Private oder öffentliche Agenda?

Frage

Frage: Ist Ihre Agenda bei der Arbeit privat oder öffentlich? Können Kollegen zB Ihre Agenda (Thema + Ort) zB in Outlook sehen?

Hilfeanforderung

Welche Argumente kann ich dem höheren Management oder Kollegen vortragen, um ihre Agenda zu öffnen?

Hintergrund:

Bei der Arbeit (2000 Personen) eines Freundes hat jeder eine offene Agenda, sogar der CEO. Bei meiner Arbeit (12.000 Personen) hat standardmäßig jeder seine Agenda im privaten Modus. Aus diesem Grund ist es oft wirklich schwierig, ein Zeitfenster für ein Meeting zu finden, das für alle Beteiligten geeignet ist, wenn Sie ein Meeting planen möchten.

Als Angestellter stört mich das sehr, da ich viel Zeit brauche, um ein passendes Zeitfenster zu finden. Ich muss die Leute telefonisch kontaktieren, zu ihrem Schreibtisch gehen usw., nur um zu überprüfen, ob sie tatsächlich verfügbar sind.

Wenn die Tagesordnung der Personen geöffnet wäre, wären Thema und Ort der Besprechung sichtbar. Es wäre viel einfacher zu überprüfen, ob Personen verfügbar sind, und Störungen für die gesamte Gruppe zu minimieren. Ich wäre in der Lage, eine Bewertung basierend auf der Agenda aller vorzunehmen. Wenn zum Beispiel ein Stakeholder ein 1-on-1-Meeting hätte, müsste ich ihn nur fragen, ob es möglich ist, sein Meeting zu ändern. Oder wenn jemand einfach gesagt hat.

Natürlich könnte man argumentieren, dass die Leute auch private Termine haben oder dass sie firmensensible Meetings haben. In diesem Fall können Benutzer sie zumindest in Outlook immer noch als privat markieren.

Haben Sie versucht, Ihren Vorgesetzten die Gründe zu nennen, die Sie hier angegeben haben?
Noch nicht, wollte erstmal checken was das Internet denkt ;-)
Wie ist deine Meinung? In der Regel lässt sich dies einfach per E-Mail oder Anruf von der Person erledigen, die für die Planung von Besprechungen zuständig ist
Wenn Sie "Agenda" sagen, sprechen Sie über das Teilen von Outlook-Kalendern?
@P.Hopkinson, wir „teilen“ bereits Kalender, aber wir können das Thema oder den Ort der Besprechungen nicht sehen.
@Kilisi, was meine Position ist, spielt keine Rolle. Was zählt, ist, dass ich, wenn ich für die Planung des Meetings verantwortlich bin, zu viel Zeit damit verbringen muss, einen Eröffnungstermin zu finden, da ich, wie im OP erwähnt, mit mehreren Personen telefonieren, skypen usw. muss, um einen Eröffnungstermin zu finden.
Wenn es Ihnen aufgrund der Verfügbarkeit schwer fällt, ein Meeting zu planen, leiden Sie möglicherweise unter "übertriebener Meeting-Kultur" ...
@Erik nicht unbedingt, da die Leute ihre Agenda auch als Aufgabenplaner verwenden.
@WG- Wenn Personen absichtlich Aufgaben zu bestimmten Tageszeiten planen, beabsichtigen sie wahrscheinlich, zu diesem Zeitpunkt nicht zur Teilnahme an einem Meeting aufgefordert zu werden. Andernfalls würden sie es als "freie Zeit" kennzeichnen, wenn sie die Aufgabe einrichten.
Aus diesem Grund wird normalerweise jemand mit der Terminplanung beauftragt, der die Dinge persönlich arrangieren kann, sonst bräuchte man so eine Person nicht.
Warum müssen Sie das Thema und den Ort des Meetings kennen? Wenn sie beschäftigt sind, sind sie beschäftigt. Viele meiner Meetings wären mir egal, aber es gibt absolut Meetings, die privat bleiben müssen, du musst nur wissen, dass ich dann nicht verfügbar bin

Antworten (2)

Können Sie angeben, warum die Veröffentlichung der Tagesordnung ("Thema der Besprechung") Ihnen dabei hilft, die freie Zeit leichter zu finden?

Die Antwort auf Ihre Frage lautet: Es spielt keine Rolle.

Welche Argumente kann ich dem höheren Management oder Kollegen vortragen, um ihre Agenda zu öffnen?

Nein, das müssen Sie nicht.

Aus diesem Grund ist es oft wirklich schwierig, ein Zeitfenster für ein Meeting zu finden, das für alle Beteiligten geeignet ist, wenn Sie ein Meeting planen möchten.

Warum das? Wenn ich das richtig verstehe, sehen Sie, dass das Zeitfenster unabhängig von der Einstellung belegt ist oder nicht. Im Falle einer offenen (geteilten) Einstellung sehen Sie den Betreff des Meetings / Termins, im Falle einer geschlossenen (nicht geteilten) Einstellung können Sie den Betreff nicht sehen. Wie wirkt sich dies auf die Fähigkeit aus, „freie Slots“ zu finden?

nur um zu prüfen, ob sie tatsächlich verfügbar sind

Wenn jemand beschäftigt ist, ist er beschäftigt. Was sie beschäftigt, geht Sie nichts an, es sei denn, Sie verwalten sie.

