Ich habe Schwierigkeiten, Aufgaben zu verwalten, die zufällig auftauchen

Ich verwalte 4 Projekte und jedes Mal, wenn ich E-Mails checke, sehe ich viele Aufgaben. Sobald ich all diese Aufgaben erledigt habe und das Gefühl habe, dass es erledigt ist, sehe ich plötzlich wieder etwas anderes auf mich zukommen. Bitte schlagen Sie bessere Wege vor, um mit diesem Szenario umzugehen.

Problem im Detail:

Sobald ich eine E-Mail sehe, die meine Aufmerksamkeit erfordert, fange ich an, daran zu arbeiten. Wenn es mehrere Aufgaben gibt, arbeite ich nach Priorität und erledige sie. Sobald alle Aufgaben erledigt sind, sehe ich wieder etwas auftauchen und lenke meine Aufmerksamkeit ebenfalls darauf.

Hinzu kommen Telefonanrufe von verschiedenen Stakeholdern, die ich beantworten muss, und alle brauchen die Antwort sofort. Ich begann das Gefühl zu bekommen, dass die Art und Weise, wie ich damit umgehe, nicht richtig ist, und das wird mich nur frustrieren.

Ich weiß, dass viele von uns, die mehrere Spuren handhaben, dieses Problem haben werden. Und eines der Hauptanliegen ist, dass sich die verschiedenen Interessengruppen keine Sorgen um die Aufgabe machen, die sie nicht betreffen, und ob ich mit anderen Aufgaben beschäftigt bin oder nicht. Die übliche Antwort, die ich bekomme, ist, können Sie das zuerst abschließen, und dann werden Dinge aus verschiedenen Tracks angehäuft.

Was tun Sie derzeit, um damit umzugehen? Es ist schwierig zu sagen, was „besser“ ist, wenn es keine Vergleichsbasis gibt.
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Ich habe immer noch nicht das Gefühl, dass ich genug Informationen habe, um eine intelligente Antwort zu geben. Ich vermute, wenn ich an Ihrer Stelle wäre, würde ich nach Clustern oder Mustern suchen. Ich frage mich, ob Sie möglicherweise Ihren Kommunikationsplan überprüfen und sicherstellen müssen, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen erhalten, bevor sie Ihnen eine E-Mail senden. Gibt es Cluster von Informationen, die Sie anstelle der aktuellen Nachfrage-/Antwort-E-Mail veröffentlichen könnten? Ich bin mir nicht sicher, ob ich die letzten beiden Sätze verstehe.
Sie sagten: "Ich verwalte 4 Projekte". Sind Sie in diesen Projekten auch die vorgesehene Ressource für mehrere Aufgaben? Die Anfragen, die Sie per E-Mail und Telefonanruf erhalten – bitten Sie Sie, Aufgaben auszuführen oder den Status anzugeben?
Sind Sie der Projektleiter? Es hört sich nicht so an, als hätten Ihre Projekte einen Change-Management-Prozess oder jemand, der den Zeitplan des Projekts aktiv verwaltet.
Ja, ich bin der Projektmanager und diese Aufgaben kommen von der Geschäftsleitung. Diese Aufgaben sind meistens administrativ, Personalverwaltung, Statusaktualisierung

Antworten (1)

Häufiger Aufgabenwechsel führt im Allgemeinen zu Ineffizienzen, verschwendeter Anstrengung, Stress und schließlich zum Burn-out. Ich denke, die meisten Menschen haben Probleme, damit umzugehen, weil sie im Allgemeinen hilfsbereit und reaktionsschnell sein wollen … und die meisten Menschen werden Ihre Hilfsbereitschaft und Reaktionsfähigkeit wahrscheinlich rücksichtslos ausnutzen, um das zu bekommen, was sie wollen, ohne die Konsequenzen wirklich zu berücksichtigen Sie. Sie müssen diese Tendenz kontrollieren, damit Sie angemessen hilfsbereit und angemessen reaktionsfähig sind, damit Sie die Arbeit erledigen und gleichzeitig Ihre Produktivität und geistige Gesundheit bewahren können. Einige Möglichkeiten, dies zu tun, sind:

  • Entscheide, ob du wirklich antworten musst. Nur weil dich jemand um etwas bittet, heißt das noch lange nicht, dass du die richtige Person für diese Frage bist. Wenn die Arbeit für ein anderes Teammitglied geeignet ist, weisen Sie den Anforderer auf diese Person hin.
  • Konzentrieren Sie sich auf jeweils ein Projekt. Wenn Sie an vier Projekten arbeiten, könnten Sie für jeweils zwei Tage in der Woche einen halben Tag blocken und den fünften Tag für andere Arbeiten freigeben. Dies wird Ihnen zumindest dabei helfen, sich über relativ lange Strecken auf ein Projekt nach dem anderen zu konzentrieren.
  • Machen Sie sich Ihre Grenzen klar. Sowohl mit sich selbst als auch mit anderen. Lerne „Noch nicht…“ zu sagen, wenn du nicht „Nein“ sagen kannst. Wenn Ihr Teller bereits voll ist, delegieren Sie neue Arbeit, wenn Sie können, oder verwalten Sie die Erwartungen Ihres Kunden, wenn Sie dies nicht können.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie tun. Wenn Sie jemand um etwas bittet, machen Sie im Voraus klar, dass Sie wissen, was er will und wann es nötig ist. Andernfalls werden Sie wahrscheinlich Ihre Zeit mit Nacharbeiten verschwenden oder etwas Schnelles herausbringen, das warten kann.
  • Behandeln Sie "so schnell wie möglich", wie es behandelt werden sollte. Dies ist ein Hot-Button-Problem für mich. Wenn Sie gebeten werden, etwas "So bald wie möglich" zu tun, erhalten Sie eine feste Frist und eine Begründung. Wenn ein hartes Ziel oder eine nachvollziehbare Begründung fehlt, liegt es meiner Erfahrung nach daran, dass jemand auf Ihre Kosten wie ein Star aussehen will. Machen Sie sich so schnell wie möglich daran – was natürlich der Fall ist, nachdem Sie genug von Ihrer anderen Arbeit erledigt haben, die harte Zieldaten hat, um der Kurve voraus zu sein.
Ich habe dies positiv bewertet, weil es eine gute Antwort ist, aber wenn es die richtige Antwort ist, gehört die Frage zu Workplace .
Diese Antwort ist gut und eignet sich wirklich für die Aufgabe, die ich in meinen vorherigen Kommentaren erwähnt habe, wie z. B. Statusaktualisierung, Personalverwaltung, administrative Probleme
Super Antwort. +1.
Ich habe Schwierigkeiten, Aufgaben zu verwalten, die zufällig auftauchen
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