Sind bei einer IRS-Steuerprüfung Kreditkartenbelastungen ohne Quittung ein gültiger Ausgabennachweis oder benötigen Sie eine physische Kopie?

Ich überlege, ob ich meine Papierbelege aufbewahren soll oder nicht. Ich buche alles über meine Geschäftskreditkarte ab.

Können Sie bei einer IRS-Prüfung eine Kreditkartenbelastung als gesetzliche Betriebsausgabe geltend machen oder müssen Sie dies mit einer physischen Quittung belegen?

Derzeit verwende ich expensify.com, um alle meine Ausgaben zu dokumentieren, aber ich mache kein Foto oder behalte keine Kopie des Papiers. Ich dokumentiere es einfach, indem ich jede Transaktion durchgehe und einen Kommentar dazu gebe, wofür der Kauf bestimmt war.

FWIW Mein Arbeitgeber nutzt auch Expensify. Die App macht es trivial, ein Foto der Belege zu machen. Das hilft Ihnen derzeit nicht, aber ziehen Sie in Betracht, diese Funktion in Zukunft zu nutzen.
Ein Teil des Jobs einer Spesenverfolgungs-App besteht darin, die Ausgaben so zu verfolgen, dass Ihnen die IRS vom Hals gehalten wird. Sehen Sie für eine bestimmte App nach, ob diese App über Tools verfügt, die die Berichterstattung vereinfachen. Auch wenn Sie die Quittung nicht in Expensify erfasst haben, haben Sie einige Details zu den Ausgaben in einen Bericht eingegeben? Das könnte helfen, die Beweislast zu erfüllen. Bietet das Expensify-Wiki oder die Wissensdatenbank Anmerkungen oder Berichte, die bei der Meldung an den IRS helfen?
tolle Frage, lass uns ein paar tolle Antworten sehen!

Antworten (1)

Die Antwort ist leider nicht schwarz auf weiß.

Die IRS-Website definiert die Beweislast wie folgt:

Im Allgemeinen kommen Steuerzahler ihrer Beweislast nach, indem sie die Informationen und Belege (falls erforderlich) für die Ausgaben haben. Sie sollten angemessene Aufzeichnungen führen, um Ihre Ausgaben nachzuweisen, oder über ausreichende Beweise verfügen, die Ihre eigene Aussage stützen. Sie müssen im Allgemeinen dokumentarische Nachweise wie Quittungen, stornierte Schecks oder Rechnungen haben, um Ihre Ausgaben zu belegen. Zusätzliche Nachweise sind für Reise-, Bewirtungs-, Geschenk- und Autokosten erforderlich.

https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-Employed/burden-of-proof

Während eine Kreditkartenabrechnung den Lieferanten des betreffenden Artikels zeigt, enthält sie keine Details zum Artikel selbst.

Kreditkartenabrechnungen zeigen fast dasselbe wie stornierte Schecks, mit der Ausnahme, dass ein Scheck normalerweise ein Notizfeld hat, in dem Sie beschreiben können, um welche Dienstleistung es sich handelt (was wichtig ist, wird vom Empfänger des Schecks akzeptiert).

Infolgedessen könnten Sie so oder so argumentieren. Auf der einen Seite könnte man sagen, dass die Kreditkartenabrechnung ein ausreichender dokumentarischer Beweis ist, während man auf der anderen Seite sagen könnte, dass die Anmerkungen erfunden sein könnten und es keine Möglichkeit gibt, sie auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.

Wenn Sie und der IRS nicht einverstanden sind, müssten Sie die Angelegenheit leider vor das Finanzgericht bringen und eine Entscheidung einholen - wahrscheinlich zu teuer, um sich zu lohnen. Vielleicht müssen Sie nur bereit sein zu sagen: "Okay, ich akzeptiere, dass diese unzureichend dokumentiert sind, hier ist ein Scheck für die Steuer, die ich für diese Artikel hätte zahlen müssen."

Ich würde vorschlagen, dass Sie, wenn die Aufbewahrung aller Quittungen eine zu große Belastung darstellt, Quittungen für Dinge aufzeichnen, die möglicherweise ein Problem darstellen (große Beträge, ungewöhnliche Artikel usw.). Während beispielsweise eine einzelne Transaktion von Staples über den Preis von Kopierpapier, die als "Kopierpapier" bezeichnet wird, wahrscheinlich keine Quittung benötigt, um sie zu belegen.

Einige Leute implementieren eine Richtlinie wie: Quittungen für alle Transaktionen über 20 $; Nur damit während eines Audits nie die Frage nach einer unzureichenden Dokumentation gestellt wird, und wenn dies der Fall ist (der Auditor denkt heute, dass der Schwellenwert bei 15 USD liegen sollte), ist die Auswirkung nicht so groß.

Hallo @xirt, würdest du sagen, dass es in der Tat am besten ist, jeden Papierbeleg aufzubewahren - ist das richtig? Wie ist die Situation diesbezüglich?
Es scheint, dass die Antwort auf die spezifische Frage "Sind Kreditkartenbelastungen ohne Quittung während einer IRS-Steuerprüfung ein gültiger Ausgabennachweis, oder benötigen Sie eine physische Kopie?" geht leider grundsätzlich nicht .. ist das etwa richtig?
Verschiedene Unternehmen liefern Kreditkartenunternehmen unterschiedliche Mengen an Informationen, wenn sie Gebühren erheben. Ich habe Flugtickets mit Flugnummern auf Kreditkartenabrechnungen auftauchen lassen. Ich hatte auch eine mysteriöse Belastung, für die ich es knapp vermied, eine Rückbuchung einzureichen, weil der Name auf der Abrechnung in keiner Beziehung zum Händler stand (der Händler hatte auch keine Ahnung, wie der Name lautete, aber der Händler wurde bezahlt und das Transaktion war ansonsten korrekt). Ich würde vermuten, dass die Verwendbarkeit einer Kreditkartenabrechnung davon abhängen würde, welche Informationen sie zufällig enthielt ...
... was normalerweise irgendwo zwischen diesen Extremen liegen würde.
Ich würde mich selbst für die Richtlinie - nur über 20 US-Dollar - entscheiden und wahrscheinlich nur Scans von Quittungen anstelle von tatsächlichen Quittungen aufbewahren.
Sind bei einer IRS-Steuerprüfung Kreditkartenbelastungen ohne Quittung ein gültiger Ausgabennachweis oder benötigen Sie eine physische Kopie?
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