Wenn Sie andererseits wissen, dass Menschen "falsche" Besprechungstermine vereinbaren, möglicherweise um wichtige Diskussionen zu vermeiden, die von ihnen (oder ihren Rollen) erwartet werden, dann hat sich eine tiefere Funktionsstörung in die Organisation eingeschlichen, die einer gesonderten Untersuchung bedarf. Die Öffnung der Agenda wird es nicht lösen.

How this affects the ability to find "free slots"?man könnte besser einschätzen, wann ein Treffen tatsächlich stattfinden könnte. Wenn Sie das zum Beispiel sehen würden, hat jemand ein 1-on-1-Meeting. Sie könnten ihn bitten, sein Treffen neu zu planen. Außerdem tendiert man ja auch dazu, seine Agenda mit Aufgaben zu belegen, während eigentlich eine zur Verfügung stünde. Außerdem führt es zu einem viel offeneren Unternehmen, warum all die Geheimhaltung?
If someone is busy, they are busy. What keeps them busy is none of your business unless you are managing them.Ich bin völlig anderer Meinung. Wenn sich dies auf den Prozess und die Effektivität des Unternehmens auswirkt, geht es alle an.
@WG- Für den ersten Kommentar: Sie müssen die Verfügbarkeit von niemandem "bewerten", sie sind entweder verfügbar oder nicht, was sich in ihrem Kalender widerspiegelt. Wie entscheiden Sie, dass das bereits bestehende „1-on-1“-Meeting weniger wichtig ist als das von Ihnen vorgeschlagene? Sie müssen sowieso die Hand ausstrecken und fragen, auch wenn Sie das Besprechungsthema sehen könnten, nicht wahr?
@WG Sie sagen, wenn "jemand ein 1-zu-1-Meeting hat. Sie könnten ihn bitten, sein Meeting neu zu planen". Es kann nicht einfach sein, diese Art von Besprechung zu verschieben. Wenn Sie mich fragen würden, ob es möglich ist, den Termin zu verschieben, und Sie nicht mein Chef wären, würde ich Ihnen wahrscheinlich nein sagen.
@WG- Für den zweiten Kommentar: Sie können allem widersprechen, was Sie wollen, aber Sie müssen auch akzeptieren, dass dies nichts ändert. Lesen Sie den letzten Absatz meiner Antwort. Wenn Sie das Gefühl haben, dass ein voller Terminplan für andere Sie davon abhält, Ihre Arbeit zu erledigen, beziehen Sie Ihren Chef/Vorgesetzten mit ein. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie kein freies Zeitfenster für das Meeting finden konnten, das Sie benötigen, um Ihre Arbeit voranzubringen. aber am Ende müssen Sie Beweise dafür haben, dass Ihre Arbeit betroffen ist.
@P.Hopkinson Selbst wenn Sie mein Chef sind, würde ich nein sagen, wenn das Meeting wichtig wäre. Ich erwarte, dass mein Chef meine Prioritäten kennt und versteht, wenn nicht, Zeit, einen besseren Chef zu finden.
@WG Ich denke, man muss akzeptieren, dass man hier in der Minderheit ist. Wenn ich Zeit in meinem Kalender auch nur "nur" für 1:1-Meetings oder "Aufgaben" blockiere, dann mache ich das ausdrücklich, um anzuzeigen, dass ich nicht möchte, dass Leute dann Meetings buchen. Es wäre wirklich frustrierend, wenn sich jemand anderes die Details meiner Termine ansieht und dann versucht zu entscheiden, welche ich verschieben könnte.

Wenn Ihr Job davon betroffen ist, dass Sie keine Zeit finden, in der das erforderliche Personal frei ist, sprechen Sie mit Ihrem Chef und teilen Sie ihm dies mit. Ich schlage vor, Sie stören Ihre Kollegen und sich selbst, wenn Sie auch andere Aufgaben in diesem Unternehmen haben, nicht mehr, indem Sie von Tisch zu Tisch gehen, um Besprechungen zu vereinbaren. Nicht nur, weil es störend ist, sondern auch, weil das Umplanen ihrer Aufgaben Zeit von ihrem Tag in Anspruch nehmen wird, um dies für Sie zu tun, und es kann zu einer beträchtlichen Zeit werden, je nachdem, wie beschäftigt sie im Büro sind.

Versuchen Sie, Besprechungen weit im Voraus zu planen. In der Tat, wenn es möglich ist, vorherzusagen, wen Sie möglicherweise lange im Voraus benötigen, und ihre Molkerei eine der am schwierigsten zu handhabenden ist, können Sie sie weit im Voraus planen und dann einfach rechtzeitig stornieren. Wenn eine solche Option besteht, machen Sie das Meeting ausstehend und lassen Sie sie wissen, dass sie Sie darüber informieren, ob sie diesen Slot benötigen, bevor sie etwas dafür buchen. Dadurch bleibt Ihnen ein Zeitfenster, um ein Meeting mit ihnen zu planen, aber sie können es zurücknehmen, wenn dies erforderlich ist.

Sprechen Sie auch mit Ihren Kollegen darüber, wie sie ihre Zeit einteilen. Wenn sie kleine 15-30-minütige Pausen zwischen den Aufgaben lassen, lassen Sie sie wissen, dass es Ihnen helfen würde, ihre Aufgaben besser zu planen, wenn sie versuchen würden, ihre Aufgaben nacheinander zu planen, insbesondere wenn sie eine persönlichere Agenda haben.

Private oder öffentliche Agenda?
AntwortenHierDatenschutz-Bestimmungen1y, 0v