Wie bringt man als neuer Project Launch Manager Menschen dazu, an Online-Meetings teilzunehmen?

Machen Sie zuerst ein frohes Übergeben. Sprechen Sie persönlich mit den Personen, die Sie einladen, und erhalten Sie deren Zustimmung zur Teilnahme an den Meetings. Es ist am besten, wenn Sie dies persönlich tun können, aber wenn nicht, hilft sogar das Telefon. Erklären Sie, was Sie zu erreichen versuchen, warum ihre Anwesenheit wichtig ist, und finden Sie eine Zeit, in der sie verfügbar sind.

Beschränken Sie die Personen, die Sie einladen, auf die tatsächlich für den Anruf benötigten Personen. Wenn sie ihren Input oder ihr Feedback für den Anruf nicht benötigen, bieten sie ihnen besser eine optionale Einladung an und senden ihnen die Zusammenfassung. Das Letzte, was jemand braucht, ist ein weiteres Treffen, bei dem er keinen wirklichen Grund hat, dort zu sein.

Holen Sie immer die Manager in das Projekt ein, bevor Sie Mitglieder ihres Teams einladen. Bringen Sie den Manager dazu, Personen zuzuweisen und sie dazu zu bringen, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Druck von oben trägt wesentlich dazu bei, dass Menschen an Meetings teilnehmen, die sie sonst vielleicht überspringen würden.

Ein Löffel Zucker kann bei Menschen viel bewirken. Geben Sie den Menschen das Gefühl, etwas Besonderes zu sein und zu glauben, dass ihre Beteiligung am Projekt Ihnen viel bedeutet. Loben Sie die Arbeit, die sie leisten, und geben Sie ihren Vorgesetzten gegebenenfalls positives Feedback. Oftmals fühlen sich Unternehmensdrohnen in ihren Würfeln festgefahren und werden nicht gewürdigt. Ein wenig Anerkennung kann viel dazu beitragen, sie voll und ganz in Ihr Projekt einzubeziehen, was oft einen großen Unterschied für den Erfolg oder Misserfolg des Projekts ausmachen kann.

Basierend auf meiner Erfahrung mit Entwicklern, Produktinhabern usw. in verschiedenen Zeitzonen sind die wichtigsten Dinge, die richtigen Leute zu haben, die Meetings zu den richtigen Zeiten abzuhalten und die richtige Häufigkeit der Meetings zu haben.

Das Arbeiten über Zeitzonen hinweg bedeutet normalerweise, dass eine oder mehrere Personen außerhalb der regulären Zeiten an der Besprechung teilnehmen müssen. Normalerweise war ich derjenige, der die ungeraden Stunden arbeitete, um sicherzustellen, dass alle anderen während der Arbeitszeit in den Besprechungen waren. In einem anderen Team waren wir nur ein oder zwei Leute in drei Zeitzonen, also haben wir uns von Meeting zu Meeting geeinigt, wer die beschissene Zeit bekommen würde.

Es ist wichtig, dass Sie die richtigen Leute in den Meetings haben. Einige wären erforderlich und andere können optional sein. In einigen Fällen können diese Personen je nach Tagesordnung von Meeting zu Meeting wechseln. Stellen Sie bei der Planung des Meetings sicher, dass sich alle erforderlichen Personen über die Uhrzeit einig sind.

Stellen Sie für die erforderlichen Personen sicher, dass Sie betonen, dass diese Besprechungen nicht optional sind. Ich musste in der Vergangenheit über die Köpfe der Leute hinweggehen. In manchen Fällen brachten Gespräche mit ihrem Vorgesetzten Klarheit. In anderen Fällen haben wir entschieden, dass die Person nicht die richtige Person für das Projekt war, und sie wurde ersetzt. Dies kann eine schwierige Situation für Kollegen sein, da es die Arbeitsbeziehungen nicht beeinträchtigen kann.

Die Begrenzung der Häufigkeit der Besprechungen ist ebenfalls hilfreich, insbesondere wenn einige Personen außerhalb der Standardarbeitszeit an der Besprechung teilnehmen müssen.

Erwägen Sie, das Meeting nach Möglichkeit in kleinere Meetings aufzuteilen. Mehr Leute bedeuten in der Regel längere Meetings. Wenn Sie zu viele Dinge abdecken müssen, können Sie am Ende mit Leuten enden, die an einem langen Meeting teilnehmen, wo sie nur für kurze Zeit benötigt werden. Diese Personen werden mit geringerer Wahrscheinlichkeit zum nächsten Meeting erscheinen.

Ist dieses Treffen notwendig? Klingt so, als würden einige Ihrer Leute Ihnen sagen, dass dies nicht der Fall ist und dass ihre Zeit besser mit etwas anderem verbracht wird.

Machen Sie das Meeting produktiv, indem Sie: eine Tagesordnung festlegen (und befolgen), eine Liste mit Dingen, die behandelt werden sollen. Legen Sie Aktionspunkte fest und weisen Sie sie Personen mit der Erwartung zu, dass die Aktionspunkte bis zu einem bestimmten Datum erledigt sind. Notieren Sie all dies in einigen Minuten, während das Meeting läuft, und veröffentlichen Sie das Protokoll per E-Mail innerhalb von 5 Minuten nach Ende des Meetings.

