Als PMO-Projektcoach werde ich oft gebeten, den Zeitplan von Projekten zu überprüfen. Einige sind detaillierte Zeitpläne in MS Project, während andere eine (Kapazitäts-)Planung auf hoher Ebene in einer Tabellenkalkulation sind. Es gibt wasserfallartige Projekttypen sowie Projekte, die Sprint-Planung verwenden, wie (Scrum) oder Kanban.
Auch wenn nur wenige Projekte gleich sind, versuche ich, objektiv zu bleiben, indem ich die folgenden Punkte überprüfe:
Das übergeordnete Ziel ist natürlich, die Vorhersagbarkeit zu verbessern und junge oder neue PMs mit Best Practices zu coachen. Aber all das ist nicht billig, und ich muss in der Lage sein, diesen Prozess zu skalieren (obwohl die Anzahl der Projekte wächst, muss die aktuelle Personalausstattung des PMO konstant bleiben). So kurz davor, die Zeitpläne selbst neu zu erstellen,
Hmm, jetzt wo ich diese Frage aufgeschrieben habe, bin ich noch skeptischer :-).
Ein Standardansatz zur Durchführung von Audits wird schnell zu einer nutzlosen Kontrolle, die jeder fürchten wird, nicht mehr zu verwenden, aber niemand wird die Daten daraus verwenden. Wenn ich Sie wäre, würde ich meinen Prüfungsansatz im Einklang mit dem Ziel entwickeln, das ich anstrebe, sowie mit dem Projekt und seinen einzigartigen Problemen und Risiken.
Ich sehe eine Checkliste, um jedes Projekt auf höchster Ebene zu schlagen, aber jede Tiefe der Analyse würde meiner Meinung nach einen einzigartigen Ansatz erfordern. Und es ist NICHT billig; Daher möchten Sie einen einzigartigen Ansatz, um das Beste aus jedem ausgegebenen Audit-Dollar herauszuholen.
Ich glaube nicht, dass Sie eine Metrik zuweisen können, die für alle Projekttypen gültig oder nützlich wäre, aber ich denke, Ihre Liste hier ist ein guter Anfang für die Überprüfung.
Ich würde eine Checkliste mit Ihren fünf Punkten verwenden und auf jeden etwas tiefer eingehen -
WBS - zeigen, wie der WBS zustande kam, wer seinen Beitrag dazu geleistet hat, warum er so strukturiert war usw. Dies gibt den PMs einen Einblick in den Prozess und kann auf Lücken hinweisen.
Schätzungen - wie wurden sie geschätzt, beinhalten sie O-, ML-, P-Bereiche, wurde diese Arbeit zuvor durchgeführt oder neue Technologie usw.
Usw. Ich denke, wenn Sie eine einfache Checkliste erstellen und diese dann vom PMO durchgehen lassen, wobei der PM Antworten und unterstützende Informationen dazu liefert, wie der Zeitplan erstellt wurde, erhalten Sie einen guten Überblick über die Zuverlässigkeit.
Was Lessons Learned anbelangt, ist es am besten, dies am Ende jeder Phase zu tun und die tatsächliche mit der geplanten (sowohl Zeitplan als auch Plan) zu vergleichen und dabei zu dokumentieren. Auf diese Weise sind Entscheidungen frisch im Kopf, und die in Has 1 gelernten Lektionen können möglicherweise in Phase 3 implementiert werden, um ähnliche Probleme zu vermeiden. Am Ende des Projekts ist es für LL wirklich zu spät. Jeder ist am Ende und versucht, weiterzumachen, und wenn es nicht gut gelaufen ist, suchen sie nach einer Stelle, an die sie den Schwarzen Peter weitergeben können. Holen Sie sich die Lektionen, bevor es dieses Schutzbedürfnis gibt.
Für eine Überprüfung auf hohem Niveau würde ich die Menge an Unsicherheit mit der Menge an "Puffer" im Zeitplan vergleichen. Genauer gesagt, wie viel Platz ist eingebaut, bevor der Umfang x bis zum Datum y geliefert werden muss.
Dies hängt stark von Erfahrung und einem allgemeinen Gefühl für die Bandbreite dessen ab, was schief gehen könnte, und einem Gefühl für die Toleranz/Parameter der Beteiligten, um Änderungen in Zeitplan, Umfang, Kosten zu akzeptieren ...
Budget versus Ist-Werte ist nicht allzu schwer, wenn Sie ein formelles Schätzungsmodell haben, kann aber ansonsten schwierig sein. Zum Beispiel habe ich gesehen, wie Organisationen Analysen durchgeführt haben von:
Modellschätzung (ursprünglicher Umfang) -> 200 Manntage Istwert = 300 Manntage Modellschätzung (tatsächlicher Umfang) -> 275 Manntage Fehlschätzung = 25 Manntage
Ohne ein formelles Modell ist dies schwer zu bewerkstelligen. Selbst mit einem Model werden PMs manchmal faul.
In einem früheren Leben bei einer großen Beratungsfirma war die allgemeine Erfahrung, dass Schätzungen wegen ungeplanter Arbeit und nicht wegen falsch eingeschätzter Arbeit überzogen wurden.
Für die frühzeitige Überprüfung von Plänen verwende ich derzeit zwei Checklisten – eine enthält eine Reihe von Fragen dazu, wie bekannt der Umfang ist, die andere dazu, wie komplex er ist. Das Ziel dieser ist herauszufinden, wie viel Sie nicht wissen, wenn Sie hineingehen, oder welche Überraschungen Sie haben könnten.
Danny Schoemann