Ich habe dies in SE-PM aufgenommen, da es in meinen Augen Projektmanager am meisten betrifft.
Ich habe gerade eine Stelle als Produktingenieur für ein Softwareprodukt in einem mittelständischen Unternehmen (etwa 100 Mitarbeiter in etwa 6 Niederlassungen) ergattert.
Nachdem ich mich mit Marketing, Vertrieb, Support, Lizenzabteilung, Entwicklern und Implementierungsteams herumgestöbert habe, bin ich schockiert, wie isoliert das gesamte Unternehmen ist, nicht nur vom Team, sondern auch von den regionalen Niederlassungen.
Zum Beispiel – ich habe um eine Liste aller Leute gebeten, die unser Produkt haben, und niemand konnte eine genaue Antwort geben. Für mich ist das lächerlich.
Unser Verkaufsteam wird das Produkt an Kunden verkaufen. Irgendwo wird es ein Rechnungssystem geben, aber selbst ihre potenziellen Kunden scheinen nicht zentralisiert zu sein.
Das Implementierungsteam installiert das Produkt und speichert docco (nicht konsistent) auf Büroservern, wobei die Architektur der Installation und andere wichtige Informationen angezeigt werden.
Das Support-Team verwendet ein System, katalogisiert jedoch nie, welche Version der Software sie haben oder welche Details über ihre Umgebung jeder Kunde hat, also müssen sie bei jedem Anruf dieselben Fragen stellen.
Das Lizenzteam erhält auch Lizenzanfragen für das Produkt und diese kommen ebenfalls in ein separates System. Evaluierungslizenzen werden hier ebenfalls erfasst, aber es gibt kein Follow-up für den Vertrieb, um sie zu verfolgen.
Ich könnte weitermachen.
Wenn ich jede der Abteilungen nach der Notwendigkeit eines zentralisierten Dokumentenverwaltungssystems frage, sind sie sich alle einig, aber natürlich ist es die Aufgabe von jemand anderem, sie zu implementieren.
Ich weiß, dass unser IT-Team auch mit SharePoint herumspielt, und ich weiß, dass wir auch einige Kundeninformationen in SAP haben.
Ich möchte es wissen:
Welche Vorgehensweise würden Sie mir empfehlen, um das obere Management zu erreichen, um zu sehen, wie die Dinge verbessert werden können und ob dies zu zufriedeneren Kunden und einem ROI führt?
Hat jemand gute Beweise oder Backups (vielleicht Workflow-Diagramme oder Fallstudien mit Software wie SharePoint), um meinen Fall zu untermauern?
Bitte lassen Sie mich über die Kommentare wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen oder wenn das Q neu formuliert werden muss.
Bearbeiten: Ich bin mir nicht sicher, ob es in Ordnung ist, mein Q so lange nach der Frage zu bearbeiten. Aber basierend auf Ihren Ratschlägen und einigen weiteren Recherchen habe ich ein Dokument zusammengestellt, in dem einige Probleme hervorgehoben werden, die ich beim Sammeln wichtiger Kundeninformationen hatte, und einige Empfehlungen zum weiteren Vorgehen gegeben (Treffen mit einigen Schlüsselpersonen zum Austausch von Notizen, interne Umfrage, Bringen bei einem Sachverständigen usw.).
Ich habe mich gefragt, ob diese E-Mail in Ordnung klingt und auf ein oberes Management abzielt:
Hallo zusammen.
Seine Anfänge in meiner neuen Rolle als Produktspezialist. Ich habe einen Großteil der ersten Woche damit verbracht, mit den verschiedenen Abteilungen zu sprechen und zu versuchen, mehr Informationen über unsere Kunden herauszufinden.
Um ehrlich zu sein – es war ziemlich schwierig, einige wichtige Kundeninformationen zu sammeln – nicht wegen Menschen – sondern wegen der Art und Weise, wie wir Informationen über unsere Kunden aufzeichnen und wie unsere Systeme eingerichtet sind, um diese Informationen wieder herauszuziehen. Nur als Beispiel: Niemand kann mir eine genaue Antwort auf die Frage „Wer sind unsere Kunden?“ geben. - Dies sind wichtige Informationen, die einfach abzurufen und zu 100 % genau sein sollten.
Ich kann mir vorstellen, dass viel Zeit in das Design der aktuellen Systeme geflossen ist, und sie scheinen gut zu funktionieren, sonst wären wir nicht dort, wo wir jetzt sind. Ich befürchte, dass ich zu früh als zu kritisch angesehen werden könnte – bedenken Sie also bitte, dass ich neu in der Rolle bin und mich möglicherweise erst mit diesen Systemen vertraut machen muss.
