Erfassen der Zeit, die für Projekte in einer etwas unvorhersehbaren Umgebung aufgewendet wurde

Ich arbeite in einem kleinen Ingenieurbüro, dessen Konstruktionsabteilung aus einer kleinen Handvoll Ingenieuren besteht. Wir haben im Allgemeinen ein oder zwei große Entwicklungsprojekte am Laufen, müssen aber auch eine Vielzahl bestehender Produkte unterstützen. Aufgrund des Drucks unserer Holdinggesellschaft wurde gefordert, dass wir, um zu verstehen, wie viel jedes der verschiedenen Projekte, an denen wir arbeiten, kosten, aufzuzeichnen, wie viel Zeit wir dafür aufwenden.

Der Grund für diese Anforderung liegt darin, dass unsere Abteilung die teuerste Abteilung im Unternehmen ist. Der Vorstand möchte verstehen, wohin dieses Geld fließt und wie es ausgegeben wird. Daher glauben sie, dass sie die Kosten der Abteilung besser verstehen und rechtfertigen können, wenn sie unsere Zeit und unsere Arbeit messen. Sie tun dies nicht direkt für Kundenabrechnungszwecke.

Wir fingen an, dies mit verschiedenen Apps zum „Ein- und Ausstempeln“ zu versuchen und versuchten, Stundenzettel zu verwenden, aber leider hat es nie funktioniert, weil es sehr leicht war, das „Ein- und Ausstempeln“ zu vergessen, besonders wenn die Hauptprojekte unterbrochen wurden durch kleine kleinere Aufgaben, die während des Tages erledigt wurden (z. B. tritt ein Problem in einem Produkt auf, das behoben werden muss, ein Herstellungsproblem muss gelöst werden). Es schien, dass eine solche Methode der Zeiterfassung eher für eine Werkstatt-/Fertigungsumgebung geeignet war, in der die Mitarbeiter genau definierte, vorgeplante Aufgaben hatten und nicht durch plötzliche kleinere Aufgaben „unterbrochen“ wurden, die sofort angegangen werden mussten. Wir haben es sicherlich schnell als lästige bürokratische Hürde empfunden. Wir haben mit unserem unmittelbaren Vorgesetzten gesprochen (der aus einer Fertigungs-/Werkstattkarriere kommt),

Ich versuche eine Lösung für dieses Problem zu finden. Ich glaube, das Hauptproblem liegt in der Tatsache, dass als kleines Unternehmen mit wenigen Ingenieuren, ein oder zwei laufenden Großprojekten und vielen bestehenden Produkten, die unterstützt werden müssen, zwangsläufig Dinge auftauchen, die angegangen werden müssen, was bedeutet, dass ein Ingenieur dies tun muss ihre Hauptaufgabe (manchmal für mehrere Tage) unterbrechen und diese angehen. Allerdings bin ich mir nicht sicher, wie ich das lösen soll. Ich verstehe die Notwendigkeit, die Zeit der Mitarbeiter mit den Projekten abzugleichen, um die Kostenkalkulation zu unterstützen, aber ich bin der Meinung, dass die Zeiterfassung zu bürokratisch und für das manchmal unvorhersehbare Arbeitsumfeld ungeeignet ist.

Was können wir also tun, um das Problem zu lösen? Kann die Zeiterfassung behutsam und nutzbringend eingesetzt werden oder ist sie in dieser Situation einfach nicht angebracht? Gibt es andere Möglichkeiten, wie wir den Forderungen des Managements nachkommen können, die Zeit der Mitarbeiter mit den Projekten abzugleichen? Oder besteht die einzige Lösung darin, zu versuchen, das Ausmaß der Unvorhersehbarkeit, das wir derzeit haben, zu beheben?

