Wann ist die Zeiterfassung zu detailliert?

Ich habe keine handfesten Beweise - unsere Projekte sind viel länger. Irgendwann habe ich für ein Unternehmen gearbeitet, das eine Zeitmessung im Bereich von 0,1 Stunden benötigte. Das dauerte ungefähr sechs Monate, bevor die Buchhalter dem Firmenpräsidenten sagten, er solle sich an seine eigene Schwimmbahn halten.

Als PM hätte ich folgende Bedenken bezüglich der Zeitmessung mit einer Genauigkeit von 0,5 %.

• Kosten-Nutzen. Es wird länger dauern, T&A-Aufzeichnungen abzugleichen, als die meisten Entwickler in diesem Zeitraum verdienen können. Wenn ich 6 Minuten in Einklang bringen muss und dafür den Entwickler, den Buchhalter, den PM und den Vorgesetzten des Entwicklers (4 Fachleute für 30 Minuten) brauche, kann ich mir nicht vorstellen, dass es kosteneffektiv ist, so viel Gehalt für so ein kleines Unternehmen bereitzustellen vermeintlicher Verlust. Wenn ich an Ihrer Stelle wäre, würde ich einige Kostenmodelle hinter dem Umschlag erstellen und versuchen, die Daten der letzten sechs Monate zu erfassen und abzuschätzen, was dies das Unternehmen kostet.
• Genauigkeit – Ich habe gerade einen ressourcenintensiven Zeitplan erstellt und festgestellt, dass ca. 30 % der Zeit meiner Mitarbeiter Aktivitäten gewidmet sind, die nicht direkt den Ergebnissen gewidmet sind. (Koordinierungsmeetings und operative Aktivitäten, die darauf abzielen, das Projekt voranzutreiben, aber nicht speziell für eine Leistung gekennzeichnet sind. Meine Zahlen sind wahrscheinlich höher als die der meisten, weil ich hier sitze, aber alleOrganisation hat einige ähnliche Verpflichtungen. „Tut mir leid, ich kann nicht in den Pausenraum kommen, um die Tatsache zu feiern, dass Sie eine sehr komplizierte Schwangerschaft nur knapp überlebt haben und dass es Ihnen und dem Baby gut geht, denn das würde zu einer 6-minütigen Diskrepanz in meinem Zeiterfassungsbericht führen, und das würde ein 45-minütiges Meeting mit meinem Management erfordern." "Tut mir leid, ich kann nicht zum staatlich vorgeschriebenen Seminar über sexuelle Belästigung kommen, weil ich keinen Gebührencode auf meinem Zeiterfassungsbericht habe ..."
• Genauigkeit 2 - wie andere bereits betont haben, unterbrechen Menschen andere Menschen. Manchmal sind sie für das Unternehmen wertvolle Unterbrechungen. "Können Sie mir zeigen, wie Sie 5 Zeilen und 10 Millisekunden aus diesem API-Aufruf herausrasiert haben? Ich denke, ich könnte es hier verwenden." Manchmal sind sie nicht "wertvoll", aber es wäre verrückt, sie zu blockieren - wenn die Familie oder das Krankenhaus anruft, sollte der Arbeiter diesen Anruf entgegennehmen. Ich möchte nicht darüber nachdenken, wie ich das handhabe.
• Berufserfahrung. Ihre Entwickler haben die Wahl. Sie können in Ihrer Firma arbeiten, oder sie können in einer Firma arbeiten, die zehnmal weniger Präzision erfordertin ihren Zeit- und Anwesenheitslisten. Die 10-mal präzisere Zeiterfassung als bei der Konkurrenz ist ein sehr starkes Statement für das Vertrauen, das Sie Ihren Mitarbeitern entgegenbringen, und den Wert, den Sie ihnen beimessen. Das ist ein Best-Case-Szenario. Der schlimmste Fall - aus Ihrer Sicht - ist, dass der Entwickler für ein modernes Unternehmen arbeiten kann, das diese Buchhaltung nicht nur nicht verlangt, sondern ihm tatsächlich 20 % seiner Zeit für die Arbeit an außerplanmäßigen Projekten gibt. Wird Ihre Firma ein Gehalt zahlen, das Ihre Entwickler dafür entschädigt? Noch einmal, ich denke, jemand muss eine CBA machen und die Kosten des Talents bestimmen, das Sie haben, und die Kosten des Talents, das für eine bessere Arbeitserfahrung aus der Tür geht. Denken Sie daran, dass das beste Talent zuerst geht und das schlechteste Talent am längsten bleibt.
• Praktikum 2 – darin verbirgt sich eine zweite Botschaft. „Wir schätzen eine Tradition, die keinem identifizierbaren geschäftlichen Grund oder Stakeholder zugeordnet ist, mehr als die Meinungen unserer Entwickler und unseres Projektleiters/Managers.“ Ich denke, das ist ein wirklich erschreckender Kommentar.

