Einige Freunde und ich gründen eine kleine Landschaftsbaugenossenschaft und denken darüber nach, wie wir die Buchhaltung führen werden. Orte, an denen wir in der Vergangenheit gearbeitet haben, haben Excel-Tabellen verwendet, um alle ihre Finanzen zu verwalten.
Vieles, was ich online gelesen habe, deutet jedoch darauf hin, dass es für alle außer den einfachsten Unternehmen besser ist, Buchhaltungssoftware wie Quickbooks oder Gnucash anstelle von Tabellenkalkulationen zu verwenden.
Einige der Gründe, die ich dafür gesehen habe, sind:
Würden Sie alle sagen, dass dies faire Behauptungen sind? Gibt es noch andere Gründe, warum Sie eine Buchhaltungssoftware Excel vorziehen würden (oder umgekehrt)?
Warum würden Sie grundsätzlich empfehlen, dass ein neues Unternehmen seine gesamte Buchhaltung mit einer speziellen Software erledigt, anstatt alles nur in Tabellenkalkulationen zu verwalten?
Danke!
Ich würde sagen, dass alle Gründe, die Sie in Ihrer Frage aufführen, gültig sind, und ich würde Folgendes hinzufügen ...
Sie sind in der Landschaftsgestaltung tätig, nicht in der Buchhaltung. Wenn Sie alles in Tabellenkalkulationen verwalten, muss mindestens einer von Ihnen Buchhalter werden und die Landschaftsgestaltung den anderen überlassen. Tabellenkalkulationen sind in ihrer Verwendung "agnostisch", also müssen Sie sie in ein Buchhaltungssystem verwandeln, was bedeutet, dass Sie jetzt nicht nur mehr Buchhalter, sondern auch mehr Entwickler und noch weniger sind eines Landschaftsgärtners. Buchhaltungssoftware wird bereits von Entwicklern entwickelt, die sich mit Buchhaltung auskennen. Wenn Sie es verwenden, müssen Sie nur die Dateneingabeaufgaben ausführen und können sich dann auf die Landschaftsgestaltung, den Kundendienst, den Verkauf und das Marketing usw. konzentrieren, Dinge, die tatsächlich zu Ihrem Unternehmen beitragen.
Es ist immer noch gut für Sie, die grundlegenden Rechnungslegungsprinzipien zu verstehen. Spezialisierte Buchhaltungssoftware führt Sie durch den Lernprozess und hilft Ihnen, viele der kostspieligen Fehler zu vermeiden, die Sie möglicherweise in diesem Lernprozess gemacht haben.
Ich finde deine Gründe gut. Grundsätzlich ist Buchhaltungssoftware so konzipiert, dass Sie Ihre Buchhaltungsdaten effektiv mit minimalen Fehlern und einer guten Prüfung erfassen. Aber Sie müssen das Tool immer noch richtig verwenden, um den Vorteil zu nutzen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass viele Buchhalter beispielsweise mit QuickBooks vertraut sind und Ihre Konten effektiver führen können, wenn Sie ihr bevorzugtes Tool verwenden.
Ich würde deine Gründe ergänzen:
Würden Sie einen ganzen Rasen mit einem Rasentrimmer mähen, nur weil Sie es können, oder würden Sie einen Rasenmäher kaufen? Verwenden Sie das richtige Werkzeug für den Job.
Da dies eine Genossenschaft ist, schätze ich, dass Ihre Partner die Bücher sehen möchten, also ist ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie in Betracht ziehen sollten, die Zusammenarbeit.
Der QuickBooks-Desktop hat all diese Probleme, da er für die Verwendung auf einem einzelnen Desktop gedacht ist.
Wir befinden uns im Zeitalter mobiler Geräte, und besonders in einem Geschäft wie dem Landschaftsbau wäre es schön, wenn bestimmte Aspekte der Aufzeichnungen zu dem Zeitpunkt erledigt werden könnten, an dem sie anfallen.
Ich würde argumentieren, dass Sie ein Software as a Service (SaaS)-Buchhaltungspaket im Gegensatz zu einer "Buchhaltungssoftware" wünschen, die möglicherweise auf einer CD in Form von QuickBooks, Sage und anderen geliefert wird. Darüber hinaus verfügen die meisten von ihnen auch über Leitfäden, die Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufzeichnungen richtig eingeben. Die meisten dieser SaaS-Produkte haben auch Kundenerfolgsteams, die Ihnen helfen, falls Sie Hilfe benötigen. Abhängig von der Stufe Ihres Abonnements erhalten Sie möglicherweise eine ausgefeiltere Handhabung von Steuern, benutzerdefinierte Rechnungen oder eine integrierte Gehaltsabrechnung.
