Wie kann man auf eine große Anzahl von unternehmensübergreifenden E-Mails antworten, die viel Recherche, Problemlösung und die Übermittlung technischer Ideen an Laien erfordern? [abgeschlossen]

Vor Kurzem hatte ich das Gefühl, dass zu viel auf meinem Teller lag, und um mir zu helfen, effizienter zu werden, bat mich mein Chef, alle meine Aufgaben im Auge zu behalten und die Zeit aufzuzeichnen, die ich benötige.

Ich bin eine neue Führungskraft (vorher Teamleiterin) und bekomme viele E-Mails aus dem gesamten Unternehmen, die Nachdenken, Bewerten, diplomatisch und klar klingende und gleichzeitig auch zeitgemäße Formulierungen erfordern.

Mein Chef sagte mir zunächst, ich solle nicht auf jede einzelne E-Mail antworten und lernen, wie man Prioritäten setzt, aber dann hörte ich Beschwerden von anderen Vorgesetzten darüber, dass ich nicht schnell genug auf E-Mails antwortete oder nicht nachging, nachdem ich gesagt hatte: „Ich werde antworten später..."

Aber der Punkt ist folgender: Ich brauche viel Zeit, um eine gute E-Mail zu schreiben, richtig zu gestalten und zu kommunizieren. Eine kritische E-Mail kann fast eine Stunde des Nachdenkens und Formulierens erfordern, eine weniger kritische vielleicht 20-30 Minuten. So oder so beinhalten die meisten E-Mails eine Problemlösung. Das ist immer noch viel Zeit, wenn ich insgesamt nur 8 Stunden Zeit habe, um meine Arbeit auszuführen (hauptsächlich Betreuen, Beraten und auch einige praktische Arbeiten in meinem spezifischen Bereich) - wenn ich ehrlich sein muss, verbringe ich etwa 50-60% meiner Zeit kommunizieren.

Als Antwort auf einige der Antworten unten glaube ich nicht, dass ich Zeit mit dem Basteln verschwende, sondern mehr damit, abteilungsübergreifende Prozesse zu recherchieren, die Probleme zu verstehen und darüber nachzudenken, wie sie gelöst werden können.

Aber ich bin immer noch etwas besorgt, dass ich etwas falsch mache, und mache mir besonders Sorgen über die Beschwerden. Ich bin es gewohnt, immer gute Arbeit zu leisten, aber vielleicht ist das eine Schwäche, die ich ansprechen muss.

Was kann ich als neue Führungskraft mit viel Kommunikationsarbeit (unternehmensweit, nicht nur innerhalb meines Teams), aber auch mit konzentrierter Handarbeit tun, um meine Fähigkeit zur Priorisierung zu verbessern?

Wie kann man außerdem vermeiden, auf E-Mails zu antworten [oder zu verzögern], ohne dass man sich darüber beschwert?

EDIT: Ich habe klargestellt, dass meine E-Mails viel Recherche und Problemlösung beinhalten. Es geht also nicht nur ums Basteln, sondern um Recherche/Problemlösung + Kommunikation auf eine Weise, die andere Teams verstehen.