Ich kenne nur eine Firma, die diese Art von Mikromanagement durchführt – ich werde die Firma nicht nennen, aber jeder kennt sie. Sie haben Probleme, ungelernte Arbeitskräfte zu bekommen und zu halten, und sie fördern vollständig von innen heraus, weil sie einfach keine qualifizierten Arbeitskräfte einstellen können.

Ich habe immer auf die nächste halbe Stunde abgerechnet. Auf die Minute genau zu verfolgen, wie Sie es tun, wäre extrem demoralisierend, besonders wenn ich irgendwelche Unstimmigkeiten erklären müsste. Das Aufstehen für einen gesunden kurzen Spaziergang sollte nicht bestraft werden.

Ich habe oft in Umgebungen gearbeitet, in denen Unterbrechungen normalerweise wichtig und ziemlich häufig waren. Der Versuch, sie auf die Minute genau zu verfolgen, wäre, wenn überhaupt möglich, schwierig.

Der deutliche Mangel an Vertrauen, der dadurch angezeigt wird, dass jede Minute abgerechnet werden muss, ist eine bekannte schlechte Praxis. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht vertrauen können, ersetzen Sie sie. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen können, zeigen Sie es und behandeln Sie sie wie Profis.

Die Berichte, die ich gesehen habe, weisen darauf hin, dass die Verfolgung der Zeit für einzelne Arbeitselemente bei normaler Detailgenauigkeit etwa 3 % zu den Kosten eines Projekts hinzufügt. Ich habe keine Ahnung, wie viel mehr Ihr Detail kostet. Ich würde es herausbrechen und um eine Budgeterhöhung bitten, um die Kosten für die Zeiterfassung zu decken.

Budgeterhöhungen zu verlangen ist normalerweise schwierig. Versuchen Sie, einige Backlog-Items zu sammeln, die im nächsten Jahr wahrscheinlich nicht erledigt werden, und fragen Sie nach einem Budget dafür. Wiederholen Sie dies für ein paar Jahre, und Sie können das zusätzliche Budget möglicherweise zu Ihrem Basisbudget hinzufügen.

Ich habe noch nie irgendwo gearbeitet, wo regelmäßige Überprüfungen gut durchgeführt wurden. Typischerweise werden Überprüfungen spät durchgeführt. (Wir müssen den Rückblick auf die letzten Perioden jetzt abschließen, weil es an der Zeit ist, den diesjährigen Rückblick zu machen.)

Ich würde diese Vorgehensweise vorschlagen. Geben Sie bei Bedarf Feedback. Geben Sie viele verdiente positive Rückmeldungen. Verfolgen Sie es, während Sie es bereitstellen, und fassen Sie es für die vierteljährliche und jährliche Überprüfung zusammen.

Wann ist die Zeiterfassung zu detailliert? Wenn Sie die Frage stellen, warum Sie mit dieser Granularität nachverfolgen, und niemand in Ihrer Organisation Ihnen sagen kann, warum.

Wir erfassen die Zeit in 15-Minuten-Schritten. Wieso den? Denn das haben wir mit bestimmten Kunden vereinbart.

Es kommt darauf an, was mit den Informationen gemacht wird. Ich würde empfehlen, das Minimum zu sammeln, das Sie benötigen.

Bei mir erfassen wir nur, an welchem ​​Projekt wir an diesem Tag gearbeitet haben, aber wir kümmern uns nur wirklich darum, ob Zeit für ein Investitionsprojekt aufgewendet wird oder nicht, sodass der Mangel an Präzision kein Problem darstellt.

Wenn es für etwas Wertvolles gesammelt wird und dieses Maß an Präzision haben muss, sei es so. Solange jeder weiß, warum es gesammelt wird, sollte es keine moralischen Probleme verursachen.

Ich denke, die grundlegende Frage, die nicht gestellt wird, lautet: "Was ist der Zweck der Zeiterfassung?" Abhängig von Ihrer Antwort für Ihre Gruppe sollte die Antwort beeinflusst werden.

Für meine Gruppe arbeiten wir an sehr großen Features: Die Entwicklung eines einzelnen Features dauert durchschnittlich 9 Monate bis 1 Jahr und ungefähr 2000 Stunden geschätzte Arbeit.

