Während ein Projekt die Planungs- und Entwurfsphase durchläuft, werden viele Entscheidungen getroffen. Entwicklung mit Technologie X anstelle von Technologie Y. Feature z aus dem Plan für diese Version der Veröffentlichung zu streichen, um eine harte Deadline einzuhalten. Viele Entscheidungen, große und kleine (und manchmal sind die Entscheidungen darüber, was nicht getan wird, genauso wichtig wie Entscheidungen darüber, was getan wird).
Wie kann ein Projektmanager die getroffenen Entscheidungen am besten erfassen und teilen, damit sie während des gesamten Projekts nicht ständig überprüft werden? Sollen auch das „Warum“ und „Wer hat entschieden“ dokumentiert werden? Wie sollte der Projektmanager die Kommunikation wichtiger Entscheidungen ausbalancieren, ohne uninteressierte Parteien mit Kleinigkeiten zu überfordern? Wann ist es in Ordnung, eine Entscheidung zu überdenken, die damals wie eine gute Idee schien, sich aber in der Praxis nicht bewährt?
Die überwiegende Mehrheit der Entscheidungen wird im Rahmen von Sitzungen getroffen. Aus diesem Grund dokumentiere ich Entscheidungen in Sitzungsprotokollen.
Jedes Projekt, das ich leite, verfügt über ein eigenes Repository mit Besprechungsprotokollen, die in einem Kollaborationstool wie einem Wiki geteilt und angezeigt werden, sodass es für alle leicht zugänglich und leicht durchsuchbar ist.
Wenn ich Sitzungsprotokolle dokumentiere, markiere ich Entscheidungspunkte mit dem Präfix [Entscheidung]. Ich dokumentiere auch die Gründe für die Entscheidung, diskutierte Alternativen und den Kontext der Entscheidung. Da die Entscheidung im Rahmen eines Meetings dokumentiert wird, werden auch die Teilnehmer des Meetings und wer die Entscheidung getroffen hat, dokumentiert.
Diese Methodik ermöglicht es jedem, nach [Entscheidung] zu suchen und alle Entscheidungen zu erhalten, die für ein Projekt getroffen wurden.
Der wichtige Punkt in der ursprünglichen Frage ist, sie an einem Ort zu dokumentieren, auf den man leicht zurückgreifen kann. Es ist viel weniger wichtig, wie Sie sie aufzeichnen, aber Sie sollten während des gesamten Projekts konsistent sein. Es ist auch sehr nützlich, alle Entscheidungen in einer Ansicht zu sehen, unabhängig davon, wann sie getroffen wurden, weshalb ich sie lieber unabhängig von Besprechungsprotokollen nachverfolge.
Wir verwenden SharePoint, um die gesamte Dokumentation unserer Projekte zu verwalten und damit auch Entscheidungen nachzuverfolgen. Wir haben einen benutzerdefinierten Inhaltstyp basierend auf einem Artikel erstellt (Sie könnten jedoch genauso einfach einen benutzerdefinierten Listentyp verwenden). Wir haben eine kurze Zusammenfassung und eine detailliertere Beschreibung der Entscheidung zusammen mit dem Datum erfasst. Wir verwenden dann einen Genehmigungsworkflow, um die Entscheidung von den entsprechenden Personen genehmigen zu lassen. Auf diese Weise haben wir einen guten Prüfpfad, um zu zeigen, wer die Entscheidung wann genehmigt hat.
Auch ich protokolliere Meetings und benutze einen Schlüssel, um Entscheidungen zu verfolgen; Alle Stichpunkte in meinem Protokoll beginnen mit einem der folgenden:
Ich: Zur Information
A: Für Aktionen, mit dem Besitzer der Aktion am Ende in Fettdruck [So]
D: Für Entscheidungen
Darüber hinaus bewahre ich eine Folie mit Annahmen in meinem monatlichen Projektboard-/Lenkungsausschusspaket auf und hebe fett gedruckt alle Änderungen seit dem letzten Monat hervor. Wir überprüfen dies in der Vorstandssitzung, um sicherzustellen, dass alle mit den Entscheidungen zufrieden sind.
Laut PMI sollten alle Entscheidungen in der Projektcharta dokumentiert werden (glaube ich), zusammen mit der Begründung für die Entscheidung.
Der Grund ist, zuerst die Frage zu beantworten, die zukünftige Menschen stellen: "Warum haben sie X getan?" und die zweite besteht darin, eine Papierspur zu führen, falls etwas schief geht – nicht schuld, sondern um zu verstehen.
Ich denke, der einfachste Weg, Entscheidungen festzuhalten, ist ein öffentlich einsehbares Dokument; Sie können sie kategorisieren, beginnend mit wichtigen Entscheidungen (wie Technologien oder Funktionen) und Abschnitte für andere Bereiche für Personen, die sich interessieren (z. B. Finanzentscheidungen, Technologieentscheidungen), einfügen.
Es ist schwer zu sagen, wie man Entscheidungen überdenkt, also sage ich Folgendes: Vermeiden Sie es persönlich (außer in Fällen, in denen Sie sich zu 100% sicher sind, dass Sie die falsche Entscheidung getroffen haben), denn es zuzulassen bedeutet, dass jeder die Entscheidung jederzeit anfechten kann, und Sie beenden immer und immer wieder die gleichen Meetings zu haben.
Lesen Sie den Prozessbereich „Entscheidungsanalyse und -lösung“ in CMMI for Development 1.3 .
Ich verwende eine einfache Excel-Tabelle, um Probleme/Maßnahmen und damit verbundene Entscheidungen zu erfassen.
Diejenigen Entscheidungen, die von SteerCo genehmigt werden müssen, werden im monatlichen Projektstatusbericht festgehalten, der mit den Ergebnissen des SteerCo-Meetings aktualisiert wird.
Ich habe mit ein paar verschiedenen Strategien zum Protokollieren von Entscheidungen experimentiert. Wie von Stephen oben erwähnt, hatte ich eine Registerkarte in meiner Status-Excel-Tabelle als Problemprotokoll. In diesem Problemprotokoll habe ich alle Fragen/Antworten nachverfolgt, die möglicherweise nicht wieder in die Anforderungen aufgenommen wurden.
Ich stimme dem obigen Poster zu, der es in Besprechungsnotizen aufzeichnet. Dies ist ein guter Weg, um den Kontext zu erhalten. Ich mache das gerne und notiere auch die Entscheidung, wo ich Details für die zu erledigende Aufgabe habe. Wenn Sie ein kollaboratives Tool wie LiquidPlanner haben, kann dies einfach sein.
Sean Ohrp
Bob
SBWorks