Wie gehe ich damit um, ein Memo für „nicht ausreichend/proaktiv kommunizieren“ zu erhalten?

Akzeptiere die Schuld nicht, aber verteidige dich auch nicht. Suchen Sie nach dem Kern der Wahrheit, dem Sie und der Manager möglicherweise zustimmen könnten. Verbalisiere diesen Kern der Wahrheit. Geben Sie mit eigenen Worten wieder, was bei diesem HR-Meeting passiert ist, aber vermeiden Sie Schuldzuweisungen. Und nein, rufen Sie die Personalabteilung nicht wegen ihrer eigenen Verwendung von Schuldzuweisungen an.

Schlagen Sie dann eine tatsächliche Lösung vor. Vereinbaren Sie beispielsweise ein regelmäßiges 10-minütiges Standup-Meeting am Montag/Mittwoch/Freitag zwischen Ihnen und Ihrem technischen Leiter. Das muss nicht so konkret sein. Das ist nur ein Beispiel. Nur Sie kennen eine gute Lösung für Ihr potenzielles Problem.

Und wenn Ihr Vorgesetzter auch nur 10 Minuten zu spät zu Ihren Besprechungen kommt, senden Sie ihm in diesem Fall unbedingt eine E-Mail. Stellen Sie in dieser E-Mail sicher, dass Sie ihn auch telefonisch anrufen werden. Aber wenn Sie es zuerst per E-Mail tun, hilft dies, eine gute digitale Aufzeichnung zu führen, deshalb sollten Sie ihm auch eine E-Mail senden. Oder wenn der Manager sagt, dass diese Meetings nicht mehr notwendig sind, senden Sie ihm eine E-Mail und teilen Sie ihm mit, dass Sie es vorziehen würden, diese Meetings fortzusetzen. Nochmals, wenn Sie dies per E-Mail tun, haben Sie Deckung, wenn dieser Manager erneut zur Personalabteilung geht. Mein Punkt ist. Selbst wenn Sie ein persönliches Gespräch mit ihm führen, um die Bedingungen Ihrer Vereinbarung zu ändern, vergessen Sie nicht, Ihr Verständnis dieses Gesprächs per E-Mail an ihn festzuhalten.

Drucken Sie solche E-Mails auch aus und bewahren Sie sie zu Hause auf. Führen Sie außerdem ein detailliertes Protokoll über alles. Achten Sie darauf, aufzuzeichnen, wenn er nicht bei Ihren geplanten Besprechungen ist. Oder jedes Mal, wenn Sie versucht haben, Kontakt per E-Mail/Telefon/persönlich aufzunehmen, um ihm Updates zu geben. Dieses detaillierte Protokoll wird Ihr Ass im Ärmel sein. Sie sollten eine Kopie davon bei der Arbeit aufbewahren, falls Sie sie brauchen. Und für alle Fälle eine Kopie davon zu Hause. Aber wenn alles gut geht, werden Sie es hoffentlich nicht brauchen.

Wenn Sie mit dem Memo nicht einverstanden sind, ist dies wahrscheinlich das Ergebnis eines Missverständnisses zwischen Ihnen und dem Management, denn meiner Meinung nach sollten solche Warnungen normalerweise über Tatsachen ausgesprochen werden, die Ihnen bereits bekannt sind, es sei denn, der ganze Zweck des Memos besteht darin, ein Treffen zu vereinbaren wo diese Klarstellungen stattfinden würden.

Auf jeden Fall denke ich, dass Sie das Recht haben, um Erläuterungen und zumindest Beispiele dafür zu bitten, wann dies passiert ist. Sie könnten sie fragen, wann es Ihnen an proaktiver Kommunikation gefehlt hat und wie sich dies auf die Produktivität des Teams ausgewirkt hat.

Sie können ein klares Beispiel im Sinn haben oder auch nicht. Wenn dies der Fall ist, können Sie das Ereignis besprechen, Erklärungen abgeben und/oder zumindest eine Grundlage haben, um zu sagen, dass dies nicht wieder vorkommen wird.

Wenn dies nicht der Fall ist, könnten Sie sie erwähnen: "Ohne diese Elemente kann ich Ihnen leider nicht garantieren, dass dies nicht wieder vorkommt." und fahren Sie einfach damit fort, die Warnung zu „ignorieren“, nur als Erinnerung daran, mit diesem speziellen Management ziemlich vorsichtig zu sein, und möglicherweise zu versuchen, einen zweiten Plan für den unglücklichen Fall vorzubereiten, dass sie planen würden, Sie zu entlassen.

Reaktion auf das Memo

Vermutlich hätte Ihr Vorgesetzter das Meeting nicht angesprochen, wenn es nicht bereits eine Reihe spezifischer Vorfälle verpasster Kommunikation gegeben hätte, über die er / sie besorgt war - der Vorgesetzte hat höchstwahrscheinlich das Gefühl, dass er Ihnen nicht so gut vertrauen kann, wenn es um die Kommunikation geht Sie brauchen. Sie haben sich an Sie gewandt, um sicherzustellen, dass dies nicht wieder vorkommt, und möchten höchstwahrscheinlich hören, wie Sie sich verbessern werden.

Indem der Manager Sie für die Kommunikation verantwortlich macht, versetzt er Sie in eine Führungsrolle, und jetzt suchen sie nach Ihnen, um zu zeigen, dass Sie in der Lage sind, die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, zu ändern (die in beide Richtungen geht, bei der Kommunikation geht es um Lesen / Zuhören so viel wie Reden/Schreiben).