Ich betrachte die Zeiterfassung als drei allgemeine Zwecke (von denen einer oder mehrere für ein bestimmtes Projekt gelten können):

1) Zeiterfassung zur Verbesserung zukünftiger Schätzungen. Dies ist die, die ich derzeit am häufigsten verwende. Wir verbringen ziemlich viel Zeit im Voraus mit der Entwicklung einer detaillierten Aufwandsschätzung sowohl in Stunden als auch in der verstrichenen Zeit. Im Allgemeinen werden Ingenieure einem Projekt auf Vollzeitbasis zugewiesen (wir stellen fest, dass dies eher die Effizienz steigert als die Meinungsbildung bei mehreren Projekten, aber das wäre ein anderer Thread). Anstatt Ingenieure Stundenzettel erstellen zu lassen, lassen wir Projektmanager am Ende jeder Woche notieren, wie viele FT- und PT-Ingenieure an dem Projekt gearbeitet haben. Wir stellen fest, dass die Verwendung dieser Methode zur Messung von Ist- und Planwerten eine hohe relative Genauigkeit bietet, um zu sehen, wo wir unsere Schätzungen in Zukunft verbessern müssen.

2) Zeiterfassung für abrechenbare Arbeiten. Dies wird am besten verwendet, wenn ein Vertrag verlangt, dass wir die tatsächlich geleisteten Stunden nachweisen, um ein Projekt abzuschließen. Für die abrechenbare Arbeit haben sich 0,5 Stunden für Kunden immer als ausreichend erwiesen.

3) Zeiterfassung für überprüfbare Arbeit. Im Grunde dasselbe wie Nr. 2, gilt aber insbesondere für Regierungs- oder andere Aufträge, bei denen der Zeitaufwand für ein Projekt auch bei Festpreisverträgen vom Kunden überprüft werden kann. Die gleiche Granularität von 0,5 Stunden hat immer ausgereicht, um den Fokusbereich zu demonstrieren.

Im Allgemeinen habe ich festgestellt, dass die Gesamtgenauigkeit umso geringer ist, je kleiner die zeitliche Granularität ist, die Sie von Teammitgliedern verlangen. Darüber hinaus kann eine kleinere Granularität dazu führen, dass das Publikum ein höheres Maß an Genauigkeit wahrnimmt, als es wirklich ist. Halten Sie sich bei Bedarf an eine Granularität von 0,5 bis 1,0 Stunden. Das Publikum versteht, dass diese Zahl etwas Spielraum hat, aber dass sie eine allgemeine Ausgabe davon liefert, wie die Zeit verbracht wird.

Beschäftigen Sie sich jedoch nur mit der Zeiterfassung, wenn Sie verstehen, was der Zweck der Zeiterfassung ist – tun Sie es nicht nur, um zu „überwachen“ oder anzukreuzen, dass Sie es tun. Sie wissen nicht, was Sie messen sollen, und tappen wahrscheinlich in eine Falle, wenn Sie eine belastende Richtlinie überfordern, die keinen Wert liefert.

Es ist nur dann sinnvoll, wenn Sie durch externe Anforderungen zur Zeiterfassung verpflichtet sind. Zum Beispiel, wenn Stunden und Minuten verrechenbar sind oder wenn Sie einen staatlichen „Cost Plus“-Vertrag abgeschlossen haben.

Problem 1 der Moral ist zu erwarten. Profis mögen es nicht, so behandelt zu werden. Ich musste Zeitkarten ausfüllen, aber das Stempeln kommt generell nicht gut an.

Die Menschen schlagen seit Jahrzehnten zur Arbeit ein. Da gibt es keinen Moralverlust. Ich sehe keinen großen Unterschied zwischen dem Menschen, der auf eine Uhr schaut und in seiner Zeit schreibt oder eine Anwendung verwendet; das Verhalten ist das gleiche. Einer ist dafür bekannt, mehrdeutig, ungenau und eine Quelle von Betrug zu sein, und der andere ist das Gegenteil. Ich bin mir nicht sicher, warum entweder "unproduktive" Zeit angezeigt oder verborgen werden sollte, es sei denn, die Anwendung bewirkt, dass die Zeit anhält, wenn Sie sich von Ihrer Arbeitsstation entfernen.

Die Fokussierung auf die Varianz nach Minuten ist eher eine Frage der Person, die die Analyse durchführt, und nicht des Tools. Wenn sie versuchen, die Ursachen der Schwankungen im Minutentakt zu verstehen, dann ist ihre Analysekompetenz bestenfalls elementar. Repariere das.