Ich habe Einzelgespräche mit Managern und leitenden Mitarbeitern unseres Unternehmens. Sie sprechen in Besprechungen Punkte an und ich notiere sie auf Papier. Kann mir jemand sagen, in welchen Formaten Protokolle von Besprechungen notiert werden? Auf welche Punkte sollte man mehr Wert legen und welche Punkte hat man in Meetings vernachlässigt? Bitte geben Sie ein alltägliches Beispiel, damit ich es leicht verstehen kann.
Ich bin Auszubildender und das Aufzeichnen von Protokollen während der Besprechungszeiten erweckt einen schlechten Eindruck, weil sie denken könnten, dass ich sie vernachlässige. Also, wann soll man Minuten aufzeichnen? während des Treffens oder nach dem Treffen?
Manager-Tools.com hat ein paar großartige Podcasts zum effektiven Erstellen von Notizen. Ich habe die Art und Weise, wie ich Notizen gemacht habe, wirklich verändert und sie viel effektiver gemacht.
Der wirklich einfache Kern ist, dass Geschäft nicht College ist und Sie sich keine Notizen machen, um für einen zukünftigen Test zu lernen. Stattdessen sollten sich Ihre Notizen auf zwei Dinge konzentrieren.
1- Was wurde entschieden: Wenn alle zustimmten, dass Sie Ruby verwenden würden, und dies dann dokumentieren würden.
2- Wer, macht was, bis wann: Aktionselemente sind die anderen Schlüsselmitnahmen. Und eine Entscheidung ist keine Entscheidung, bis Sie entschieden haben, wer was mit der Entscheidung bis wann machen wird.
Indem Sie sich nur auf diese wichtigen Dinge konzentrieren, verbringen Sie viel weniger Zeit mit dem Schreiben und viel mehr Zeit mit dem Verstehen.
Lassen Sie mich zunächst sagen, dass, wenn das Protokollieren in der Besprechung Ihre zugewiesene Aufgabe ist, ich sehr bezweifle, dass Ihre Vorgesetzten schlecht von Ihnen denken werden, weil Sie Dinge aufschreiben – für diesen Moment ist es Ihre Aufgabe, und es sei denn, sie haben es Ihnen gesagt Sie müssen sich entweder alles merken oder das Treffen aufzeichnen und hinterher Notizen machen, machen Sie sich keine Sorgen, einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Wenn Sie immer noch besorgt sind, fragen Sie einfach Ihren Chef, wie er oder sie es vorzieht, dass Sie diese Aufgabe erledigen.
Wenn Sie während eines Meetings persönliche Notizen zu Ihrem eigenen Nutzen und nicht zur Veröffentlichung nach dem Meeting machen möchten, dann sollten Sie Notizen auf jede für Sie vorteilhafte Weise machen. Da Sie ein neuer Mitarbeiter sind, könnten Sie sagen: „Darf ich mir Notizen machen?“ vor Beginn der Sitzung, und wenn jemand Einspruch erhebt, erhalten Sie Ihre Antwort. Obwohl ich persönlich noch nie eine Situation erlebt habe, in der ein Manager das Mitschreiben während des Meetings nicht erlaubte oder schätzte (es sei denn, es war ein super streng geheimes Meeting, bei dem die Information lautete, einen Raum niemals zu verlassen), ist der einzige Weg, den Sie gehen um zu wissen, ob dies der Fall ist, müssen Sie fragen.
Es wird immer ein Gleichgewicht zwischen zu viel und zu wenig Schreiben geben, und „genug“ hängt von der Art des Meetings ab und davon, ob die Notizen zu Ihrem persönlichen Nutzen oder zum Nutzen des Teams und externer Stakeholder sind. Viele Leute verwenden Papier und Stift, und viele Leute bringen einen Laptop oder ein iPad mit – es hängt davon ab, was Sie am produktivsten macht. Manche Leute unterstreichen wichtige Punkte, manche kreisen sie ein, manche schreiben sie fett. Es spielt keine Rolle, solange Sie sich nach dem Meeting hinsetzen, um die "endgültige" Version zu erstellen - entweder für sich selbst, wenn Sie das tun, oder für andere, Sie wissen, was Sie gemeint haben.