Vor diesem Hintergrund möchte ich Sie bitten, sich das beigefügte Dokument durchzulesen, das meine Bemühungen bei der Beantwortung einiger grundlegender Fragen zu unseren Kunden dokumentiert. - Obwohl ich nach Antworten auf diese Fragen suche, besteht der Hauptzweck des Dokuments darin, einige Diskussionen anzuregen, ob wir vielleicht versuchen sollten, die Art und Weise, wie wir Informationen über unsere Kunden speichern, zu verbessern. (dh ein Customer-Relationship-Management-System).
Meine Hauptabsicht hier ist, die internen Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, den internen Informationsaustausch zu verbessern und als Ergebnis davon = zufriedenere Kunden.
Ich hoffe, dass ich mit der Zusammenstellung dieses Berichts nicht über das Ziel hinausgeschossen bin – bespreche mich sehr gerne am Telefon.
Bevor Sie zum Management gehen, um ein DMS-System vorzuschlagen, müssen Sie meiner Meinung nach die Probleme und Prioritäten besser verstehen. Sie haben bereits viele Lücken und Bereiche für Verbesserungen identifiziert und festgestellt, dass die Organisation ein DMS benötigt. Tatsächlich ist eines der Hauptprobleme, die Sie erwähnen, der Mangel an (potenziellen und tatsächlichen) Kundenkenntnissen und -informationen, und das weist viel mehr auf die Notwendigkeit einer CRM-Lösung (Customer Relationship Management) hin. Ein DMS wird Ihnen nicht dabei helfen, Verkaufschancen zu bewerten, Bestellungen zu verfolgen, die Kundenrentabilität zu messen oder digitale Marketingkampagnen durchzuführen, was alles Beispiele für CRM-Prozesse sind, die enorme geschäftliche Vorteile bringen können, wenn sie verbessert werden. Daher ist es wichtig, dass Sie die Lösung nicht auswählen, bevor Sie die Probleme festgenagelt haben.
Für die Zukunft würde ich folgendes raten:
Treffen Sie Ihre Wahl : Ihre Chancen, ein zentralisiertes System (oder wahrscheinlicher mehrere) zu implementieren, das alle Informationen für alle sammelt, sind ziemlich gering, da die damit verbundene Änderung massiv (und kostspielig) wäre. Daher ist es wichtig, ein bestimmtes Problem zu identifizieren, von dem Sie glauben, dass es relativ einfach gelöst werden kann. Versuchen Sie, eine Initiative mit hohem Wert und geringem Aufwand auszuwählen, die schnell und einfach (ähnlich) zu implementieren ist. Dies wird dazu beitragen, einen frühen Erfolg zu sichern und den Weg für weitere Verbesserungen und Initiativen zu ebnen.
Identifizieren Sie Change Agents : Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer bestimmten Initiative Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit bei den betroffenen Personen und die Unterstützung, die Sie benötigen. Sie haben mit vielen Menschen gesprochen, versuchen Sie also herauszufinden, wer die besten Mittel (Bereitschaft, Interesse, Einfluss, Fähigkeiten, Budget usw.) hat, um Veränderungen voranzutreiben (z. B. der Support-Team-Manager), und binden Sie sie frühzeitig ein.
Zeigen Sie den Wert der Veränderung : Sie haben bereits die richtige Idee dafür, da Sie über zufriedenere Kunden, ROI und so weiter sprechen. Das Aufzeigen eines Business Case ist unerlässlich, wenn Sie versuchen, Unterstützung von anderen zu erhalten, insbesondere vom Management (insbesondere, wenn Sie um Geld bitten). Sobald Sie das spezifische Problem ausgewählt haben, das Sie angehen möchten, suchen Sie nach bestehenden Business Cases, um dieses spezielle Projekt zu unterstützen (Sie fragen hier danach, aber ich denke, Sie müssen die Probleme zuerst eingrenzen).
Kommunizieren Sie Ihre Absichten frühzeitig und klar : Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten und sichern Sie sich Unterstützung in Ihrem Umfeld, um Verbesserungsideen voranzutreiben. Finden Sie heraus, wer die Entscheidungsträger sind, und versuchen Sie, frühzeitig eine informelle Beziehung zu ihnen aufzubauen.
Hinweis: Vielleicht möchten Sie auch die folgenden Fragen und Antworten durchgehen, die einige Ihrer Fragen dazu ansprechen, wie Sie Ideen für Verbesserungen und Änderungen mit einem Manager aufgreifen können: Vorantreiben von Prozessveränderungen in einem Unternehmen, das seine Software erst kürzlich als eine angesehen hat Wettbewerbsvorteil
Angeline
jakc