Welches Problem wollen Sie mit den Arbeitszeitnachweisen lösen? (Im Allgemeinen stimme ich Ihrem Kommentar zu Fabriken zu. Arbeitszeittabellen sind sinnvoll, um 8-Stunden-Arbeitsschichten für einen Kunden zu verfolgen – aber normalerweise nicht eine Vielzahl fragmentierter Projekte für mehrere Kunden).
@DA. Das Problem, das sie zu lösen versuchen, besteht darin, zu verfolgen, wie viel des Arbeitstages für welches Projekt aufgewendet wird. Zu einem späteren Zeitpunkt können die Arbeitszeittabellen gruppiert und die gesamten Arbeitsstunden für jedes Projekt bestimmt werden, wodurch sich die Arbeitsstundenkosten ergeben.
Ich verstehe, dass dies das oft genannte Problem ist, das versucht wird, gelöst zu werden, aber selbst dann bezweifle ich das. Ich habe selten sinnvolle Entscheidungen gesehen, die auf solchen Statistiken basieren, außer "OMG, wir verbringen zu viel Zeit mit allem". Ich habe noch nie einen „Beweis“ dafür gesehen, dass die Nachverfolgung der Entwicklungszeit für Projekt X ein echter Indikator dafür ist, wie viel Zeit für Projekt Y benötigt wird.
@DA. Sie haben Recht - das eigentliche Problem, das sie zu lösen versuchen, ist, dass unsere Abteilung die teuerste Abteilung im Unternehmen ist und der Vorstand nicht versteht, wohin dieses Geld fließt. Sie wollen eine Art Statistik, die ihnen hilft zu verstehen, wohin diese Kosten fließen.
Ja, das ist die gleiche Geschichte in jedem großen Unternehmen, in dem ich war. "Warum kostet das Schreiben und Warten von Software so viel!?". Scheint, als sollten sie anfangen, diese Tatsache in der Business School zu unterrichten. :)
Vermissen Ihre Vorgesetzten nicht auch die Zeit, die es braucht, um zwischen zwei völlig unterschiedlichen Problemen zu wechseln?
@shivsky Wahrscheinlich nicht. Das ist ein Problem, das wir haben, aber ich denke, die Natur der Arbeit in einem kleinen Unternehmen bedeutet, dass dies unvermeidlich ist. Ich frage mich, ob es sich lohnen könnte, eine separate Frage zu stellen, nur um dieses Problem anzugehen und zu sehen, wie man es am besten handhabt.

Antworten (5)

Alle unsere Arbeiten, einschließlich der Produktionsunterstützung, sind für den Kunden kostenpflichtig. Es ist einfach eine Tatsache des Lebens, dass man den Überblick behalten muss. Wir müssen täglich einen Stundenzettel ausfüllen. Normalerweise habe ich zwischen 5 und 10 Artikel bei mir und manche Leute haben viel mehr.

Das Ein- und Ausstempeln funktioniert nicht, wie Sie gesehen haben. In dieser Umgebung schätzen wir auf die nächsten 15 Minuten. Wir müssen die Arbeitszeittabellen täglich ausfüllen, damit wir nicht den Überblick verlieren, was wir getan haben. Normalerweise rekonstruiere ich meine, indem ich meine E-Mails/Kalender und IMs durchsehe, um die kleinen Dinge zu fangen (ich kann mich an die großen erinnern!).

Das ist wirklich nicht schwer und ich musste es für jeden Entwicklerjob machen, den ich je hatte, weil sie wirklich wissen müssen, wie man Rechnungen erstellt. Viele Ingenieure, fast alle Rechtsanwälte und viele andere Berufe schaffen diese Aufgabe täglich trotz mehrfacher Aufgabenwechsel im Tagesverlauf. Ich bin mir nicht sicher, warum Ihr Team denkt, dass es schwierig ist.

"Ich bin mir nicht sicher, warum Ihr Team denkt, dass es schwer ist." Deswegen stelle ich die Frage!
Die Abrechnung von Kunden für Engineering in 15-Minuten-Intervallen ist sicherlich nicht ungewöhnlich, aber meiner Meinung nach verrückt. Und ich würde Entwicklern niemals zumuten, ihren Tag auf 5-10 Aufgaben aufzuteilen. Mein Mitgefühl! :)
Auch Anwälte sind immer das gegebene Beispiel, aber beachten Sie, dass die meisten Anwälte auf die Stunde aufrunden (wenn überhaupt) und die meisten ein riesiges Hilfspersonal unter sich haben. Es ist eine etwas andere Welt für Anwälte.
Bei LastJob mussten wir auf die nächsten 6 Minuten genau verfolgen! Aber ich führe einfach ein tägliches Texttagebuch, trage die Zeit (oder ungefähr) ein, wenn ich eine Aufgabe beginne, und füge Notizen hinzu, die nützlich sein könnten, wenn ich gehe. Am Ende des Tages ist es einfach, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zusammenzurechnen. Die Notizen selbst sind nützlicher, da ich Wochen oder Monate zurückblicken kann, um zu sehen, wie ich etwas das letzte Mal gemacht habe.
6 Minuten: Deshalb dauerte das Mittagessen bei IBM nominell 42 Minuten. Das Management wollte 45 zulassen, aber die Abrechnungseinheit war eine Zehntelstunde, also kam dies dem (offiziell) am nächsten. Mein Arbeitstag wird immer noch von 8:30 bis 5:12 angegeben, nicht, dass das irgendjemand verfolgt.