Was genau aufgeschrieben werden soll, hängt wiederum davon ab: Wenn es nur für Sie ist, schreiben Sie so viel, dass Sie sich an das Gesagte erinnern. Wenn es für mehr Personen als nur Sie selbst ist, schreiben Sie lieber zu viel auf – Sie möchten in der Lage sein, eine genaue Aufzeichnung der wichtigen Punkte in der Diskussion zu erstellen. Wenn Sie Protokolle für ein größeres Publikum erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Protokoll zur Überprüfung und Bearbeitung an die Gruppe senden – wenn nicht an alle Teilnehmer des Meetings, dann auf jeden Fall an Ihren Vorgesetzten und an die Personen, die etwas gesagt haben. auf dem Protokoll", um sicherzustellen, dass Sie ihre Punkte genau erfasst haben.
Abschließend können Sie sich diesen Productivity SE-Beitrag ansehen: „Nicht in Ordnung, Notizen bei Besprechungen zu machen?“ sowie andere Posts auf dieser Seite, die mit „Notizen“ gekennzeichnet sind, um Einzelheiten darüber zu erfahren, wie man dies am produktivsten macht.
Ich habe es viele Male getan. Normalerweise will das keiner. Wenn es also einen neuen Kommerz wie Sie oder mich damals gibt, geben uns die meisten Manager gerne den Job. Sie müssen selten jedes Wort aufschreiben, das während des Meetings gesprochen wird (eins zu eins oder viele Personen). Normalerweise müssen Sie die Entscheidungen, den Konsens und die getroffenen Vereinbarungen aufschreiben. Das Wichtigste ist, zu fragen und aufzuschreiben, wer ist jede Entscheidung nachverfolgen wird. Normalerweise ist es die Aufgabe desjenigen, der das Meeting leitet, dies zu tun; aber manchmal vergisst er oder sie es oder es ist einfach nicht klar. Stellen Sie also die Frage "Wer wird dieses Problem weiterverfolgt?". Beim nächsten Treffen kann jeder bestätigen, ob die Arbeit von der dafür verantwortlichen Person erledigt wurde. Sie können direkt auf Ihrem Laptop tippen oder Notizen auf einem Blatt Papier machen und anschließend Ihren Protokollbericht eingeben, je nachdem, was für Sie am schicksten ist. Das Niederschreiben des Protokolls in einem Meeting ist für einen Neuling eine sehr gute Möglichkeit, das Vertrauen Ihrer Manager zu gewinnen und Ihr Unternehmen besser kennenzulernen. Sie werden auch die Entscheidungsträger treffen. Lies es viele Male und korrigiere es, bis es perfekt ist, besonders beim ersten Mal. Pass auch auf Englisch auf. Nutzen Sie einfach Ihre Chancen in Ihrer Situation. vor allem zum ersten Mal. Pass auch auf Englisch auf. Nutzen Sie einfach Ihre Chancen in Ihrer Situation. vor allem zum ersten mal. Pass auch auf Englisch auf. Nutzen Sie einfach Ihre Chancen in Ihrer Situation.
Das Führen von Protokollen ist für praktisch jedes Meeting wichtig. Trotz der Bedeutung dieser Aufgabe ist es nicht einfach, besonders wenn Sie nicht gut darauf vorbereitet sind. Glücklicherweise kann sich jeder mit den folgenden Tipps effektiv Minuten nehmen.
Bereiten Sie sich auf das Meeting vor
Der erste Schritt zu einem effektiven Protokoll ist die Vorbereitung auf das Meeting. Sie müssen über alle relevanten Tools verfügen, die Sie benötigen, bevor das Meeting beginnt. Neben dem Sammeln von Informationen über das Meeting sollten Sie in eine Vorlage investieren, die Ihnen beim Protokollieren helfen kann. Sie können eine schöne Vorlage für Besprechungsprotokolle für diese Aufgabe WIRKLICH von Online-Quellen wie Dotxes erhalten .
Bereiten Sie einen Sitzplan vor
Wenn Sie Protokoll führen, müssen Sie sich auf die Personen beziehen, wenn Sie auf die von ihnen angesprochenen Probleme hinweisen. Die Erstellung eines Sitzplans hilft Ihnen, alle Redner leicht zu identifizieren, sodass Sie sie im Protokoll referenzieren können, anstatt wiederholt nach ihren Namen zu fragen.
Wichtige Informationen notieren
Um gut darin zu sein, Protokoll zu führen, versuchen Sie nicht, das gesamte Gespräch so zu illustrieren, wie Sie es hören. Halten Sie im Gegenteil nur die wichtigen Punkte kurz und prägnant fest. Denken Sie daran, um Klärung von Problemen zu bitten, die Sie möglicherweise nicht richtig verstanden haben.
