Umgang mit außerplanmäßiger Zeit im Projekt

Es ist immer gut, für jedes Teammitglied einen Puffer anzunehmen und festzulegen. Wenn die „zusätzlichen“ Sitzungen bekannt sind und vernünftigerweise vorhergesagt werden können, besteht eine Option darin, sie im Projektplan darzustellen (z. B. Sitzung außerhalb des Projekts – 2 Stunden). Eine andere Möglichkeit besteht darin, einfach eine Pufferzeit (z. B. 10-15 %) in die Aufgaben jedes Teammitglieds einzufügen, wenn Sie sie in den Plan eingeben.

Um jedoch einen Schritt zurückzutreten, sehe ich jedes Tool als "Erleichterung" meiner Projektarbeit und nicht als "Diktat" - es sieht so aus, als ob Sie zu sehr an das Tool gebunden sind, das sich darauf konzentriert, dass das Tool funktioniert, anstatt sich von ihm unterstützen zu lassen. Nur meine Meinung.

Vielleicht denken Sie auch darüber nach, schlanker zu werden und Ihre Organisation zu fragen: „Brauchen wir so viele Meetings? Was können wir tun, um die Anzahl und Zeit dieser Meetings zu reduzieren? Was können wir tun, um Billys Zeit für Meetings zu reduzieren?'

Seien Sie vorsichtig mit Puffern, sie sind fast immer zu klein :)

Dies sind einfache Lösungen mit mehreren Alternativen, je nachdem, was am sinnvollsten ist.

Bei der ersten Option können Sie die Einheiten pro Ressource auf der Ressourcenseite reduzieren. Wenn Sie also eine Person haben, die auf unsicherer Basis auch nicht projektbezogene Aufgaben ausführt, schätzen Sie, was übrig bleibt. Niemand ist jemals wirklich zu 100% verfügbar. Daher ist die Verwendung von 60 %, 70 % oder 80 % angemessen. Wenn Sie es so gemacht haben, müssen Sie alle Ihre Aufgaben als feste Einheit festlegen. Geben Sie Ihre Zielstunden ein und das Projekt berechnet die entsprechende Dauer.

Zweite Option: Wenn einige dieser Besprechungen, sowohl geplante als auch Ad-hoc-Meetings, auch nur in entferntester Weise projektbezogen sind, erhöhen Sie entweder Ihre Arbeitsschätzungen, um diese Arbeit einzubeziehen, oder verlängern Sie Ihre Dauer. Wenn Sie beispielsweise Ihre Aufgabe als „feste Arbeit“ haben, stecken Sie 8 Stunden ein, verlängern Ihre Dauer auf 1,5 oder 2,0 Tage, und Project berechnet die Ressourcenauslastung auf etwas weniger als 100 %. Oder legen Sie für Ihre Aufgabe eine feste Dauer fest, geben Sie manuell 1,5 oder 2,0 Tage ein, halten Sie Ihre Ressource bei 70 % Einheiten, und das Projekt berechnet die Stunden.

Ich finde es am einfachsten, eine feste Dauer zu verwenden und die Ressourcen entweder bei 50 % für Teilzeit oder 100 % für Vollzeit zu halten. Ich manipuliere die Dauer so, dass ich genügend Zeit für das Schraubenschlüsseldrehen (volle Produktivität) sowie für all die anderen Dinge, die auftauchen, zur Verfügung stelle. Der Nachteil dabei ist, dass Sie die Auslastung jeder Person im Auge behalten müssen, um sicherzustellen, dass Sie ihren Tag nicht überlasten. Es erfordert eine gewisse Nivellierung. Aber MSProject ist schrullig und dies scheint der beste Weg zu sein, um seine Einschränkungen zu überwinden.

BEARBEITEN: Wenn Sie die Zeit für eine Aufgabe schätzen und in ein Planungstool eingeben, nehmen Sie eine nicht deterministische Schätzung und wählen einen einzelnen Wert, einen deterministischen Wert. Beispielsweise können Sie 3 bis 8 Tage für eine Aufgabe mit einem wahrscheinlichen Ende von 5 veranschlagen. Sie können keinen Bereich planen, also wählen Sie ein Ziel, das der Höhe Ihrer Risikobereitschaft entspricht. Fünf oder sechs Tage sind angemessen, und das planen Sie ein. Dies bedeutet jedoch von Natur aus, dass Sie in diesem Beispiel aufgrund aller Arten von Unterbrechungen wie Ad-hoc-Meetings, Ihrer Mitarbeiter, die in ihre anderen Projekte gezogen werden, wenn sie geteilt werden, unerwarteter Probleme usw. ein gewisses Risiko haben, Ihr Ziel bis zu 8 Tage zu überschreiten Das macht den Zeitplan nicht falsch, es verursacht Abweichungen, mit denen Sie umgehen müssen.

Der Zeitplan lässt Sie nicht laufen; Sie führen den Zeitplan aus. Wenn Ihre Planung besagt, dass eine Aufgabe jetzt beginnt, Ihre Ressource jedoch nicht da ist, wird dies als verspäteter Start bezeichnet. Stecken Sie es als tatsächliches Startdatum in Ihr Tool und machen Sie weiter. Ihr Zeitplan wird NICHT mit einer Abweichung von Null in Erfüllung gehen.

