Wie kann man Teammitglieder ermutigen, webbasierte Collaboration-Tools zu verwenden?

Manchmal ist es einfacher zu arbeiten, als wir es die ganze Zeit waren, also verstehe ich, warum es Zurückhaltung gibt. Eine der Ideen kann das Tool sein, das automatisch mit E-Mail-Antworten umgeht , z. B. Sie starten den Thread im PM-Tool, er wird an alle Interessierten gesendet und sie antworten auf den Thread per E-Mail, aber es wird als Antwort in PM angezeigt Tool automatisch, da die App mit solchen Situationen umgeht. Ich weiß , dass Basecamp so funktioniert. Ich kenne eine Person, die nicht einmal wusste, dass sie es benutzt, und wir haben nichts in E-Mail-Archiven verloren.

Zeigen Sie ihnen den Wert des Werkzeugs. Zeigen Sie, warum es sinnvoll ist, es zu verwenden. Zeigen Sie, dass andere coole Unternehmen es tun. Zeigen Sie ihnen, was sie davon haben.

Dann müssen Sie eine Gruppe von Menschen finden, die Sie unterstützen würden. Seien es diejenigen, die in den Urlaub fahren und jemanden brauchen, der ihre Rolle während der Abwesenheit übernimmt, oder so ziemlich jeder, der ein allgemeines Projektarchiv benötigt. Je mehr Befürworter eines neuen Tools sind, desto größer sind die Chancen, dass die Leute beginnen, seinen Wert zu erkennen.

Fragen Sie sie nach einer Probefahrt. Ein Trick, den ich in solchen Situationen oft verwende, ist zu fragen, warum alle davon ausgehen, dass [das besprochene Ding] nicht funktioniert. Ich bitte um eine Chance und sage ihnen, dass es nicht für immer hier ist und wenn es nicht funktioniert, können wir es ändern. Überraschenderweise akzeptieren Menschen oft einen Prozess und sehen dann entweder seinen Wert und bleiben dabei oder sehen keinen Unterschied und es bleibt einfach.

Sie können erwägen, sich Unterstützung vom Management zu holen. Wenn Sie jemanden mit hoher Hackordnung davon überzeugen können, das Tool standardmäßig zu verwenden, ist es möglicherweise einfacher, es im Team einzuführen. Hinweis: Diese Strategie kann schwierig sein, da die Leute anfangen könnten, Sie als jemanden zu betrachten, der politische Karten spielt.

Und natürlich gehe ich immer davon aus, dass ich mich auch irren kann. Wenn ich niemanden von meinen Ideen überzeugen kann, sind sie vielleicht nicht so gut und alle um mich herum haben recht und ich falsch. Manchmal ist es besser, es zu bestehen.

Ich sehe viel "Ich" in Ihrer Frage. Mein Vorschlag ist, mit Ihrem Team zu sprechen und herauszufinden, warum sie nicht den gleichen Wert sehen wie Sie.

Ich schlage vor, dass Sie nach Ihnen diskutieren, warum Sie es für wertvoll halten, und warum sie die Nützlichkeit des Tools nicht sehen. Die Antworten werden Sie vielleicht überraschen. Seien Sie bereit zuzuhören und denken Sie daran, warum Sie es für wertvoll halten.

FYI – Ich liebe die Tools für die Online-Zusammenarbeit, bin aber mit denselben Problemen konfrontiert, wenn meine Teams sie verwenden. Eines der Hauptprobleme ist, dass die Leute gerne Informationen erhalten, anstatt suchen zu müssen. Wenn Sie einen Weg finden, etwas Druck damit zu kombinieren, bringen Sie einige Leute über die Linie.

Ich habe das Gefühl, dass Ihr Problem bei Teams, die seit langem auf eine bestimmte Weise arbeiten, immer häufiger vorkommt. Ich sehe mich wirklich in Ihrer Frage vertreten.

Ich habe kürzlich Rollen und Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens gewechselt und habe begonnen, Projekte mit einem Team zu leiten, das seit mehr als 5 Jahren in diesem Bereich tätig ist, daher glauben sie wirklich, dass sie "alles" wissen. Ich muss zustimmen, dass ihr Wissen auf diesem Gebiet ausgezeichnet ist und mir sehr hilft, die Probleme zu verstehen und Tipps für die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zu geben. Sie sind nette Leute und haben meine Integration in das Team in wenigen Wochen unterstützt. Nach einigen Monaten der Verwaltung von Aufgaben stellte ich jedoch fest, dass es an Kommunikation mangelte, was mir wirklich unangenehm war. Dies könnte einer der Gründe für bestimmte Probleme sein.

Jede Diskussion basiert auf E-Mails, obwohl wir nebeneinander sitzen, versuchen wir, eine Zwei-Seiten-E-Mail zu schreiben. Niemand hat die Zeit, 200 E-Mails mit diesen Merkmalen zu lesen, und als Folge davon fehlen uns wichtige Informationen, was uns Verluste verursacht.

