn die Poweruser etwas mit a teilen normaler Benutzer. Was häufig genug vorkommt, dass 1. oft die billigste Alternative ist.
@Benjamin Zu diesen Funktionen gehören das Einbetten von VBA und vorkonfigurierten Vorlagen sowie die Integration in Remote-Systeme, das automatische Ausfüllen von Formularen und andere Elemente. Bitte behandeln Sie eine Person, die Erfahrung mit der Programmierung gegen diese Systeme (auf beiden Plattformen) hat, nicht als jemanden, der es nicht weiß. Ja, es fallen Anpassungskosten für die Migration an, auch wenn sie fast gleich sind; aber das kostet Zeit und nicht Geld. Wenn Sie der Meinung sind, dass das Bezahlen der Lizenzgebühren die billigste Alternative ist, dann zahlen Sie es und hören Sie auf, sich zu beschweren
@EdwinBuck: Ich verstehe deinen Punkt überhaupt nicht. Sie scheinen ein Befürworter von LibreOffice zu sein. Ich bin auch offen (und ich begrüße) freie Software, aber die Diskussion hier ist anders. Bitte beachten Sie auch, dass der Preis nicht der einzige Faktor ist, den Sie beim Kauf berücksichtigen sollten. Unter anderem sind die Supportkosten sehr wichtig. Auch die Einhaltung von Standards ist wichtig. Die Verwendbarkeit in bestimmten Situationen kann entscheidungsverändernd sein (z. B. funktionale oder passive Sicherheit). Office-Tools sollten aus meiner Sicht komplett aus Engineering-Projekten verbannt werden. Es gibt spezielle Tools, die dabei helfen, Dinge zu erledigen.
@virolino Ich plädiere dafür, dass jeder eine Textverarbeitung und ein Tabellenkalkulationsprogramm hat. Einige Leute machen den Fehler zu glauben, dass nur die Microsoft Office-Suite diese Elemente verarbeiten kann, wenn es etwa 12 verschiedene Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme gibt, die in Microsoft Office erstellte Dokumente verarbeiten können. Wenn Sie also die Lizenzen nicht kaufen können, dann ist das Nächstbeste nicht zu sagen „Sie können nicht an der Arbeit teilnehmen, wenn es sich um Word oder Excel handelt“, sondern „verwenden Sie dieses kompatible Textverarbeitungs- / Tabellenkalkulationsprogramm. LibreOffice ist nur eines davon viele, es spielt keine Rolle, welche Sie verwenden.
@virolino Deine Meinung ist albern. Präsentationen (PowerPoint) sind oft erforderlich, um Ideen effektiv zu kommunizieren. Dokumentation kann in vielen Formen vorliegen, eine davon ist ein Word-Dokument. Die Berechnung einfacher Statistiken zur Leistung erfordert oft mehr als einen Taschenrechner (Excel). Wenn ich als Ingenieur ohne diese Tools arbeiten müsste, würde ich Ersatz finden. Wenn ich keinen Ersatz einsetzen dürfte, würde ich mir einen Ersatzarbeitgeber suchen.
"Wenn ich als Ingenieur ohne diese Werkzeuge arbeiten müsste, würde ich Ersatz finden." Nun, sie sind bereits Ersatz. Und tatsächlich, schlechter Ersatz. Wenn Sie noch nichts von Requirements Engineering mit Rückverfolgbarkeit und Statistiken, Testmanagement-Tools (mit Rückverfolgbarkeit und Statistiken), Bugtrackern (einschließlich Statistiken) usw. gehört haben, dann ist es schade. Ein Ingenieur sollte mit den Werkzeugen eines Ingenieurs arbeiten, nicht mit den Werkzeugen einer Sekretärin. Und alles, was ich gerade gesagt habe, sollte nicht nur für die Softwareentwicklung die Norm sein, sondern für so ziemlich alles andere.

Die Botschaft, die das Unternehmen an diejenigen sendet, die sich in der späteren Hälfte des Bereitstellungs-Rollouts befinden, lautet, dass sie keine Rolle spielen. Das gilt auch, wenn der Rollout in ein paar Monaten erfolgt, es wird noch schlimmer, wenn es Jahre dauert.

Dadurch werden die Unternehmensdokumente dem schmutzigen Internet ausgesetzt. Wenn es ein Dokument gibt, das Mitarbeiter x lesen, bearbeiten und einreichen muss, aber die Software auf den Firmengeräten veraltet ist, sendet der Mitarbeiter die Datei an seinen Heimcomputer, nimmt die Bearbeitungen vor und sendet sie dann zurück. Jetzt befindet sich dieses Firmeneigentumsdokument auf ihrem Heim-PC oder in den Google-Dokumenten.

Ist das in anderen Unternehmen „ein Ding“, an der alten, präpandemischen Arbeitsweise festzuhalten, um Geld für Lizenzen zu sparen?

Für einige Unternehmen ist dies die normale Art und Weise, wie sie arbeiten. Sie sehen sich die Kosten für Lizenzen und andere Tools an und bitten die Mitarbeiter, ihre eigenen Tools zu verwenden. Ich habe gesehen, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter auf einen einzigen alten kleinen Monitor beschränkten, anstatt ein paar Hundert für zwei große Monitore auszugeben. Die Kosten der Hardware können sie sehen, die Kosten der Ineffizienz werden ausgeblendet.

Da OP auch sagte, dass nicht jeder ein Laufwerk bekommt, werden diese Dateien nach und nach auf immer mehr Filesharing-Diensten sein. Es geht also nicht nur um Google Docs, sondern auch um Dropbox und Co.!
Ist es eine effiziente Strategie, Tools für die Zusammenarbeit wie Office 365 nur für einen Teil der Mitarbeiter bereitzustellen? [geschlossen]
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