Ich lebe in den Vereinigten Staaten mit der Green Card. Ich habe an einer Universität einen Vortrag gehalten, ich habe dafür keine Gebühren erhoben, aber sie haben zugestimmt, die 50 USD zu erstatten, die ich für die Anmietung eines Autos bezahlt hatte. Sie baten mich, ein W9-Formular auszufüllen. Muss ich diese erstatteten 50 USD beim Ausfüllen meiner Steuerformulare angeben?
Dies ist keineswegs eine maßgebliche Steuerberatung, aber meines Wissens handelt es sich in der Regel nicht um steuerpflichtiges Einkommen .
Es fällt mir schwer, offizielle Informationen darüber zu finden, was passiert, wenn Sie von einer Organisation erstattet werden, die nicht Ihr Arbeitgeber ist. Aber IRS Pub 463 beschreibt Reisekostenerstattungen für Angestellte und unabhängige Auftragnehmer. Die allgemeine Idee, wie ich sie lese, ist die, wenn:
die Erstattung erfolgt für angemessene Reisekosten (Mietwagen ist ziemlich normal);
die Universität hat einen "rechenbaren Plan" (was sie mit ziemlicher Sicherheit tun);
Sie reichen eine Abrechnung Ihrer Ausgaben ein (z. B. Ihre Belege);
Ihre Erstattung übersteigt nicht die Höhe Ihrer eingereichten Ausgaben
dann ist die Erstattung kein steuerpflichtiges Einkommen. Es wird dem IRS nicht als Einkommen gemeldet, und Sie erhalten weder 1099-MISC noch W-2. Ich war viele Male in Ihrer genauen Situation und diese Bedingungen trafen immer zu.
Warum mussten Sie also ein W-9 ausfüllen? Meine Erfahrung ist, dass fast jede Universität ein Standard-Zahlungssystem für Lieferanten hat, das sie für alle Zahlungen an Nicht-Angestellte verwenden. Als Teil des standardmäßigen Lieferantenregistrierungsprozesses bitten sie den „Lieferanten“ immer, ein W-9 einzureichen, nur für den Fall, dass sie jemals eine steuerpflichtige Zahlung an diesen Lieferanten leisten sollten. Für akademische Besucher werden in der Regel keine steuerpflichtigen Zahlungen geleistet, sodass das Formular nie wirklich relevant ist und nur bedeutungsloser Papierkram war.
Die einzige übliche Ausnahme ist, dass die Universität Ihnen in einigen Fällen zusätzlich zu Ihrer Reisekostenerstattung ein Honorar oder eine Referentengebühr zahlt. Ein Honorar ist steuerpflichtiges Einkommen und muss als solches gemeldet werden, wahrscheinlich in der Zeile „Sonstige Einkünfte“ des Formulars 1040. Sie erhalten ein 1099-MISC nur, wenn die Zahlung 600 USD übersteigt, aber Sie müssen es melden, wenn Sie ein 1099 erhalten -MISC oder nicht.
(Ein unglücklicher Nebeneffekt ist, dass die Universität deine Sozialversicherungsnummer sammelt, obwohl sie sie eigentlich für nichts braucht. Wenn du das lange genug durchhältst, bekommst du früher oder später einen Brief von irgendeiner Universität, die du besucht hast vor Jahren, bedauernd, Ihnen mitteilen zu müssen, dass eine Datenbank mit Ihrer Sozialversicherungsnummer gehackt wurde und diese Daten jetzt möglicherweise in den Händen eines Bösewichts sind oder nicht.Wenn Sie Glück haben, bieten sie möglicherweise an, für ein Abonnement für eine wertlose Kreditüberwachung zu bezahlen Dienst für einen unangemessenen Zeitraum.)
Der vernünftige Grund dafür, dass erstattete Ausgaben nicht steuerpflichtig sind, liegt darin, dass die Transaktionen, für die Sie erstattet werden, (normalerweise) mit Dollar nach Steuern bezahlt wurden.
Wenn Sie beispielsweise Ihre Debitkarte zum Bezahlen eines Mietwagens verwenden, stammt das Guthaben auf dem entsprechenden Bankkonto höchstwahrscheinlich aus Ihrem bereits versteuerten Einkommen. Beim Kauf selbst ist auch bereits die anfallende Umsatzsteuer in der Transaktion enthalten, sodass Sie diese auch bereits bezahlt haben. Die Erstattung dient lediglich dazu, Sie vollständig zu machen, es besteht keine Notwendigkeit, Sie ein zweites Mal zu besteuern, weder auf das Nettoeinkommen, das zur Bezahlung der Waren/Dienstleistungen verwendet wurde, noch auf die Umsatzsteuer. (Nebenbemerkung – dies ist die gleiche Logik, die von Kreditkartenunternehmen verwendet wird, wenn sie Ihnen „Cashback“ geben – es handelt sich nicht um Zinseinnahmen, da sie einfach einen Teil eines Kaufs „rückerstatten“, den Sie mit Dollar nach Steuern bezahlen ).
Wenn Sie Gelder erhalten haben, die die entstandenen Kosten übersteigen, wäre ein W-9 erforderlich, da dies jetzt als Entschädigung und nicht nur als Rückerstattung gelten würde. Die Universität hat möglicherweise nur die Standardpraxis, W-9 für alle geleisteten Zahlungen anzufordern und dann später abzugleichen, welche Transaktionen als Einnahmen- und Ausgabenerstattung gemeldet werden. Es könnte sich lohnen, sie zu fragen, ob sie beabsichtigen, diese Zahlung als steuerpflichtiges Einkommen zu melden oder nicht.
Wenn Sie Quittungen in Höhe der Erstattung haben und keine 1099 von der Universität erhalten, dann wurde dies nicht dem IRS gemeldet und es gibt wirklich keinen Grund für Sie, es bei Ihrer Rückkehr zu deklarieren. Wenn Sie jedoch zu Recht oder zu Unrecht eine 1099 erhalten, wurde diese bereits dem IRS gemeldet, und an diesem Punkt lohnt es sich wahrscheinlich, sich den Ärger mit dem Finanzamt zu ersparen, indem Sie es einfach als Einkommen deklarieren. (Bei typischen Einkommensteuersätzen wird dies nicht viel zu Ihrer Steuerrechnung beitragen).
Wenn Sie zu Beginn der Steuersaison ein Formular 1099-MISC von dieser Universität erhalten, müssen Sie die 50 US-Dollar für Ihre Steuern melden. Laut The Balance ( Spiegel ):
Das Unternehmen verwendet dann die Informationen, die Sie auf dem Formular angeben, um das Formular 1099-MISC zu erstellen und dem Internal Revenue Service die Höhe der Einnahmen zu melden, die es an Sie oder Ihr Unternehmen gezahlt hat.
Wenn Sie ein 1099-MISC erhalten, können Sie auch einen Schedule C-EZ mit Ihrer Steuererklärung einreichen und die 50 USD als Aufwand zum Ausgleich des Einkommens ausweisen und sind daher nicht steuerpflichtig.
Dilip Sarwate
Frank Dernoncourt