Meine Projekte haben im Allgemeinen 6 Bereiche (Engineering, Fertigung, Montage usw.). Jedem Bereich wurde ein Budget für ein bestimmtes Projekt (Dollar und Stunden) zugeteilt.
Jede Woche erhalte ich einen Bericht darüber, wie viel wir (in Dollar und Stunden) in jedem Bereich für dieses bestimmte Projekt ausgegeben haben.
Ich versuche, zusätzlich zu diesen Informationen eine Art Health-Check-Tool zu integrieren. Für zB Engineering waren 40 Stunden und 1600 $ vorgesehen. Angenommen, sie haben 30 Stunden aufgebraucht und sind nur zu 50 % vollständig. Welche Formel kann ich verwenden, um die Gesundheit davon zu zeigen?
Um ehrlich zu sein, verwende ich nur Word oder Excel in Verbindung mit vordefinierten Parametern, um den Zustand des Projekts regelmäßig zu bewerten und an meine Sponsoren, den Projektvorstand und die wichtigsten Stakeholder zu berichten. Die Festlegung dieser Parameter ist der herausfordernde Teil, und sie werden sich wahrscheinlich von einem Projekt zum nächsten ändern. Sie können Earned Value Management-Techniken untersuchen und Konzepte wie Planleistungs- und Kostenleistungsindizes auf Ihre Entscheidungsfindung anwenden, wenn Ihre Projekte ausreichend kostspielig und komplex sind, um den Overhead zu rechtfertigen.
Ich unterstütze die Earned-Value-Technik als wertvolles Instrument zur Statusanzeige und Prognose.
Sie könnten einfach beginnen, indem Sie auch nach einem erwarteten Abschluss (ETC) in Stunden fragen: Wie viel Zeit werden sie benötigen, um die anderen 50 % fertigzustellen? Sind es wieder 30 Stunden oder werden es die ursprünglichen 20 sein?
Indem Sie den ETC zu den Ist-Werten hinzufügen, können Sie die erwarteten Gesamtkosten berechnen. Die Abweichung zwischen dem ursprünglichen Budget und den erwarteten Kosten gibt Ihnen Ihren Gesundheitscheck.
Stellen Sie sicher, dass „50 % abgeschlossen“ durch greifbare (messbare) Beweise und nicht durch Vermutungen bestätigt wird.
Es gibt mehrere Metriken, die den Zustand anzeigen würden, aber da Sie Kosten und Stunden erwähnt haben, ist Earned Value die Methode, die Sie einsetzen möchten. Es ist sehr aufwendig, dieses Verfahren richtig auszuführen, und es ist teuer im Betrieb. Typischerweise wird es bei komplexeren und teureren Projekten verwendet.
Während Earned Value Stunden überwacht, ist es ein Tool, das Dollar misst. Stunden können überlaufen, während Dollars unterlaufen und umgekehrt. Sobald Sie also die Arbeit „dollarisieren“, werden Stunden weniger relevant.
Allerdings denken die meisten Leute – offensichtlich – in Stunden, wenn sie die Arbeit schätzen, also müssen Sie beide verwenden. Aber Ihre ETCs und EACs sind in Dollar.
Ein nützliches Informations-Dashboard zeigt, ob Ihr Projekt auf Kurs oder gefährdet ist. Es gibt keine einheitliche Formel, um dies zu bestimmen, insbesondere wenn ein Projekt dem Anti-Pattern „80 % der Dinge sind zu 50 % erledigt“ zum Opfer gefallen ist.
Das Problem mit "Gesundheitsprüfungen" besteht darin, dass sie sowohl für Ihr Projekt als auch für Ihre Organisation von wesentlicher Bedeutung sein müssen. Wenn du sagst:
Engineering hatte 40 Stunden und 1600 $ zugeteilt ... sie haben 30 Stunden verbraucht und sind nur zu 50 % fertig [.]
Es gibt keinen offensichtlichen Kontext oder Aktionspunkt. Ist es zum Beispiel wichtig zu sagen, dass Sie die restlichen 50 % der Arbeit in 10 Arbeitsstunden erledigen müssen, oder dass Sie nur noch 400 $ im Budget haben? Sind 50 % der Wert, den Sie durch die Arbeit an der aktuellen Funktion erhalten haben, oder der verbleibende Aufwand, um sie fertigzustellen?
Wie Sie sehen können, gibt es zu viele Möglichkeiten, diese Daten zu interpretieren. Es können auch sowieso die falschen Daten sein, denn...
Ihre Frage definiert nicht, wie diese Zeitpläne und Budgets zustande kommen. Basieren sie auf fixen Arbeitskosten oder basieren sie auf Aufwandsschätzungen für einen bestimmten Meilenstein?
Basierend auf den begrenzten Informationen, die in Ihrer Frage bereitgestellt werden, ist die einzig gültige Schlussfolgerung, die man aus den Daten ziehen kann, dass Ihre aktuellen Schätzungen um 25-50 % abweichen. Wenn dies ein routinemäßiger Mangel ist, dann haben Sie meiner Meinung nach ein grundlegendes Problem mit Ihren Kalkulations- oder Budgetierungsprozessen.
Dies kann ein echtes Problem sein (z. B. verschieben sich Ihre Liefertermine) oder es kann sich einfach um ein vorübergehendes Problem handeln (z. B. Zeitplan oder Budget werden woanders aufgeholt). Der Punkt ist jedoch, dass das Projekt die Erwartungen von jemandem nicht erfüllt und dass Informationen verbreitet und der Prozess im Lichte Ihrer empirischen Ergebnisse neu bewertet werden sollten.