Kann die Zeiterfassung auf nicht-intrusive und vorteilhafte Weise angewendet werden?

Nein.

Es kann mit unterschiedlichem Erfolg gastimiert werden – aber selbst das wird auf einer gewissen Ebene aufdringlich sein.

Letzten Endes sind Arbeitszeitnachweise, zumindest in IT-Umgebungen und dergleichen, oft ein Versuch, veraltete Fabrikverwaltungsprozesse zu nutzen, enden aber letztendlich nur als „ Statistik- Junking “-Übung. Bei letzterem könnte jeder viel Zeit sparen, wenn Manager einfach die Stunden eingeben, die sie ihren Vorgesetzten präsentieren möchten. Dann sind alle glücklich.

Die einzig realistische Lösung besteht darin, die Einheiten der abrechenbaren Zeit praktisch zu gestalten. Verfolgen Sie die Zeit nicht auf die Viertelstunde. Verfolgen Sie die Zeit bis zum 2- oder sogar 4-Stunden-Stück. Alles, was weniger als 2 oder 4 Stunden dauert, wird als „Wartung“ oder ähnliches abgeschrieben.

Manchmal – besonders für Regierungsprojekte. -- Es ist wirklich wichtig, glaubwürdig darüber Rechenschaft abzulegen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Sie verstehen, dass Sie eine Aufgabe nicht _vollständig _ austauschen können, wenn Sie zu einer anderen wechseln, aber Sie müssen sich nach bestem Wissen und Gewissen bemühen, oder Sie können den Vertrag verlieren. In dieser Situation müssen Sie unbedingt "ein- und ausstempeln", und das geht am einfachsten mit einer Software, die die Zeiten erfasst und die Summen berechnet. Jeder Programmierer kann in wenigen Minuten eine Basisversion davon erstellen, oder Sie können industrietaugliche Versionen kaufen.

Ich habe eine noch einfachere Version, mit der ich aufzeichne, woran ich arbeite, damit ich mich bei der vierteljährlichen Überprüfung an alles erinnere. Es fügt einfach eine Zeile zu einer Datei hinzu, die das Datum/die Uhrzeit angibt, zu der ich es ausgeführt habe, und eine Kommentarzeile, die ich eingegeben habe. Es versucht nicht, Start- und Endzeiten zu unterscheiden, und ich verwende es nur, wenn ich etwas Wichtiges aufzuzeichnen habe. da meine Stunden nicht erfasst werden müssen.

Dies ist der richtige Weg. Fragen Sie unter Softwareempfehlungen nach einem Zeiterfassungsprogramm, das Ihren Anforderungen entspricht . Ich habe ein benutzerdefiniertes Programm verwendet (daher kann ich es nicht freigeben), das als Taskleistensymbol-App lief und mich sehr schnell zwischen Projekten / Aktivitäten wechseln ließ.

Versuchen Sie, am Ende eines jeden halben Tages einen 10- bis 15-minütigen Termin einzuplanen, um darüber nachzudenken, was Sie erreicht haben und was Sie behindert hat. (Meistens dauert es weniger Zeit, sobald Sie wissen, was Sie tun.)