Beweisen Sie immer das Protokoll
Wie bei jedem anderen Aufsatz müssen Sie Ihr Protokoll nach dem Meeting immer prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alles richtig erfasst haben.
Mit diesen Tipps wird das Protokollieren vereinfacht und Sie können auch eine hervorragende Arbeit erstellen.
Das Protokollieren von Meetings ( MOM ) ist von entscheidender Bedeutung und wird von einigen der internationalen Prozessmethoden und -standards (CMMI, PMBOK, ISO usw.) tatsächlich vorgeschrieben.
Angenommen, Ihre Organisation befolgt keinen der Prozesse oder Methoden, dann müssen Sie möglicherweise zu Beginn des Meetings um Erlaubnis fragen, um persönliche Notizen zu machen, und ob es in Ordnung ist, sie als informelle MOM-E-Mail zu veröffentlichen und zu verteilen. Wenn es erlaubt ist, können Sie sich Notizen wie folgt machen:
Nehmen wir nun an, Ihre Organisation befolgt eine der Projekt- oder Prozessmanagementmethoden, dann wird normalerweise für regelmäßige Besprechungen der Protokollführer (in diesem Fall Sie) vorbestimmt. In diesem Szenario ist es ratsam, während des Meetings schnell persönliche Notizen auf einem Schreibblock zu machen und diese Notizen gegen Ende des Meetings mit allen zusammenzufassen. Nach dem Meeting, normalerweise innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting, müssen Sie die Notizen formell in einem Protokoll in einer formellen MOM-Vorlage oder einem Dokument festhalten, das die folgenden erforderlichen Mindestabschnitte enthalten kann:
Denken Sie am Ende des Tages an KISS (Keep It Short and Simple)
als Azubi nehme ich an, dass du so etwas wie Orientierung machst. denke an folgendes:
Wenn es sich um ein normales Treffen mit einem Chef handelt:
Ihr Problem besteht möglicherweise nicht darin, Notizen zu machen, sondern darin, den Eindruck zu erwecken, dass Sie nicht von den Teilnehmern abgelenkt werden. Ich denke, die Leute mögen es, als wichtig behandelt zu werden (das Aufschreiben dessen, was sie sagen, ist ein Beispiel), es ist einfach so, wie man es zeigt.
Viel Glück mit Ihrer Karriere.
Mein Unternehmen hat tatsächlich einen Blog-Beitrag veröffentlicht, in dem erklärt wird, wie es gemacht wird. Zusammenfassend: Organisieren Sie Ihr Protokoll nach Tagesordnungspunkt -> Diskussionsthema -> Aktionspunkt (und wem er zugewiesen ist).
Tipps, die Sie beachten sollten: Nicht alles aufschreiben! Sie werden nur Zeit verschwenden und es später bereuen. Vergessen Sie nicht, das Protokoll an Personen zu senden, die es nicht geschafft haben, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind. Behalten Sie schließlich nicht nur den Überblick über Aktionselemente, sondern auch, wem sie zugewiesen sind. Ich hoffe, das hilft!
Sitzungsprotokolle sind während der Sitzung anzufertigen. Halten Sie es einfach und notieren Sie sich eine Zusammenfassung jedes Arguments, klassifiziert nach:
Protokolle sollten den Teilnehmern am Ende des Meetings selbstverständlich zur Verfügung gestellt werden.
Hier ist eine einfache und nützliche Vorlage für Besprechungsprotokolle (ich hoffe, Sie verstehen Französisch)
Zusätzlich zu den großartigen Antworten hier, die sich speziell auf Notizentechniken beziehen, kann das durch nichts ersetzt werden. Ich habe auch Tools verwendet , um effektive Techniken zu ergänzen.
Zu dieser Aussage:
Ich bin Auszubildender und das Aufzeichnen von Protokollen während der Besprechungszeiten erweckt einen schlechten Eindruck, weil sie denken könnten, dass ich sie vernachlässige.
Wenn Sie der "engagierte Notizenmacher" sind, würde ich wetten, dass dies erwartet wird, und ich würde mir darüber keine Sorgen machen.
Für meine Situation, in der ich nicht der Notizenschreiber war, sondern jemand, der nur Notizen machte, auf die sich alle zufällig beziehen würden, war meine Lösung die Aufzeichnung von Audio, insbesondere Livescribe . Es zeichnet das Audio des Meetings auf und synchronisiert es mit den Notizen, die Sie machen. Auf diese Weise haben Sie das gesamte Meeting als Referenz zur Verfügung und können wichtige Dinge einfach notieren, was es später sehr einfach macht, sie wiederzufinden.
