Wie verwaltet man dynamische Teilprojekte am besten?

Es hört sich an, als würden Sie mit gezielter Kleingeldkontrolle im Chaos operieren. Ich bin mir nicht sicher, ob ein Tool oder eine Methode die richtige Lösung ist, sondern die Erwartungen an das, was Sie in Bezug auf die Lieferung prognostizieren und versprechen können, neu zu setzen. Wenn Sie in Bezug auf Ihren Zeitplan und die Kostenabgrenzung gegenüber bestimmten Projekten ständig im Fluss sind, können Sie den Fortschritt und die Prognose von dort aus nicht zuverlässig messen, unabhängig davon, welches Tool Sie einsetzen möchten.

Sie haben zwei Auslastungsprobleme: 1) Ihre geplante Auslastung gegenüber den Projekten und 2) die tatsächliche Auslastung.

Ihre geplante Auslastung sollte leicht nachzuvollziehen sein, wenn sich der Projektbedarf und die Priorisierung ändern. Wenn ein neues Projekt hereinkommt, ordnen Sie einfach Auslastungswerte für jede Ressource neu zu, bis sie dem gewünschten Auslastungswert entsprechen, z. B. 100 % oder 110 % pro Ressource. Da Sie sich wiederholende Aufgaben haben, würde ich vermuten, dass sich diese Auslastungswerte nie ändern, außer wenn Sie sie mit tatsächlichen Werten abgleichen.

Ihre tatsächliche Nutzung wäre für den Abgleich verfügbar, wenn Sie für jedes Projekt unterschiedliche Kostencodes verwenden. Basierend auf diesen Gebührencodes könnten Sie die Aktivität für jedes dieser Projekte und die Kosten dieser Aktionen für jedes Projekt melden. Dies sagt Ihnen jedoch nichts über die erzielten Fortschritte.

Da Sie sich in einem dynamischen Umfeld befinden, können Sie in Bezug auf den Fortschritt nicht zuverlässig prognostizieren, wann Aufgaben oder Projekte abgeschlossen werden können. Keine Methode wird Ihnen helfen, da Ihre Arbeit ständig neu priorisiert werden kann, einschließlich Work in Progress. Dies ist das schwierige Gespräch, das Sie führen MÜSSEN, da Sie von jeglichem Druck befreit werden müssen, der Sie an einen Meilenstein oder Termin für die Lieferung hält. Die Schätzung der verbleibenden Arbeit für ein Projekt ist mit einem hohen Maß an Unsicherheit verbunden, da es keine zuverlässigen oder gültigen Zahlen gibt, die Sie unterstützen. Sie stecken fest mit: „Vielleicht können wir fertig werden....“ Wenn Sie also bei einer chaotischen Eingabe festsitzen, dann ist das Ergebnis eine chaotische Ausgabe. Und wenn Sie das irgendwie heilen müssen, werden Sie scheitern.

Ich frage mich, wie viel Freiheit Sie haben, Entscheidungen zu treffen. Soweit ich weiß, ist Ihr Personalstand festgelegt. Sie müssen also in der Lage sein, Teilprojekte zu verschieben, ihren Umfang zu reduzieren oder einige davon sogar abzulehnen, wenn Sie nicht über genügend Ressourcen verfügen.

Wir haben in der Vergangenheit ähnliche Situationen bei einer SAP-Abteilung erlebt, die viele „spontane“ Projekte im Rahmen von neuen Geschäftsinitiativen oder Fusionen direkt vom CEO bekommen hat. In diesem Fall bestand die „Lösung“ darin, dem CEO visuell den Grad der (Über-)Zuordnung in dem Moment anzuzeigen, in dem er versuchte, ein neues Projekt hinzuzufügen. Der Abteilungsleiter konnte zeigen, dass es in seinem Team keine Lücken gab, er konnte die Liste der laufenden Projekte zeigen und er konnte die Verzögerung aufzeigen, die alle Projekte erleiden würden, wenn ein neues mit hoher Priorität angenommen würde.

Infolgedessen änderten sich die CEO-Meetings, und der CEO traf Entscheidungen, um einige Projekte zu verschieben oder Freiberufler zu anderen hinzuzufügen. Vor allem aber konnte die Entscheidung des CEO den Stakeholdern der verzögerten Projekte mitgeteilt werden, was den Druck auf den Abteilungsleiter verringerte.

