Kontaktpflege in einem mittelständischen Unternehmen

Ich arbeite in einer mittelgroßen Vertriebsorganisation mit 20 bis 30 Mitarbeitern, etwa 40 Händlern und 100 Standorten in Nordamerika. Unser aktuelles Problem ist die zeitraubende Verwaltung externer Händlerkontakte für unsere Mitarbeiter. Ich würde gerne wissen, ob jemand Empfehlungen oder Gedanken dazu hat, wie man Kontakte am besten verwaltet.

Wir investieren derzeit in Exchange Online / SharePoint Online und verwenden öffentliche Ordner und Verteilerlisten, um Kontakte für jedes Gebiet zu verwalten. Wir haben auch ein separates Händlerportal, in dem wir Benutzer für Händler erstellen, basierend auf den externen Kontakten, die in die öffentlichen Ordner eingegeben werden.

Unsere typischen Nutzungsszenarien sind E-Mails, die an bestimmte Händler oder alle Händler über bestimmte Produktaktualisierungen gehen. E-Mails werden auch an verschiedene Arten von Benutzern gesendet, sei es an alle Verkaufsleiter oder alle Serviceleiter eines Händlers.

Unser Vertriebsteam kopiert die Kontakte aus öffentlichen Ordnern in ihre Outlook-Ordnerkontakte, damit die Kontakte mit seinem Telefon synchronisiert werden. Wenn er die Kontakte aktualisieren möchte, hat er die Kontakte gelöscht und erneut aus dem öffentlichen Ordner in seinen Outlook-Kontaktordner heruntergeladen.

Alles in allem müssen viele Daten erneut eingegeben werden, was für das Vertriebsteam schwierig sein kann, seine eigenen Kontakte zu verwalten, insbesondere für diejenigen, die nicht technisch versiert sind und die Zeit anderer Mitarbeiter benötigen, um dies für sie zu tun.

Wir haben uns Optionen wie SalesForce und andere CRMs angesehen, aber es scheint ein sehr teurer Weg zu sein, das zu erreichen, was wir wollen. Ich frage mich, ob es irgendwelche Dienste oder bessere Möglichkeiten gibt, diese Kontakte in einer Organisation zu verwalten. Beispiele wären sehr willkommen!

Antworten (2)

Ist dies nur ein E-Mail-Kontakt oder andere Informationen wie Telefon, Postanschrift usw.? Wenn Sie nur E-Mails senden, können Sie erwägen, einen Listserver einzurichten.

Bei meiner Arbeit müssen wir verschiedene Gruppen von Personen kontaktieren, basierend auf Dingen wie Positionseinstufung, Gehaltseinstufung, ob sie mit einem Kurs verbunden sind usw. Wir erhalten Informationen von HR/ITS, um die Erstellung dieser Listen zu automatisieren, aber wir übergeben auch Verwalten Sie einige Listen (alle Abteilungsleiter und ihre Verwaltungsassistenten usw.).

Die Listen sind gesperrt – einige Personen (unser Provost, der College-Präsident, ihre Verwaltungsassistenten) können an jede Liste senden, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist. Jeder andere kann senden, aber einer von uns Listenadministratoren muss die gesendete Nachricht genehmigen. Listen sind so konfiguriert, dass die Antwortadresse NUR der ursprüngliche Absender ist (keine Listennachrichten mit "OK, danke") und dass Benutzer sich nicht selbst abmelden können.

Es gibt jede Menge gute Listserv-Software, sowohl kostenlos (libre) als auch kostenlos (kostenlos) für alle Arten von Mailservern und Host-Betriebssystemen. Wir verwenden Lyris, aber wahrscheinlich aus Gewohnheit, da wir es seit über 10 Jahren verwenden.

Ivan danke für den Vorschlag. Es sind ein paar weitere Felder, wie Sie vorgeschlagen haben, wie Telefonnummer und Postanschrift.

Wenn Sie immer noch auf der Suche nach etwas sind, das Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Kontakte hilft, würde ich Ihnen raten, einen Blick auf die Mailing-Kontakte-App - Vorlage auf Simitless zu werfen .

  • Ihre App ist vollständig anpassbar: Es gibt Module/Felder (wie Tabellenspalten), aus denen Sie auswählen und die App so anpassen können, dass sie nur die Daten verfolgen/erfassen, die Sie benötigen.
  • Und was bei Kontakten praktisch sein kann, Sie können Kontakten verschiedene Tags geben. Wenn Sie E-Mails an Ihre Kontakte senden müssen, filtern Sie diese nach den benötigten Tags und senden Sie ausgewählte Kontakte per E-Mail direkt aus der App (Sie müssen nur Ihren E-Mail-Client konfigurieren).
  • Alle Kontakte werden in Echtzeit für alle mit der App verbundenen Personen synchronisiert und die Daten sind sowohl im Browser als auch auf Mobilgeräten verfügbar, da es sich auch um eine mobile Web-App handelt. (Es gibt keine direkte Synchronisierung mit jedem Telefonkontakt, aber das ist etwas, wonach Sie nicht gefragt haben, soweit ich es verstanden habe).
    • [So wie ich es für Ihren Anwendungsfall sehe, erstellen Sie Ihre App, führen den Vorgang des Eingebens/Importierens Ihrer Kontakte einmal durch (anstatt ihn jedes Mal wiederholen zu müssen, wenn Sie etwas ändern müssen) und filtern und verwenden ihn (um zu senden E-Mail zum Beispiel) wie Sie es für richtig halten. Jede Kontaktkarte hat eine Direktaktionsschaltfläche (z. B. E-Mail, Skype, Anruf). Darüber hinaus können Sie mit Ihrer bestehenden E-Mail-Software einen "mailto"-Link generieren, um ausgewählten Kontakten und ausgewählten Händlern eine E-Mail zu senden.]
  • Sie können so viele parallele Verbindungen haben, wie Sie möchten (dh mehrere Mitarbeiter können sich gleichzeitig mit der App verbinden). Und es gibt Vorlagen, um mit dem Erstellen Ihrer App zu beginnen, oder Sie können ganz von vorne anfangen.

Vollständige Offenlegung: Ich bin Teil des Startups, das diese Plattform entwickelt hat. Wir sind erst vor kurzem gestartet, noch in der Beta-Phase. Wenn Sie es ausprobieren möchten und Hilfe benötigen, kann ich Ihnen definitiv helfen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf. Sie können jede Vorlage nach Herzenslust ändern.

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