Wenn die einem Projekt innewohnende Ungewissheit eine genaue Planung oder Bereitstellung von Aufgaben mehr als einen Monat in die Zukunft verhindert, wie können Projektmanager den Fortschritt der Mitarbeiter am besten wöchentlich kommunizieren, koordinieren und verfolgen, ohne dass diese ständige Planung/Kommunikation zu einer Zeitbelastung wird?
So einfach es klingt, das Daily Scrum und ein Whiteboard sind die beiden besten Werkzeuge, um mit dieser Art von Unsicherheit umzugehen.
Planen Sie zu Beginn der Woche, was Sie Ihrer Meinung nach erledigen müssen, da es sich täglich ändern kann, und stellen Sie den Plan Ihrem Team bei Ihrem täglichen Scrum-Meeting am ersten Tag vor (Montag oder an welchem Tag auch immer Ihre Planungswoche beginnt) und Hängen Sie den Plan für alle sichtbar an die Tafel.
Stellen Sie sicher, dass das Whiteboard den Plan für diese Woche sowie den allgemeinen Plan für die nächsten 4-6 Wochen enthält, damit jeder weiß, was kommt.
Wenn sich der Plan ändert und die Leute Aufgaben erledigt haben, ändern Sie den Plan sichtbar auf dem Whiteboard, aber unterbrechen Sie das Team nicht, sie können sehen, dass Sie aufstehen, um den Plan zu ändern, damit sie wissen, dass etwas los ist, und sie können entweder das Board lesen oder kommen für weitere Details an Sie oder warten Sie bis zum Gedränge am nächsten Tag. Wenn es ihre aktuelle Arbeit direkt betrifft, sollten Sie natürlich direkt mit ihnen sprechen.
Gerade wenn Ihr Whiteboard an einer auffälligen Stelle im Büro steht, wie zum Beispiel auf dem Weg zur Kaffeemaschine, werden Sie schnell feststellen, dass fast jeder einen tollen Überblick darüber hat, wo es lang geht und was als nächstes kommt.
Jetzt müssen Sie natürlich immer noch die Details irgendwo aufbewahren, wie Ihren traditionellen Projektplan, damit Sie (und das Management) die Überschreitung, die kleinsten Details usw. kennen
Versuchen Sie nicht, Ihre Meilensteine zu sehr zu zerlegen. Verfolgen und verwalten Sie den Fortschritt anhand des Meilensteins, ohne niedriger zu gehen, als dies anhand der Ihnen vorliegenden Informationen möglich ist. Das ist der knifflige Teil der Rolling-Wave-Planung, aber auch die Eleganz davon.
Die verstärkte Definition der Arbeitspakete selbst wird zum Fortschritt und ist ein Zeichen des Fortschritts.
Ständige Kommunikation ist bei Projekten eine Notwendigkeit – unabhängig vom Grad der Unsicherheit. Es ist eine Tatsache des PM-Lebens.
Das Planen und Kommunizieren von Ergebnissen kostet immer Zeit, aber beides ist wertvoll und notwendig, und die Alternative – keine Planung oder Kommunikation – wird viel mehr Zeit in Anspruch nehmen. Das erste, was mir auffiel, war die „wöchentliche Berichterstattung“ für einen Monat Arbeit.
Wenn Sie sich bei einem detaillierten Plan auf die Häufigkeit von einer Woche für einen Monat verlassen, haben Sie zu viel Zeit zwischen den Berichtszeiträumen. Ich empfehle, die Häufigkeit auf drei Werktage oder sogar weniger zu erhöhen.
Jetzt denken Sie bestimmt, dass ich verrückt bin, dass Sie bereits über eine Zeitbelastung klagen und ich Ihnen etwas empfehle, das es noch schlimmer macht. Ich denke jedoch, dass die Ergebnisse meiner Empfehlung kontraintuitiv sind.
Für die Arbeit eines Monats haben Sie viel zu tun in einem hohen Arbeitstempo, das mit dem Plan für die Arbeit Ihres nächsten Monats übereinstimmt. Eine Woche innerhalb dieses Zeitrahmens ist riesig, in der Sie (relativ gesehen) viel Arbeit haben, viele Probleme zu lösen, die meiner Meinung nach die Zeitbelastung verschärfen. In der Tat, wenn Sie die Zeit dazwischen verkürzen, können Sie tatsächlich Ihre Zeitbelastung verringern – weniger Gesprächsbedarf, schnellerer Umgang mit Problemen und Risiken usw.
Selbst wenn Ihre Zeitbelastung nicht sinkt, ist die wöchentliche Berichterstattung über die Arbeit eines Monats wie die vierteljährliche Berichterstattung über die Arbeit des Jahres. Würdest du das machen?