Auf diese Weise ist es aktuell genug, dass Sie sich daran erinnern können, aber es ist nicht so häufig, dass es aufdringlich ist. Versuchen Sie nicht, präziser als 15-Minuten-Blöcke zu sein, und haben Sie keine Angst, ein „Misc“ für Unterbrechungen zu haben, die zu klein sind, um es wert zu sein, individuell zugewiesen zu werden, was im Laufe der Woche durchaus eine Menge ausmachen kann. Jeder muss Dinge tun, wie seinen Schreibtisch aufräumen, die Ankündigungen des CEO lesen usw. und wenn über eine Woche viel dieser "sonstigen" Zeit auf eine Person oder ein Projekt entfällt, werden Sie das wahrscheinlich wissen und kommunizieren können - andernfalls handelt es sich lediglich um projektübergreifende Kosten, genauso wie Ihre Finanz- oder HR-Funktionen bezahlt werden.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist, was Sie hätten besser machen können (können Sie es beheben?). Denken Sie daran, dass dies alles Teil Ihrer Arbeit ist und das Zeitbudget für solche Dinge aufgewendet werden muss.

Sie versuchen nicht, das Mikromanagement zu vereinfachen – und ein sekundengenauer Bericht über Ihren Tag ist wahrscheinlich für niemanden von Interesse – sondern in der Lage zu sein, einen einigermaßen konsistenten Leitfaden dafür zu geben, welche Dinge mehr in der Wartung kosten. Ihre Chefs möchten wahrscheinlich nur den Prozentsatz pro Projekt in runden Zahlen wissen, höchstens auf die nächsten 5 %, damit sie den Kunden sagen können: „Sie kosten uns 40 % unserer Ingenieurzeit und andere ähnlich bezahlte Projekte kosten uns die Hälfte that, descope or pay up" und plausibel belegen können. Finden Sie ein System, das ihnen das gibt.

Ich denke, das ist ein vernünftiger Ansatz, aber es ist interessant festzustellen, dass dies jeden Tag eine halbe Stunde Overhead bedeutet. Das sind ungefähr 125 Stunden pro Jahr, die für Arbeitszeitnachweise aufgewendet werden.
Ja, es ist viel, aber Zeit ist ein notwendiger Kostenfaktor für die Datenerfassung. Allerdings sind 15 Minuten jeden halben Tag eine großzügige Zuteilung: Möglicherweise benötigen Sie nicht alles. Die Zeit, die Sie verlieren werden, wenn Sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe wechseln, Ihr Zeiterfassungssystem finden müssen, wird viel schlimmer sein, ganz zu schweigen von der unvermeidlichen Zeit, die Sie damit verbringen, Dinge zu reparieren wie „Oh, Moment mal, ich habe vergessen, das zu stoppen Uhr darauf, wann war das?".

Ich denke, was Sie brauchen, ist ein Ticketing-System (auch bekannt als Bug-Tracker, Issue-Tracker, PM-Tool), in dem diese kleineren Aufgaben jeweils in ein Ticket aufgenommen werden. Dann weisen Sie diese Tickets entweder einzelnen Personen zu oder lassen die Personen sich selbst zuweisen. Diese Ticketing-Systeme verfügen oft über einen definierbaren Workflow/Fortschrittsindikator und eine Möglichkeit, die Gesamtzeit (und von wem) nach Abschluss anzuzeigen.

Auf diese Weise widmen Sie den Großteil der Zeit der Leute normalen Entwicklungsprojekten und reservieren einen Bruchteil ihrer Zeit für das Ticketsystem (die Leute nennen es oft "die Warteschlange"). Alternativ können sich die Mitarbeiter abwechselnd einen Tag oder länger ausschließlich mit der Warteschlange befassen.

Wenn Sie es richtig machen, ist das Endergebnis eine abfragbare Datenbank aller Aufgaben, ihres Status, wer daran gearbeitet hat und wie lange. Die Spitzhaarigen können dann Berichte machen, bis sie blau im Gesicht sind.

Der Vorteil dieser Ticketing-Systeme besteht darin, dass die Leute, wenn sie richtig verwendet werden, nie in eine Situation geraten, in der sie auf eine leere Tabelle starren und bis zu einer absurden Granularität raten müssen, womit sie ihre Zeit verbracht haben. Stattdessen werden Tickets einzeln ausgefüllt und Manager verwenden Berichte, um herauszufinden, „wie viel wofür ausgegeben wurde“.

Atlassian Jira ist ein besonders schönes und konfigurierbares System für solche Sachen.

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