Wenn ich geschäftlich unterwegs bin, bezahlt mein Arbeitgeber meine Verpflegung, indem er mir eine gesetzlich vorgeschriebene Tagespauschale erstattet. Das übersteigt oft den Betrag, den ich tatsächlich für Mahlzeiten ausgebe. Wie soll ich den Selbstbehalt in einem System der doppelten Buchführung verbuchen? Ich benutze Gnucash.
Derzeit verbuche ich den Überschuss als Einkommen, bin mir aber nicht sicher, ob das richtig ist.
Nehmen wir zum Beispiel an, ich unternehme eine dreitägige Geschäftsreise nach Gotham City, für die der Tagessatz 50 $ pro Tag beträgt. Mein Arbeitgeber zahlt mir also 150 Dollar als „Erstattung“ für meine Mahlzeiten. Angenommen, ich habe während der Reise tatsächlich nur 90 Dollar für Mahlzeiten ausgegeben. Ich möchte wissen, wie ich die zusätzlichen 60 $ verbuchen kann.
So nehme ich dies derzeit in Gnucash auf.
Ich erstelle ein Bestandskonto für diese Reise, um erstattungsfähige Ausgaben zu erfassen. Ausgaben von 90 $ für Mahlzeiten sind eine Übertragung von 90 $ vom Passivkonto Liabilities:Credit Cardauf das Aktivkonto Assets:Reimbursable:Gotham City. (Ich verstehe, dass es auch möglich wäre, dass das letztere Konto vom Typ Debitoren ist.)
Wenn die Erstattungszahlung erfolgt ist (direkte Einzahlung auf mein Girokonto), gebe ich eine geteilte Transaktion mit einer Gutschrift von 150 $ auf dem Vermögenskonto Assets:Checking, einer Belastung von 90 $ auf Assets:Reimbursable:Gotham Cityund einem Einkommen von 60 $ von einem Einkommenskonto mit dem Namen ein Income:Excess Reimbursement.
Dies gleicht die Bücher aus, aber es scheint ein wenig eigenartig, dass diese Erstattung "Einnahmen" ist. (Zum einen handelt es sich meines Wissens nach in meiner Gerichtsbarkeit nicht um steuerpflichtiges Einkommen.)
Auch wenn es eigentlich als Einkommen gilt, gibt es einen besseren Begriff als „Überschusserstattung“? Es scheint mir, dass dies für jemanden, der meine Bücher untersucht, seltsam oder verdächtig erscheinen könnte.
Ich war in der Vergangenheit in einer sehr ähnlichen Situation wie du. Da das Unternehmen Ihnen eine Pauschale erstattet (ich nehme an, Sie müssen keine Unterlagen / Quittungen vorlegen, um das Tagegeld zu erhalten), steht dies nicht in direktem Zusammenhang mit den von Ihnen erwähnten Ausgaben in Höhe von 90 USD. Sofern sie keine Steuern herausziehen, die erstattet werden müssten, Assets:Reimbursable:Gotham Citydient die separate Kategorie für keinen wirklichen Zweck, außer der Kategorisierung der Ausgaben.
Da zwischen Ihren Ausgaben und der Erstattung kein direkter Zusammenhang besteht, würde ich sie als völlig separate Transaktionen auflisten:
Liabilities:Credit Cardund Expenses:Restaurantsmit einem Memo, das „Gotham Trip Lunch“ usw.Income:Company:Travel Reimbursementbis Assets:Bankfür 150 $ mit dem Vermerk "Tagesgeld für Gotham-Reisen".Liabilities:Credit Cardwie gewohnt ab Assets:Bank, mit einem optionalen Memo, in dem die Gotham-Reise erwähnt wird (aber nicht erforderlich).Wenn Sie später alle mit der Gotham-Reise verbundenen Ausgaben ausfindig machen müssen, können Sie mit gnucash im Memotext nach „Gotham“ suchen und alle zugehörigen Transaktionen anzeigen. Das ist viel sauberer, als zu bestimmen, welcher Teil des Tagegeldes für welche Ausgaben verwendet wird, oder jedes Mal, wenn Sie eine Reise antreten, ein neues Vermögenskonto anzulegen.