Du könntest auch einfach einen normalen Audiorecorder verwenden und zu einem späteren Zeitpunkt körperliche Notizen machen.
Ich habe damit angefangen, weil meine Meetings zu Beginn meiner Karriere oft hochtechnische Diskussionen mit Ingenieuren beinhalteten, die mir zu hoch waren. Mit dieser Methode konnte ich zurückgehen und das Gespräch später studieren und beim nächsten Mal, als wir miteinander sprachen, magisch klüger sein. Jetzt, da ich mit dem Feld (und dem Jargon) besser vertraut bin, verwende ich es nicht wirklich.
Die Nachteile:
Ich fand es damals eine gute Investition für mich, weil ich es auch für andere Kontexte, wie meinen Unterricht, benutzte.
Jedes Mal, wenn ich aufzeichnen wollte, fragte ich: "Macht es Ihnen etwas aus, wenn ich unsere Diskussion aufnehme, damit ich später darauf zurückgreifen kann?". Normalerweise waren alle damit einverstanden, aber ich habe an einem Open-Source-Projekt gearbeitet, also waren die Leute sehr transparent.
Es ist definitiv nicht immer die beste Lösung für jeden Kontext, daher kann Ihre Laufleistung variieren. Vor allem, da Sie ein Auszubildender sind, "vertrauen" die Leute Ihnen vielleicht noch nicht. Dies kann jedoch in Zukunft hilfreicher sein, wenn Ihre Verantwortlichkeiten wachsen.
Vor der Sitzung sollte der Organisator der Sitzung eine Tagesordnung erstellt haben. Wenn Sie diese im Voraus haben, wissen Sie, welche Themen Sie erwarten. Es können auch zusätzliche Themen angesprochen werden, besonders am Ende. Seien Sie bereit, diese zu notieren, während Sie fortfahren. Beachten Sie jedes Thema, das wichtig erscheint. Sie können später entscheiden, ob Sie sie in Ihre Notizen aufnehmen möchten oder nicht. Wenn ein Thema nur am Rande ist, bemerke ich oft etwas Grundlegendes wie „Das Thema Datenbankkonnektivität wurde angesprochen. Joe hat zugestimmt, sich bei den DBAs zu erkundigen, damit sie Tests durchführen“.
Eine Agenda hilft Ihnen auch, indem Sie eine Liste der Teilnehmer haben. Wenn Sie keine Tagesordnung haben, tun Sie Ihr Bestes, um zu notieren, wer anwesend war. Notieren Sie eventuelle Abwesenheiten.
Halten Sie Ihre Notizen einfach, aber vor allem müssen Sie sie später entziffern können. Es nützt Ihnen nichts, eine Notiz aufzuschreiben, wenn Sie sich nicht erinnern können, was Sie geschrieben haben oder warum Sie es geschrieben haben. Wenn wichtige Punkte angesprochen werden, notieren Sie, wer das Thema angesprochen und wer wichtige Antworten gegeben hat.
Ich verstehe nicht, warum Sie einen schlechten Eindruck hinterlassen sollten, wenn Sie Sitzungsprotokolle führen. Im Gegenteil, ich denke, dass Protokollanten zu den engagiertesten Teilnehmern einer Besprechung gehören. Manchmal mache ich mir Notizen, auch wenn ich nicht der Organisator oder die offiziell benannte Person bin, um Protokoll zu führen, einfach um konzentriert zu bleiben.
Normalerweise arbeite ich direkt nach dem Meeting oder zumindest noch am selben Tag an Meeting-Protokollen. Andernfalls werden wichtige Informationen im Laufe der Zeit vergessen, sowohl von Ihnen als auch von den Teilnehmern. Achten Sie darauf, alle wichtigen Entscheidungen, die während des Meetings vereinbart wurden, und alle sich daraus ergebenden oder noch ausstehenden Aktionspunkte zu notieren. Notieren Sie schließlich das Datum und den Ort des nächsten Treffens, falls eines geplant ist. Wenn ich das Besprechungsprotokoll versende, sage ich immer, dass die Empfänger mit Korrekturen oder Fragen antworten sollten.
Ich habe ein einfaches Format für Sie
Aufruf für - Betreff/Tagesordnung ein Liner
Anrufmedium – Skype/Hangout
Teilnehmer anrufen -
Anrufdatum und -uhrzeit – Mittwoch, 24. Juni 2015 um 20:30 Uhr IST
Gesprächsdauer - Ungefähr 50 Minuten.
jegor256