Führen Sie ein ehrliches Gespräch mit dem Vorgesetzten und lassen Sie ihn wissen, dass Sie vom Inhalt des Memos überrascht waren; Erklären Sie, dass Ihnen bisher keine Kommunikationsprobleme bekannt waren, Sie aber mehr Informationen von ihnen benötigen, um sich verbessern zu können. Es gibt kein „Skill Cap“, wenn es um Kommunikation geht; Selbst die effektivsten Führungskräfte und Kommunikatoren haben immer Raum zum Lernen und Verbessern.

Fragen Sie nach einer Liste der spezifischen jüngsten Ereignisse, bei denen verpasste Kommunikation ein Problem verursacht hat; einschließlich, welche Informationen übersehen wurden, an wen sie hätten geliefert werden sollen, welche Auswirkungen sie hatten.

Versuchen Sie bei jedem dieser Ereignisse, sich vor Augen zu führen, wie Sie mit diesen Informationen umgegangen sind, aus welchen Gründen Sie sie verpasst haben und was sich ändern könnte, um das Risiko ähnlicher Probleme in Zukunft zu minimieren. Zum Beispiel, ob Sie etwas falsch gehört/missverstanden haben, seine Relevanz nicht verstanden haben, ein unvollständiges Bild von seiner Quelle erhalten haben, es zu spät erhalten haben oder vielleicht einfach nur einen schlechten Tag hatten usw.

Wenn Ihnen wirklich nicht einfällt, wie Sie die Art und Weise, wie Sie mit etwas umgehen, hätten ändern können, dann fragen Sie; höchstwahrscheinlich ist der Manager nur daran interessiert, Ihre Arbeitsweise zu ändern, und nicht an einer finsteren Verschwörung, Sie zu entfernen (obwohl, wenn Sie sich nicht verbessern, dies sicherlich zu einer Entfernung führen könnte).

Seien Sie ehrlich zu sich selbst in Bezug auf diese Ereignisse und reagieren Sie ehrlich darauf – heben Sie die Hände und sagen Sie „Ich hätte das anders machen können“ zeigt Integrität und persönliche Verantwortung (was wichtige Eigenschaften für jemanden in einer kommunikationszentrierten Rolle sind). Lassen Sie Ihren Vorgesetzten wissen, dass Sie das Problem verstehen und in der Lage sind, sich zu ändern, um das Vertrauen wiederherzustellen.

Verbesserung der Kommunikation

Ein wichtiger Teil der Kommunikation ist zu verstehen, wer welche Informationen benötigt. Daher ist es aus zwei Gründen wichtig, die Bedürfnisse Ihres Teams und anderer Interessengruppen zu verstehen:

1. Wenn Sie Informationen von jemandem erhalten, wissen Sie, wem Sie diese mitteilen müssen
2. Sie beziehen auch nur die relevanten Personen ein und vermeiden es, in die entgegengesetzte Richtung zu schwenken - reagieren Sie darauf nicht, indem Sie alles an alle kommunizieren (Sie wollen die Leute nicht mit E-Mails/Meetings/etc. ertränken und ihre Zeit verschwenden, wenn die Informationen es nicht sind für sie relevant)

Beachten Sie auch, dass Sie sich stark auf die Kommunikationsfähigkeiten anderer verlassen werden, damit dies funktioniert. Für die Kommunikation verantwortlich zu sein bedeutet sicherzustellen, dass Sie in der Lage sind, Informationen aus denen herauszukitzeln, die vielleicht selbst keine großartigen Kommunikatoren sind (oder diese Leute sogar bitten/ermutigen, mehr mit anderen zu sprechen). Wenn Ihnen jemand neue Informationen liefert, reicht es im Allgemeinen nicht aus, nur ein passiver Zuhörer zu sein, der andere nur wörtlich weitergibt.

Wenn Sie neue Informationen erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie Klarheit und Vollständigkeit von ihrer Quelle suchen, einschließlich ihrer Relevanz und Wichtigkeit/Auswirkung. Wenn Ihnen jemand Informationen liefert, die Ihrer Meinung nach unklar, unvollständig oder verwirrend sind, fragen Sie sofort nach weiteren Einzelheiten und Klarheit. Wenn Sie immer noch nicht ganz sicher sind, was Sie damit anfangen sollen, dann suchen Sie Hilfe und Unterstützung von denen, die es wissen würden.

Ebenso müssen Sie, wann immer Sie jemandem wichtige Informationen übermitteln, sicherstellen, dass er diese aktiv erhalten hat; Auch hier kann die mangelnde Kommunikationsfähigkeit anderer dazu führen, dass sie einfach nicken und "OK" sagen, ohne zu verstehen, was Sie ihnen gesagt haben. Als jemand in einer kommunikationsorientierten Position besteht ein Teil Ihrer Aufgabe darin, zu versuchen, zu den Menschen durchzudringen, die möglicherweise nicht so gut darin sind, Informationen aufzunehmen.

Berücksichtigen Sie diese Punkte auch, wenn Sie auf das Memo antworten. Wenn Sie eine Reihe von Ideen haben, wie Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern können, und diese an den Vorgesetzten weitergeben können, wird dies wahrscheinlich sein Vertrauen in Sie stärken; Der eigentliche Test wird natürlich sein, wie Sie im Alltag arbeiten und wie sich die Kommunikation innerhalb des Teams verbessert.