Ich hatte diese Situation ein- oder zweimal. Ich bin mit meiner Lösung nicht zufrieden, aber es ist die beste, die ich je entwickeln konnte.

Ich baue zwei Projektmanagementsysteme auf.

• Die oberste Ebene (Portfolioansicht) zeigt alle Teilprojekte, reicht aber nur bis zur Ebene des Gate-Reviews. (die festen Meilensteine, auf die Sie sich beziehen).

• Die unterste Ebene (Projektansicht) wird verwendet, um jedes Unterprojekt zu verwalten und enthält viel detailliertere Daten.

Ich muss die Arbeitsverteilung nicht verwalten (ich habe Glück). Wenn ich das täte, würde ich die Arbeitsverteilung auf Projektebene verfolgen und nur Konflikte und Zusammenfassungen auf Portfolioebene melden.

Ich benutze Excel, aber ich gebe offen zu, dass die Excel-Tabellen so komplex geworden sind, dass ich glaube, dass niemand außer mir sie erfolgreich verwalten könnte. Excel ist keine selbstdokumentierende Programmiersprache.

Ich habe dies mehrere Male in MS-Project versucht, aber das Gebäude wurde sehr zerbrechlich und ich verbrachte mehr Zeit damit, zu überprüfen, ob das Tool nicht kaputt gegangen war, als die tatsächlichen Zeitplandaten zu analysieren.

Wie Sie bereits erwähnt haben, haben Sie zwei verschiedene Arten von Arbeit für dieselbe Kapazität, die bekannten Aufgaben und die unbekannten Aufgaben.

• Bekannt ist alles, was Sie ungefähr abschätzen können, wie viel es Sie kosten wird, damit Sie 1) die Arbeit vorhersagen können und 2) das Maß an Vertrauen, wenn Fristen gesetzt werden, akzeptabel ist
• Unbekannt ist alles Unerwartete, das eine ... unbekannte Menge an Aufwand kosten könnte

Ich arbeite in einem ähnlichen Umfeld - und unser aktuelles Motto ist Zeit ist eine Frage der Priorität .

Für die bekannten Aktivitäten haben wir einige Kapazitäten, die hauptsächlich diesen Aktivitäten gewidmet sind, um die kontinuierliche Verschiebung von Aktionen zu reduzieren.

Für die unbekannten Aktivitäten müssen Sie jedoch

1. Stellen Sie sicher, dass Sie klar sind, mit welchen Aktivitäten jede Person arbeitet (eine Art Aufgabenverfolgungstool ist sehr willkommen)
2. Stellen Sie sicher, dass die Prioritäten der durchgeführten Arbeiten den Anforderungen des Kunden entsprechen
3. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde mindestens die dreifachen Einschränkungen des Projektmanagements versteht .

Es läuft normalerweise darauf hinaus, "Kann X getan werden? Natürlich, welche dieser Aktivitäten (die Sie anhand von Punkt 1 überprüfen werden) möchten Sie parken / gefährden?"

Ein besonderer Nachtrag zu „ Wir kämpfen darum, den Überblick über alles zu behalten, woran das Team zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet “:

Wenn Sie Probleme beim Verfolgen der neuen Anforderungen haben, ist dies ein weiterer Grund, sicherzustellen, dass alle Anforderungen das standardisierte Modell der Aufgabenverfolgung verwenden. Wenn Sie sich auf E-Mails oder andere Arten von Kommunikation verlassen, um Anfragen zu verfolgen, werden Sie eine schlechte Zeit haben.

Der Schlüssel hier ist, dass die Aufgabenliste sein muss:

• Transparent, jeder kann das Worklog (und das Backlog) sehen
• Kollaborativ kann jeder jederzeit Elemente hinzufügen oder aktualisieren
• Einfach zu bedienen, auf diese Weise kann jeder Anfragen stellen

In diesem Stadium würde ich mich also nicht mehr auf ein einziges Excel verlassen, um all diese Arbeit zu verfolgen – Excel kann verwendet werden, um eine allgemeine Ansicht zu erhalten, aber diese Ansicht muss von den tatsächlichen Aufgaben abgeleitet werden, mit denen das Team arbeitet .