Haben Sie die Möglichkeit, dass sich einer Ihrer Untergebenen um einige der E-Mails kümmert?
@SigalShaharabani Es könnte ihre Zeit am besten nutzen, wenn sich der Manager um die alltägliche E-Mail-Beantwortung kümmert und ihre direkten Untergebenen sich auf ihre Aufgaben konzentrieren lässt.
Ich bin kein Manager und befinde mich auch nicht in Ihrer Situation, aber mein Unternehmen ist extrem E-Mail-lastig. Was mir hilft, konzentriert zu bleiben und die richtigen Prioritäten zu setzen, ist, mich daran zu erinnern, für wen ich arbeite. Es gibt so viele Manager, die mich bitten, Dinge zu erledigen, die es vielleicht dringend nötig haben, aber am Ende des Tages, wenn ich nicht für sie arbeite, kommen ihre Prioritäten hinter denen meines eigentlichen Managers zugewiesen. Das Letzte, was mein Vorgesetzter hören möchte, ist, dass ich etwas im Rückstand bin, weil ich damit beschäftigt war, für jemand anderen zu arbeiten.
@Brandon IMHO, es hängt wirklich von der Art der E-Mails ab. IMHO, wenn es darum geht, über den Fortschritt des Teams zu berichten, ist es wirklich in Ordnung, ein älteres Teammitglied zu bitten, dies gelegentlich zu tun, um den Manager zu entlasten
Ein Tipp für produktive Menschen (aus einer Quelle, an die ich mich nicht erinnern kann) lautet: Beantworten Sie keine E-Mails, die nicht vollständig erklären, was sie wollen. Sie haben keine Zeit, Leads nachzujagen. Ansonsten delegieren, delegieren, delegieren. Keine Antwort, aber vielleicht hilft es.
Wenn Sie außerdem mehr als 5 Minuten damit verbringen, eine E-Mail zu schreiben, machen Sie etwas falsch. Fangen Sie stattdessen an, Leute anzurufen.
„E-Mail ist, wo Ihre Tastenanschläge sterben“ E- Mails sind es nicht wert, so viel Zeit damit zu verbringen. Schreiben Sie kürzere persönliche Nachrichten oder schreiben Sie öffentliche Nachrichten.
Ich habe in der Bearbeitung ein paar weitere Details hinzugefügt, um zu verdeutlichen, dass die E-Mails tatsächlich viel Recherche und Problemlösung erfordern. Aber das „Crafting“ ist auch etwas notwendig, weil ich technische Aspekte meines Teams an andere Teams im Unternehmen kommuniziere, die null technische Kenntnisse haben.
Wenn Sie sich darüber beschweren, dass Sie zu viel Zeit mit dem Schreiben von E-Mails verbringen, ist das eine Sache. Wenn Sie jetzt sagen, dass Sie die meiste Zeit mit Recherche und Problemlösung verbringen, dann beklagen Sie eigentlich, dass Sie zu viel Zeit mit Recherche und Problemlösung verbringen. Da stellt sich die Frage: Gehören Forschung und Problemlösung zu Ihrem Berufsbild als Führungskraft? Wenn ja, dann beklagen Sie sich, dass Sie Ihren Job machen müssen. Sie beschweren sich außerdem darüber, dass 50 % bis 60 % Ihrer Zeit mit Kommunikation zu tun haben – ist dieser Prozentsatz nicht im Einklang mit dem Prozentsatz anderer Manager? Wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Vorgesetzten.
Sie müssen auch Ihre handgefertigten Mitteilungen von Ihrem Vorgesetzten überprüfen lassen. Weil Sie möglicherweise bei Ihren Versuchen, Ihre Nachrichten nicht technikfreundlich zu gestalten, über Bord gegangen sind.
Die Aufklärung von Laien über feine, sehr wichtige technische Angelegenheiten sollte nicht per E-Mail abgewickelt werden. Ich habe es versucht, es endete nie wirklich gut. Ungeachtet des Einsatzes Ihrer Zeit, Mühe und Brillanz, es ist oft immer einfach nicht genug. Dafür sind Meetings eigentlich da. "Oh, das wird per E-Mail schwer zu erklären sein, lass uns ein persönliches Gespräch vereinbaren" und E-Mails für Dinge hinterlassen, für die es gut ist. Im Allgemeinen, wenn das Schreiben länger als 5 Minuten dauert oder mehr als 2-3 Absätze mit 2-3 Sätzen enthält, löschen Sie es, es ist das falsche Medium. Bullet Point or Die - es funktioniert!
@BrianDHall Ich kann mir leicht vorstellen, wie ihre Augen glasig werden und dann glasig werden - Sie lesen die ersten beiden Zeilen und überfliegen möglicherweise den Rest. Die falsche Zielgruppe mit dem falschen Medium anzusprechen, ist Zeitverschwendung, selbst wenn der Inhalt stimmt. Wobei ich mir nicht sicher bin, denn es gibt keinen Hinweis darauf, dass irgendjemand das Publikum nach ungefiltertem Feedback befragt hat.