Ad-Hoc-Meetings sind Planungskiller. Ich würde sagen, dass der Versuch, Ihre Planung an das Unvorhersehbare anzupassen, Ihnen nur noch mehr Kopfschmerzen bereiten wird.

Solange Sie genügend Beweise dafür haben, dass diese Meetings die Leistung und/oder das Management Ihres Teams negativ beeinflussen, wäre es nicht möglich zu überprüfen, ob Billy wirklich an all diesen Meetings teilnehmen muss? Wenn diese Meetings auf Unternehmensebene stattfinden, sind sich die Manager vielleicht nicht bewusst, dass diese Meetings, obwohl sie nützlich sind, zu Alpträumen bei der Projektverfolgung führen können. Wurde dieses Thema bereits breit diskutiert?

Außer den Puffervorschlägen von David und Ather zu folgen, sehe ich nicht viel zu tun.

In dem Projekt, an dem ich gerade arbeite, hatten wir in der Vergangenheit mehrere Meetings mit dem gesamten Team über die Woche verteilt. Auf Managementebene waren wir uns einig, dass wir, obwohl sie wertvoll waren, prägnanter und produktiver sein könnten, wenn Review-Meetings nur mit bestimmten Teilnehmern statt mehreren Meetings mit dem gesamten Team durchgeführt würden.

Ich würde Ihnen also vorschlagen, sich die Frage zu stellen: Bringen all diese Meetings einen Mehrwert für Billys Arbeit, um diese Planungsänderung auszuzahlen?

Ich finde heraus, dass es unmöglich ist, einen prozentualen Overhead zu erraten, und würde zunächst einen festlegen, aber den Earned Value verwenden, um im Laufe des Projekts besser vorherzusagen, wie sich die Overheads der einzelnen Personen unterscheiden. Ich habe auch darauf geachtet, dies als Hammer zu verwenden, um zu beurteilen, ob eine Person 90 % und eine andere 50 % ausmacht. Wir haben festgestellt, dass wir dadurch wertvolle Erkenntnisse gewonnen haben, um zu sehen, wie verschiedene Personen innerhalb und außerhalb des Projekts eingesetzt wurden. In den meisten Fällen war der durchschnittliche Gemeinkostenaufwand für alle Beteiligten realistisch, um das Geschäft am Laufen zu halten und neue Funktionen zu entwickeln.

Heute verwende ich agile Methoden, die speziell die Funktionsausgabe des Teams messen, die Überstunden in den Team-Overhead einfließen lassen, damit dieses Problem und die Frustration verschwinden.

Ich habe immer eine separate Aufgabe für jedes Teammitglied mit dem Namen „verlorene Zeit“ erstellt, für die sie Zeit buchen konnten, von der sie glaubten, dass sie nicht direkt mit der Erstellung eines der Hauptergebnisse oder Hauptaktivitäten zusammenhängt. Als Projektmanager konnte ich jede Woche nachverfolgen, wann Ist-Zahlen eintrafen. Ich mache deutlich, dass die Abrechnung der Zeit dafür in keiner Weise schlecht ist und Teil der natürlichen Arbeit an einem Projekt ist.

Behalten Sie dies im Auge und Sie haben die Anforderungen an die Zeit der Teams im Griff.

Um den anderen Aspekt Ihrer Frage anzusprechen, kenne ich keine gute Möglichkeit, mit MS Project zu arbeiten, bei der Sie nicht die Stunden des Teams bei der Buchung abgleichen und den Plan manuell neu anpassen müssen. Wenn Sie dies wöchentlich tun (z. B. Stunden am Freitag erfragen, dann Freitagnachmittag/Montagmorgen neu planen), dauert es 1-3 Stunden, aber Sie werden ein sehr gutes Gefühl für das Projekt "nach Zahlen" haben.

Ich nenne es die "Meeting Mania". Sie müssen viele Meetings selbst organisieren und Ihre täglichen Aufgaben effizienter und effektiver erledigen; und am Ende haben Sie weniger Zeit oder keine Zeit, sie zu tun! Ich mag Meetings nicht so sehr. Es lässt mich die meiste Zeit einschlafen; Ich bevorzuge die informelle Kommunikation auf dem Boden. Ihre Situation sieht für mich so aus, als ob es keinen Chef gibt, der entscheidet oder eine endgültige Entscheidung trifft. Zu viele Konsultationen; nicht genug schnelle Entscheidungen. Ein Rezept für Burnout der Teammitglieder. Jemand sollte damit beauftragt werden, diesen ineffizienten Prozess ein wenig zu bereinigen.

Wenn die Aufgaben in Stunden gemessen wurden und ich weiß, dass das gesamte Team „Teilzeit“ an dem Projekt arbeiten wird, habe ich ziemlich gute Erfolge damit erzielt, den Arbeitstag für das gesamte Projekt zu reduzieren. Das scheint aber nicht zu Ihrem Fall zu passen.