Auch zu viele Personen im Gespräch können vom Zweck ablenken. Es hat keinen Sinn, Dutzende von Leuten zu haben, wenn die Informationen nur für eine kleinere Gruppe relevant sind. Richten Sie mehrere verschiedene kürzere Meetings optimal für die unmittelbar relevanten Personen ein.

Außerdem sind Videoanrufe scheiße. Im Ernst, führen Sie lieber einen Audioanruf als einen Videoanruf. Es hat wenig Nutzen, alle Gesichter zu sehen, und Videos können den durchschnittlichen Computerfreak abschrecken.

Und schließlich – ein Meeting zu leiten ist viel schwieriger, als einfach an einem Meeting teilzunehmen. Erwägen Sie, jemanden im Management um Rat zu fragen, wie Sie die Handhabung des Meetings verbessern können, und dann werden die Benutzer kommen.

Extra: Sagen Sie Meetings ab, wenn es nichts gibt, was es wert ist, von der Gruppe abgedeckt zu werden.

Identifizieren Sie die Schlüsselpersonen, die Sie brauchen, die es nicht geschafft haben. Rufen Sie sie nacheinander auf, bevor Sie die nächste planen, mit der Zeit im Hinterkopf.

Hallo John. Das ist Steve, ich bin der neue Project Launch Manager drüben im X-Büro/der Abteilung. Wie Sie wissen, richten wir Meetings ein, um den Zeitplan und die Ergebnisse für das Y-Projekt festzulegen. Ich weiß, dass Sie ein wesentlicher Teil davon sind, weil Sie der leitende Entwickler/Budgetanalyst/technische Manager bei diesem Projekt/in der britischen Niederlassung/bei dem ABC-Projekt sind. Es ist mir sehr wichtig, dass ich euren Input bekomme. Ich habe vor, das nächste Treffen nächsten Dienstag um 16:00 Uhr Ortszeit zu vereinbaren. Funktioniert das für dich? ... Gibt es in Zukunft Tage/Zeiten, die in Ihrem Büro einfacher/üblicher sind? Wenn Sie sonst noch Feedback dazu haben, wie wir die Meetings organisiert haben, würde ich es gerne hören. ... Vielen Dank, ich freue mich darauf, dass Sie bei dem Treffen vertreten sind,

Dies bewirkt die folgenden Dinge:

• Verleiht Ihrem Namen/Ihrer E-Mail-Adresse eine freundliche Stimme
• Gibt ihnen das Gefühl, wichtig/geschätzt zu sein
• Wiederholt, was der Zweck für vielbeschäftigte Menschen ist, die nicht jede einzelne Besprechungseinladung lesen
• Gibt ihnen Informationen darüber, wann/wie Sie Ihre Meetings abhalten
• Sie fühlen sich als Betroffene, nicht als Opfer

Der wichtige Teil, der hinzugefügt werden muss, ist, dass Sie kein Meeting benötigen, wenn Sie Ihre Meetings durchführen, bei denen Sie Fälligkeitstermine und Fristen und Ziele ohne den Input der Gruppe liefern. Wenn sich jemand zu Wort meldet und sagt: „Hey Steve, wir können dieses Date nicht machen“, musst du ihm zuhören. Wenn Sie sagen „Sicher, das können Sie, das letzte Projekt, das wir durchgeführt haben, haben Sie in 200 Stunden erledigt, und ich bin zuversichtlich, dass Sie es diesmal in 100 schaffen können“ oder sagen „Entschuldigung, das ist das Datum, das das Management zugewiesen hat“, brauchen Sie kein Treffen. Senden Sie einfach E-Mails mit den Daten und rufen Sie die Leute einzeln an. Wenn Sie kein Feedback einladen/flexibel sein möchten, nehmen die Leute möglicherweise nicht teil. Oder wenn jede Frage/Information nur Zustimmung findet, brauchen Sie wahrscheinlich auch keine regelmäßigen Treffen. Es ist Ihre Aufgabe, dieses Ding zu verwalten, also ist es wichtig für Sie. Es ist wahrscheinlich ihre Aufgabe, Arbeit zu programmieren/generieren, und das ist ihnen wichtig. Sie bekommen keine Pluspunkte dafür, dass sie eine Stunde damit verbringen, Terminaktualisierungen zuzuhören. Wenn Sie daran arbeiten, Hindernisse für sie zu beseitigen, damit sie ihre Arbeit erledigen können, werden sie Sie auch mehr wertschätzen.

Legen Sie nur die Daten fest? Vielleicht haben die Leute keine Zeit, wenn Sie Zeit haben? Versuchen Sie, ein Meeting mit Doodle einzurichten. Weisen Sie auch darauf hin, dass sie andere Daten vorschlagen sollten, die für sie funktionieren würden.

http://doodle.com

Und ist es notwendig, dass alle gleichzeitig erscheinen? Kannst du ihnen die Aufgabe nicht selbstständig geben?

Und Europa-USA hat einen Zeitunterschied von bis zu 9 Stunden, wenn Sie an der Westküste leben, das bedeutet, dass ein Team das Meeting abhalten muss, wenn es mit der Arbeit beginnt, das andere Team, bevor es geht.