Antworten (6)

Warum sprichst du nicht mit deinem Vorgesetzten und überlegst ihm, wie er auf E-Mails antworten soll? Ihr Vorgesetzter erhält mindestens so viele E-Mails wie Sie, und Ihrem Vorgesetzten geht es gut. Ich weiß nicht, was Sie tun, aber 90 % meiner E-Mails nehmen 5 Minuten oder weniger meiner Zeit in Anspruch.

Nehmen Sie eine dieser E-Mails, für deren Beantwortung Sie 15 bis 20 Minuten benötigen, lassen Sie Ihren Vorgesetzten sie sich ansehen und fragen Sie Ihren Vorgesetzten, wie lange es gedauert hätte, bis Ihr Vorgesetzter geantwortet hätte. Das Gleiche gilt für jede Ihrer E-Mails, die eine Stunde Ihrer Zeit in Anspruch nimmt. Sie verschwenden wahrscheinlich viel zu viel Zeit damit, Mitteilungen von Hand zu erstellen, die dazu bestimmt sind, einmal gelesen und dann weggeworfen zu werden.

Wie kann man außerdem vermeiden, auf E-Mails zu antworten [oder zu verzögern], ohne dass man sich darüber beschwert?

Ihre Hauptschwierigkeit im Moment ist die Zeit, die Sie zum Erstellen von E-Mails benötigen.

Bis Sie diesen Teil Ihres Workflows gelöst haben, werden Sie immer verzögert oder nicht beantwortet.

Wie wichtig ist das Erscheinungsbild von E-Mails?

Die Leute kümmern sich in den meisten Fällen nicht um die Feinheiten Ihrer E-Mail.

Wenn ich jemandem eine zeitkritische Frage stelle, ist es mir wichtiger, dass ich schnell eine Antwort bekomme, als später eine nette Antwort. Oftmals ist es für Mitarbeiter schwierig, sich darauf einzustellen, wenn ihnen bei der Beförderung zum Manager die Zeit ausgeht.

Ändert der Anwendungsfall jedes Anwendungsfalls, wie lange Sie verbringen sollten?

Manager können oft nicht die gleiche Zeit für E-Mails aufwenden wie einzelne Mitwirkende.

Betrachten Sie den Anwendungsfall der E-Mail, die Sie senden werden. Ist es eine einfache Antwort an einen Kollegen? Es muss nicht perfekt verarbeitet sein.

Geht es um das gesamte Managementteam Ihres Unternehmens? Vielleicht sollten Sie etwas Zeit damit verbringen.

Praktische Überlegungen

Üben Sie das Schreiben von E-Mails, aber verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit. Ich finde mich manchmal dabei. Oder sogar mit Antworten hier. Ich möchte, dass es perfekt aussieht! Aber die Realität ist - niemand wird es Wort für Wort lesen. Die Leute könnten bestenfalls überfliegen. Oder nicht lesen.

Daher ist es wichtig zu erkennen, dass Quantität in gewisser Weise besser ist als Qualität. Ihre Aufgabe als Manager ist es, ein Team für die Qualität zu sorgen und die Arbeit Ihres Teams (und anderer Teams) zu erleichtern.

Benutze das Telefon!

Wenn Ihre E-Mails durchweg 20 bis 30 Minuten brauchen, um mit Informationen zu antworten, bedeutet das, dass Sie zum Telefon greifen und jemanden anrufen sollten. Die Informationsübertragung in E-Mails ist wirklich ein schlechtes Medium.

Die anderen Antworten decken hervorragend ab, wie Sie (wahrscheinlich) Ihre E-Mail-Zeit verkürzen sollten und können.

