Vor ein paar Jahren habe ich es geschafft, (so gut wie) jeglichen Papierkram aus meinem Leben zu streichen und meine gesamte Arbeit ist jetzt digital. Ich arbeite als freiberuflicher Webentwickler und habe mehrere Projekte gleichzeitig am Laufen. Normalerweise arbeite ich aus der Ferne für Kunden in London, während ich um die Welt reise. Um dies effizienter zu tun, muss ich weiter daran arbeiten, meine Projektmanagementsysteme zu rationalisieren.
Ich habe normalerweise versucht, Dateien/Aufgaben im Zusammenhang mit Projekten nach Priorität zu strukturieren und danach, ob sich das Asset noch in irgendeiner Weise ändern muss (z. B. auf einer Todo-Liste abgehakt wird) oder ob es sich in diesem Fall nicht mehr „ändern“ muss es wird „abgelegt“.
Ich habe normalerweise ein 3er-System dafür verwendet, zB:
Ich habe das Gefühl, dass das für mich ziemlich gut funktioniert, da es oft einfacher ist, in 3s zu denken .
Die Herausforderung, vor der ich jedoch immer stehe, ist die, wie digital alles heutzutage verstreut ist.
In den „alten Tagen“ (vor Computern) hatte ich vielleicht einen (physischen) Projektordner für jedes der Projekte, an denen ich arbeitete. Mit der gleichen Denkweise könnte ich möglicherweise ein System wie dieses verwenden:
Heutzutage sieht ein Projekt eher so aus:
Das macht mich wahnsinnig und manchmal verliere ich die Konzentration und den Fokus, weil mein Gehirn einfach nicht entscheiden kann, wo es als nächstes „suchen“ soll. Es ist fast so, als gäbe es keinen „zentralisierten“ Ort, um die Prioritäten für jedes Projekt zu suchen. Und kein gutes Gesamtmanagementsystem, um zu verwalten, wie viel Ressourcen auf jedes Projekt angewendet werden sollten und mit welcher Priorität.
Ich finde, dass ich mich durch eine gute Trennung viel besser konzentrieren kann, z. B. habe ich ein separates Login für meine persönlichen Sachen und ein separates Login für meine Arbeitssachen, was für meine Konzentration so hilfreich ist, und ich würde gerne öffnen können eine "Ansicht" und sehe alles, was für ein ausgewähltes Projekt benötigt wird, direkt vor meinen Augen (oder zumindest die "obersten" Prioritäten).
Übrigens finde ich es toll, dass es eine Stack Exchange-Site für das Projektmanagement gibt!
Die Art des Projektmanagements, die normalerweise in PM Stack Exchange diskutiert wird, konzentriert sich mehr auf Projekte auf Organisationsebene, an denen viele Stakeholder beteiligt sind, die zu Projektaufgaben beitragen. Es hört sich so an, als wäre Ihre Frage eher eine persönliche organisatorische Frage - ich kann Ihre Begründung jedoch in ihrer Beziehung zum Projektmanagement sehen (weil Sie Ihre Projekte so verwalten).
Natürlich haben Sie Stakeholder und Mitwirkende an Ihren Projekten, und die Kommunikation innerhalb und zwischen allen Beteiligten ist entscheidend dafür, wie Sie eine zufriedenstellende, hochwertige Lösung liefern. Dies ist eine perfekte Parallele zum organisatorischen Projektmanagement. Als einzelner Auftragnehmer stehen Sie jedoch vor einer Reihe von Herausforderungen, z. B. kann jeder Kunde Anforderungen kommunizieren und mit seinen eigenen (unterschiedlichen) internen Tools/Ressourcen teilnehmen (was Sie möglicherweise dazu zwingt, diese Anforderungen in Ihrem eigenen System zu normalisieren von Werkzeugen). Am Ende werden sich Ihre Kunden wirklich nur um zwei Dinge kümmern: Haben Sie das geliefert, was Sie zu den versprochenen Kosten versprochen haben, und wie viel (subjektiven) Wert haben Sie dem Kunden dabei geboten (dh wie einfach war es, damit zu arbeiten?). Sie, übersetzen ihre Anforderungen in eine funktionierende Weblösung, Entspricht die Ästhetik der Arbeit ihrer Vision und sind ihre Endnutzer mit der bereitgestellten Lösung zufrieden). Alle sinnvoll und alle entsprechen den Zielen des organisatorischen Projektmanagements.
Jeder von uns, der unabhängig oder in einer Gruppe arbeitet, muss eine Reihe persönlicher Gewohnheiten entwickeln, die es uns ermöglichen, effizient zu arbeiten, und die dazu passen, „wie unser Verstand arbeitet“. Die von der Gruppe bereitgestellten Tools steuern normalerweise, „wie“ die Gruppe die Arbeit organisiert, um zu erleichtern, „wie“ die Gruppe den Arbeitsfluss zwischen ihnen kommuniziert. Dennoch muss jede Person ihre eigenen Tricks oder Gewohnheiten anwenden, um ihre Aufgaben im Fluss zu halten. Erst wenn die Ergebnisse dieser Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben werden müssen, wird das von der Gruppe bereitgestellte Tool wichtig. Es hört sich so an, als hätten Sie diesen Zwang der Gruppe nicht.
Abgesehen davon wird es niemals ein einziges Tool oder Managementsystem geben, das Ihr Problem löst (oder sogar das PM-Problem einer Gruppe löst), denn genauso wie „alle Politiken lokal sind“, sind alle Arbeitsabläufe persönlich. So funktioniert Ihr Verstand und organisiert Informationen. Ich habe meinen eigenen Stil und meine Gewohnheiten viele Male im Laufe der Jahre geändert, von Dateien/Ordnern auf dem Desktop zu Haftnotizen (echt und Software) zur Verwendung von To-Do-Listen zum Markieren von E-Mails in MS Outlook zu Excel-Tabellen. Sie alle arbeiten – bis zu einem gewissen Grad. Wenn sie anfangen, mürrisch zu werden, ist es an der Zeit, noch einmal zu schauen, was zu der Zeit für mich funktioniert, und meine Gewohnheiten zu überarbeiten.
Ich denke, die Fragen, die Sie haben, sind ein perfektes Beispiel für die Selbstprüfung Ihrer Gewohnheiten und den Versuch, sie zu überarbeiten. Ich wünschte, ich hätte die magische Lösung für dich (und für alle anderen, denn ich würde eine Menge Geld verdienen!).
Versuchen Sie es mit der Bullet-Journal-Methode in Onenote. Eine gute Einführung in die Methode mit Evernote gibt es hier:
http://www.makeuseof.com/tag/use-evernote-bullet-journal/
und eine beispielhafte Onenote-Implementierung hier:
https://www.lifewire.com/use-onenote-as-a-task-manager-notepad-and-journal-2378025
Sarow