In meinen vorherigen Rollen hatte ich unter anderem gute Erfahrungen mit der Verwendung von SharePoint als Hauptmechanismus zur Kommunikation von Problemen, zur Verfolgung des Projektfortschritts, zur Verwaltung von Meetings, zur Protokollierung/Speicherung von Dokumenten, auf die jeder in den Teams zugreifen kann, zur Einrichtung von RSS-Feeds und Benachrichtigungen Leistungen. Meine Absicht war es seitdem, mein Team dazu zu bringen, diese Anwendung zu verwenden, aber sie waren nicht sehr eifrig.

Es ist schwierig, Prozesse auf Leute zu übertragen, die schon länger dabei sind als Sie, aber es ist nicht unmöglich . Sie müssen hart arbeiten, um jede Website oder Bibliothek einzurichten und aufzubauen und dem Team die mögliche Verwendung und die Vorteile davon zu demonstrieren. Versuchen Sie, benutzerfreundliche Benutzerhandbücher (mit vielen Screenshots), Live-Demos , individuelle Schulungen (Fokus auf individuelle Bedürfnisse) zu entwickeln ... Bitten Sie die Geschäftsleitung, sich zu beteiligen , wenn dies eine Prozessverbesserung ist, werden sie zu mehr als 100 % sein unterstützend.

Es braucht einige Zeit, um die Grundlagen ihres Betriebsverhaltens zu schaffen, aber wenn Sie hart arbeiten und sie ständig dabei unterstützen, das Tool zu verstehen, das Sie verwenden möchten, werden sie weitermachen :)

Aus Ihrer Beschreibung der Situation geht hervor, dass Sie das Problem sehen, dass Diskussionen nicht über ein Kollaborationstool geteilt werden. Ich habe eine Frage an Sie:

Warum transkribieren Sie die Diskussionen in das Kollaborationstool?

Verwenden außer Ihnen noch andere Personen die Informationen in den E-Mails, die Sie kopieren?

Wenn die Antwort nein ist, verschwenden Sie Ihre Zeit und Mühe. Niemand nutzt ein Tool, wenn dem Aufwand der Nutzung der Nutzen aus seiner Nutzung gegenübersteht.

Wenn diese Informationen andererseits für die Teammitglieder nützlich sind, müssen Sie ihnen nur mitteilen, dass Sie die Texte nicht mehr weiter transkribieren können und dass die einzige Möglichkeit, diese Gespräche weiterhin zu teilen, darin besteht, dass alle Teammitglieder sie weitergeben ihre Diskussionen im Kollaborationstool posten.

Als ich versucht habe, mithilfe von Organisations-Wiki anstelle von E-Mails zu werben, habe ich einfach Links zu ursprünglich erstellten Seiten in E-Mails eingefügt und sie an interessierte Personen gesendet. Normalerweise bat ich sie, mir auf dieser Seite zu antworten. Normalerweise bewegten sich Diskussionen auf die Seite.

Das mag etwas kontraproduktiv klingen, aber mein Rat ist, die richtigen Tools zu verwenden . Lassen Sie mich erklären:

Ein zu komplexes Tool, das nicht zum eigentlichen Projektmanagement beiträgt, stellt tendenziell ein Hindernis für die tatsächliche Nutzung des Tools dar. Frustration und Irritation, die eine direkte Folge dieser Diskrepanz sind, halten Benutzer davon ab, in ein Tool einzutauchen.

Unterschätzen Sie dann nicht die Benutzerfreundlichkeit, das Erscheinungsbild und die Zugänglichkeit. Benutzer wollen ein Tool, das funktioniert, das mit der Plattform ihrer Wahl nutzbar und zugänglich ist.

Meine Vermutung ist, dass, wenn Ihre Kollegen und/oder Teammitglieder die Tools nicht verwenden, dies die falschen Tools sind.

Ich finde, dass das größte Hindernis für die Anpassung jeder Software die Schulung ist. Je vertrauter ein Tool dem Benutzer ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass er dieses Tool nicht nur dann verwendet, wenn es angemessen ist, sondern auch, wenn es unangemessen ist. Ich denke, die größte Demonstration davon ist Excel. Es ist ein leistungsstarkes Tool mit einer Reihe robuster Funktionen, die fast jeder zu verwenden weiß.

Der beste Weg, Missbrauch zu bekämpfen, ist die Schulung mit Werkzeugen, die für die Aufgabe besser geeignet sind, gefolgt von der praktischen Anwendung des Werkzeugs in der realen Welt. Menschen dazu zu bringen, das Tool auszuprobieren, um ihre Arbeit zu erledigen, ist der Schlüssel zur Stärkung dieser Erstausbildung und für ihre Fähigkeit, das Tool produktiv zu nutzen.

Binden Sie also zuerst das Team in interaktive Gruppenschulungen ein. Wenn die gesamte Gruppe beteiligt ist, wird sie helfen, das Training durch Fragen und Anwendungen des Tools zu verstärken. Bereiten Sie sich zweitens mit einer oder mehreren Aufgaben vor, die darauf ausgelegt sind, das Tool in Ihrer Umgebung zu testen und das gesamte Team mit dem Tool zu aktivieren. Dies wird dazu beitragen, Vertrauen in das Tool für das Team aufzubauen und die Schulung zu verstärken.