Wenn Sie ein Projekt verwalten, an dem Teilnehmer auf der ganzen Welt beteiligt sind, ist es durchaus überschaubar, dass sich zwei beliebige Zeitzonen treffen (jemand ist am Ende seiner Schicht, während jemand seine beginnt), aber fügen Sie eine dritte Zeitzone hinzu, und jemand wird es tun habe einen Anruf um 23 Uhr. Gibt es Praktiken, die sich gut bewährt haben? Die Lösungen, die ich bisher gesehen habe, sind:
Was hat bei Ihnen gut funktioniert?
Meiner Erfahrung nach ist die beste Lösung, die Last zu teilen. Egal was passiert, jemand wird belästigt. Wenn Sie also die Besprechungszeiten rotieren lassen, damit jeder den Schmerz regelmäßig erlebt, hilft dies dem Team als Ganzes, die Zeit zu schätzen, die ihre entfernten Kollegen in den Besprechungen verbringen.
Wenn Ihr Team ein Meeting am frühen Morgen mit Ihnen verbringt, werden Sie seine Zeit mehr zu schätzen wissen, wenn Sie Ihren Schlaf aufgeben müssen, um sich spät in der Nacht mit ihm zu treffen.
Bedenken Sie auch, dass Ihre Meetings bereits aus der Ferne stattfinden und irgendeine Form von Meeting-Technologie oder Videokonferenz-Software beinhalten. Sie könnten den Teilnehmern außerhalb der Geschäftszeiten die Möglichkeit geben, sich bequem von zu Hause aus zu treffen, vorausgesetzt, sie verfügen über die Technologie. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, für ein kurzes Meeting ins Büro zu pendeln.
Ich bin derzeit in ein ähnliches Szenario involviert und leite ein globales Projekt, das eine Abstimmung mit unseren Kollegen in Asien, Europa und Nordamerika erfordert.
Wir haben immer noch Anrufe um 6:00 Uhr GMT und andere späte Anrufe, um offene Probleme mit den Teams in den USA zu besprechen, insbesondere wenn sie sich an der Westküste befinden. Wir stellen jedoch sicher, dass nur erforderliche Teams von zu Hause aus an diesen Anrufen teilnehmen und diese unterstützen, indem wir das VPN und andere Konferenzeinrichtungen nutzen.
Leider kommen wir nicht umhin, mindestens einmal im Monat diese Telefonkonferenzen durchzuführen, die sehr hilfreich sind, um Missverständnisse per E-Mail zu vermeiden, aber wir nutzen diese Telefonate, um die nächsten Schritte festzulegen und die Arbeitsbelastung zu verteilen und schließlich alle offenen Punkte zu besprechen Wir konnten die vergangenen Wochen nicht lösen.
Sobald wir die nächsten Schritte vereinbart haben, richten wir für jede Region einen Arbeitsordner in unserem SharePoint ein, der allen Teamleitern und dem Programmmanager offen steht, um alle Fortschritte zu verfolgen.
Durch die Verwendung von Tools wie SharePoint, EDMS oder Unternehmens-Wikis als Mechanismus zur Kommunikation von Arbeitsbelastung, Problemen und Statistiken ist es uns gelungen, die Notwendigkeit wöchentlicher Anrufe in allen Regionen zu reduzieren.
Eine andere Alternative könnte die Einrichtung einer Controller-Rolle oder eines zentralen Verwaltungsteams mit Sitz in Europa sein, um Eingaben aus den anderen beiden Regionen zu sammeln und zu verwalten; zB frühe Morgenberichte mit Asien und späte Berichte mit Amerika. Trotzdem fand ich diese Rolle ziemlich schwierig, da sie Informationen früher verwaltet als andere Mitglieder des Teams und gewisse Konflikte erzeugen kann.
Zusammenfassend sind die Schlüsselfaktoren die Bestimmung der relevantesten Meetings, die eine Live-Schnittstelle erfordern, und die Einrichtung eines robusten Mechanismus, um effektiv zu kommunizieren und den Arbeitsfortschritt zu verfolgen (Google Docs, SharePoint usw.).
Meetings meiden. Es gibt viele Tools, die viel besser funktionieren als einfache alte Telefongespräche. Zu diesen Tools gehören: Wiki-Seiten, Issue-Tracking-Software, gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Code-Review-Systeme, Versionskontrolle.
Beginnen Sie mit der Notwendigkeit des Treffens und seiner Tagesordnung: 1. Handelt es sich um ein Berichterstattungstreffen? 2. Ein Aufklärungsgespräch? 3. Ein Meeting um des Meetings willen (viele davon gesehen) 4. Ein Brainstorming-Meeting
Auf dieser Grundlage können Sie sehen, wer die Teilnehmer sein sollten, möglicherweise werden nicht alle Teammitglieder benötigt, sondern nur die Teamleiter.
Aber die Verwendung von freigegebenen Dokumenten über Google Docs oder das bessere neue Google Cloud Connect erwies sich als ein Wunder, da es das Team synchronisierte, woran heute gearbeitet werden sollte – dies half uns, die täglichen Projektanrufe zu beseitigen und nur 1 Scrum of Scrums pro Woche zu belassen. (Nur die Teamleiter teilen sich die Last des Anrufs) Die Teams (3 verschiedene Zeitzonen: -6 +2 und +9) halten ihr lokales Meeting ab, wenn es ihnen passt.
Teilen Sie die Last. Aber vergiss nicht, dass du eigentlich drei verschiedene Teams hast. Es wird kein Ende der Differenzen zwischen den Teams geben. Einige Gegenstände werden über die Entfernung schwer zu lösen sein. Tun Sie alles, um die Kommunikation zu verbessern.
Selbst mit Teams von zwei verschiedenen Standorten, die ein paar Stunden voneinander entfernt waren, stellte ich fest, dass es über die Entfernung hinweg Kommunikationsschwierigkeiten gab. Ich hatte keine Videokonferenzen zur Verfügung, also beschränkte sich die Kommunikation auf E-Mail und Telefonanrufe. Über einen Zeitraum von zwei Wochen hatte ich am Ende 10 bis 12 Knackpunkte mit verschiedenen Gruppen in der anderen Mannschaft. Im Laufe weniger Stunden während meiner zweiwöchentlichen Reise waren sie alle in persönliche Treffen vertieft.
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Thiago Cardoso