Hier ist die Kehrseite: Wenn eine E-Mail wirklich rechtmäßig eine Stunde Zeit benötigt, um zu antworten, was tun Sie dann in dieser Zeit? Denken, formulieren, recherchieren: Mit anderen Worten, die E-Mail ist eine ausgewachsene Aufgabe, die Ihnen heute scheinbar jemand anderes übertragen hat. Behandeln Sie es so, als würden Sie jemand außerhalb Ihres Teams bitten, eine Code- oder Designüberprüfung durchzuführen ...

„Ich denke, X oder Y könnten funktionieren, aber ich werde keine Zeit haben, dies zu überprüfen. Vereinbaren Sie nächste Woche einen 1/1 mit mir, wenn Sie bis dahin Hilfe benötigen.“

Oder an eine niedrigere Stelle delegieren. Das geht genauso einfach wie eine Weiterleitung und ein cc mit dem Text „an John“. Dies ist sowieso eine gute Vorgehensweise, da für alles, was Sie verlangen, einer Ihrer direkten Untergebenen ein Backup sein sollte! Vermutlich werden sie weniger beschäftigt sein, und wenn sie es nicht sind, können sie es mit einem Teamkollegen wiederholen.

Ich war in vielen Positionen, in denen „Hunderte von E-Mails pro Tag“ keine Seltenheit sind. Hier erfahren Sie, wie Sie dem zuvorkommen können. Kommunikation ist super wichtig, und als Manager ist „ich verbringe 50 % meiner Zeit mit Kommunikation“ nicht unbedingt schlecht.

Priorisieren

E-Mail-Antworten funktionieren wie alle anderen. Sie müssen sie priorisieren und entscheiden, ob es sich überhaupt lohnt, auf sie zu reagieren, und wenn ja, wie viel Ihrer Zeit sie wert sind. Manchmal muss man rücksichtslos sein, und oft stellen die Leute Fragen, auf die sie verdammt gut die Antwort kennen. "Fahren Sie fort, wie Sie es für richtig halten" ist eine vollkommen gültige E-Mail-Antwort eines Managers.

Delegieren

Wenn eine Menge Analyse erforderlich ist, um zu antworten, ist dies dann wirklich eine Art Aufgabe, die jemand in Ihrem Team erledigen sollte? Sogar Prozessfragen oder ähnliches können davon profitieren, wenn ein Teammitglied den ersten Versuch macht – das Bearbeiten ist schneller als das Schreiben. Denken Sie auch daran, dass 50 % Kommunikationszeit nicht schlecht sind – vielleicht müssen Ihre „anderen 8 Stunden Arbeit“ besser delegiert werden.

Konsolidieren

Es ist ungewöhnlich, dass all diese eingehenden E-Mails nichts miteinander zu tun haben. Ich ziehe es vor, wenn ich 5 Anfragen zum selben Thema erhalte, es in 1 E-Mail-Thread zu packen. Es ist transparenter und hilft all diese Leute auf die gleiche Seite zu bringen. Außerdem konsolidieren Sie möglicherweise nicht all diese Analysen / Überlegungen genug in Dokumentation und Prozess, wenn alles immer noch per E-Mail geschieht. Sobald Sie etwas dokumentiert haben, kann Ihre Antwort auf eine Anfrage einfach ein Wiki-Link sein.

Zusammenfassen

Niemand wird jemals eine E-Mail mit mehr als 3 Absätzen mit 3 Sätzen lesen, und das treibt es an. Fassen Sie sich kurz, wenn es wirklich eine Seite wert ist, sollte es stattdessen eine Dokumentation sein.