Ihr Ziel ist es, genaue Aufzeichnungen zu führen, damit Sie Ihr Unternehmen besser führen und Verpflichtungen wie die Einreichung von Steuern erfüllen können. Sie führen die Aufzeichnungen nicht, nur um sie zu haben. Bewahren Sie sie an einem Ort auf, an dem sie für Sie arbeiten und die Einblicke und Funktionen bieten, die Ihrem Unternehmen helfen, zu wachsen und erfolgreich zu werden. Buchhaltungssoftware wird in diesem Szenario immer gegenüber einer Tabellenkalkulation gewinnen.
VOLLSTÄNDIGER HAFTUNGSAUSSCHLUSS: Ich arbeite für Kashoo , ein einfaches Cloud-Buchhaltungsprodukt, das für kleine Unternehmen entwickelt wurde. Aber die Punkte, die ich oben erwähnt habe, gelten für Xero , QuickBooks Online und Wave sowie Kashoo . Und wenn Sie wirklich Fachwissen zur eigentlichen Software benötigen, ziehen Sie Dienstanbieter mit einer Plattform wie Indinero , Bench , easyrecordbooks oder Liberty Accounting in Betracht .
Warum Tabellenkalkulationen verwenden, anstatt Ihre Formulare und Formeln direkt in einer Programmiersprache zu schreiben?
Weil Sie Besseres zu tun haben, als das Rad neu zu erfinden, oder?
Gleiche Antwort.
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Klarstellung , da der Punkt anscheinend nicht klar war:
Die Verwendung einer Tabellenkalkulation bedeutet, dass Sie die Formate und Formeln selbst schreiben, organisieren und pflegen. Im Wesentlichen schreiben Sie Ihr eigenes Buchhaltungsprogramm und verwenden das Tabellenkalkulationsprogramm als Programmiersprache. Daran ist nichts auszusetzen, es bedeutet nur, dass Sie daran arbeiten, etwas zu produzieren, das Sie stattdessen hätten kaufen können. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, wie der Wert Ihrer Zeit für diese Arbeit im Verhältnis zu den Kosten des kommerziellen Produkts steht.
Für viele Menschen, zumal die Buchhaltung immer komplexer wird, ist das keine gute Investition ihrer Zeit. Die andernfalls abrechenbare Zeit, die sie für die Pflege der Tabelle benötigen würden, ist mehr wert als die Kosten für den Kauf eines Standardprodukts, und das Produkt bietet Funktionen, die sie ihrer eigenen Lösung nicht hinzufügen würden. Hinzu kommt die Frage, ob die Leute das Erstellen und Optimieren von Tabellenkalkulationen als lohnend oder lästig empfinden.
Das richtige Tool ist immer dasjenige, mit dem Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihnen wirklich wichtig ist, es sei denn, die Kosten sind zu hoch, um dies zu rechtfertigen. Der Kauf einer Lösung ist der geringste Aufwand; Wenn die realen Kosten einschließlich Zeit/Aufwand ebenfalls niedriger sind, werden sie in diese Richtung gehen.
Ich habe meine eigenen Konten geführt und meine Steuern eine ganze Zeit lang in Tabellenkalkulationen erledigt. Heutzutage würde die Zeit dafür, multipliziert mit dem, was meine Zeit wert ist, die Kosten für den Kauf von Werkzeugen übersteigen, und die kommerziellen Werkzeuge sind angenehmer zu bedienen, weniger unfallanfällig und bieten Funktionen, die ich nicht brauche , aber schätze . Ich benutze immer noch ein Stylesheet für eine kleine Berechnung (Neuausgleich meiner Investitionen), aber das liegt daran, dass ich einen seltsamen Eckfall habe, den das eingebaute Tool nicht gut handhabt ... nicht, dass es einen praktischen Unterschied macht, aber es hat mich geärgert, dass ich etwas daneben war.
Ihre Laufleistung wird natürlich variieren. Verwenden Sie das Tool, das Ihren Anforderungen entspricht; andere werden es ebenso tun.
Hier die paar Punkte:
Ich hoffe, das hilft,
Felsig