Der erste Schritt besteht darin, diese E-Mails zu organisieren, damit Sie sich auf die wichtigsten konzentrieren können. Ich bekomme täglich Hunderte von E-Mails und finde die Outlook-Regeln am hilfreichsten. Zuerst bekomme ich alle automatisierten mit einem Regelwerk aus meinem Posteingang. Als Nächstes schicke ich alle E-Mails, die das Wort „fail“ oder „failure“ enthalten, in einen speziellen Ordner. In meiner Arbeit sind diese wahrscheinlich die wichtigsten, die ich mir zuerst ansehen sollte. Als nächstes gibt es einige, die ich nach Kunden- oder Personennamen filtere. Beispielsweise kann es für Sie entscheidend sein, schnell auf alles zu reagieren, was vom CEO, Ihrem Chef oder bestimmten Abteilungsleitern kommt. Wenn Sie sie alle an einem Ort ablegen, können Sie sie in einem Meer von E-Mails leichter finden.

Die meisten E-Mails sollten in weniger als fünf Minuten relativ einfach zu beantworten sein. Ich neige dazu, diese zu beantworten, während ich sie lese, und muss mich dann nicht mehr darum kümmern. Alles, was länger dauern wird, um zu recherchieren oder mit Leuten zu sprechen, setze ich auf meine tägliche To-Do-Liste und erledige sie in der Prioritätsreihenfolge mit dem Rest meiner Arbeit. Als Manager sollten Sie viele der E-Mails an Ihre direkt unterstellten Mitarbeiter delegieren, damit diese die Recherche durchführen und Ihnen antworten. Die einzigen, deren Beantwortung viel Zeit in Anspruch nimmt, die Sie persönlich bearbeiten sollten, sind solche, die Managementfragen betreffen, die Sie nicht mit Untergebenen teilen sollten (z Unternehmen könnte sich auf Ihre Abteilung oder das Budget des nächsten Jahres auswirken).

Denken Sie als Nächstes darüber nach, warum die Beantwortung Ihrer E-Mails so lange dauert. Ist es, weil Sie versuchen, die perfekte Antwort zu finden, oder weil Sie recherchieren müssen - und in diesem Fall ist es etwas, das Sie auf Anhieb wissen sollten, oder etwas, das wirklich ein neues Thema ist.

Möglicherweise müssen Sie anfangen, Informationen besser zu behalten, wenn das Problem darin besteht, dass Sie Dinge nicht wissen, die Sie wissen sollten. Lassen Sie sich von Ihren direkt unterstellten Mitarbeitern ausführlich über ihre Arbeit informieren und Notizen machen. Fügen Sie diese Notizen jedes Mal hinzu, wenn Sie eine E-Mail lesen oder ein Meeting zu einem bestimmten Thema haben. Ein kurzer Blick auf diese Notizen sollte Ihnen helfen, wenn Sie E-Mails von oben beantworten müssen.

Wenn das Problem darin besteht, dass Sie zu viel Zeit damit verbringen, perfekte Antworten zu erstellen, müssen Sie dann einschätzen, wie viele davon tatsächlich perfekte Antworten benötigen? Es gibt ein paar politisch kritische Themen, die das tun, aber wahrscheinlich steht Perfekt zu 95 % der Zeit gut genug im Weg. Lernen Sie, eine Antwort nur für kritische Elemente zu perfektionieren. Lernen Sie zu erkennen, dass es wichtiger ist, zeitkritische Dinge rechtzeitig zu beantworten, als mit einer schön durchdachten und gut ausgearbeiteten Nachricht zu antworten.

Schreiben Sie weniger. Ein Absatz benötigt im Vergleich zu einem Satz eine zusätzliche Größenordnung an Zeit. Ich habe festgestellt, dass das Schreiben einer guten E-Mail bedeutet, dass ich für die Empfänger denke. Leiten Sie einen Anruf, wenn Sie Ihre Gedanken zu einem bestimmten Thema weitergeben müssen.

Wie kann man auf eine große Anzahl von unternehmensübergreifenden E-Mails antworten, die viel Recherche, Problemlösung und die Übermittlung technischer Ideen an Laien erfordern? [abgeschlossen]
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