Multitasking oder sich auf ein Projekt nach dem anderen konzentrieren?

Trotz allem Hype zeigt die Forschung nun, dass Multitasking nicht funktioniert. Wenn Sie an Projekt A arbeiten und eine Sorge oder Idee für ein anderes Projekt haben, notieren Sie sich das und fahren Sie mit Projekt A fort.

Bei den meisten Projekten gibt es Zeiten, in denen Sie auf jemand anderen warten müssen. Notieren Sie sich, wo Sie sich befinden, und machen Sie mit dem nächsten Projekt weiter. Oder machen Sie eine Pause, überprüfen Sie Ihre Bemühungen und planen Sie Ihre nächste Arbeit. Sie sollten feststellen, dass Sie mehr Arbeit erledigen können, wenn Sie sich auf ein Projekt konzentrieren.

Wenn Sie mehrere Projekte unterwegs haben, müssen Sie zwischen den Projekten Zeit einplanen. Wenn Sie dazu neigen, in den Flow zu kommen, sollten Sie entsprechend planen. Wenn Sie große Projekte haben, ist es normalerweise am besten, sich an ein Projekt zu halten.

Unterbrechungen kosten Sie Zeit. Es gibt einen guten Grund dafür, dass viele Fachleute eine ziemlich große Abrechnungseinheit haben. Abgesehen von der Zeit, die die Unterbrechung in Anspruch nimmt, dauert es eine Weile, bis Sie zu dem zurückkehren, was Sie gerade getan haben.

Wenn ich in Interrupt-gesteuerten Umgebungen arbeite, dauert es normalerweise bis Mittwoch oder Donnerstag, bis die Arbeit vom Montag fertig ist. Dinge, die für später in der Woche geplant sind, werden in dieser Woche selten erledigt.

Die Fähigkeit zum Multitasking ist individuell spezifisch. Verschiedene Persönlichkeitstypen sind besser als andere; Es hat sich gezeigt, dass sogar das Geschlecht eine Rolle spielt. Ich vermute, Sie wissen genau, wie gut Sie zum Multitasking neigen, und können diese Frage zum größten Teil selbst beantworten.

Auf Seiten des Projektmanagements ist das jedoch eine kalkulierte Antwort. Sie haben für jedes einzelne Projekt einen Liefertermin versprochen, der Ihnen bei geplantem Aufwand so viele Tage Zeit lässt, dh Sie haben Kunde A gesagt, dass Sie das Widget in 25 Arbeitstagen liefern, weil Sie in Ihrem Kopf etwa 30 geplant hatten % Ihrer Zeit. Für jedes der Projekte, die Sie in der Luft haben, haben Sie ein ähnliches Versprechen abgegeben. Solange Ihre Ziele vernünftig waren, z. B. aggressiv, aber nicht unrealistisch, gibt es keinen Grund, warum Sie nicht mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und je nach Zeitplan von einem zum anderen wechseln können.

Ihre Priorisierung ändert sich im Laufe der Arbeit basierend auf 1) Fortschritten, die Sie machen, 2) Bedrohungen und Problemen, die auftauchen, und 3) Änderungswünschen Ihres Kunden. Aber auch hier ist es eine andere berechnete Antwort: Wie Sie Ihre Leistung messen und Ihre zukünftige Leistung vorhersagen, die Kosten und das Risiko, das Sie haben, um Kunde B mitzuteilen, dass sein Widget aufgrund von etwas, das Sie mit Kunde A zu tun haben, verzögert wird, usw. Sie berechnen Ihren Gesamtnutzen der Neupriorisierung gegenüber Ihren Kosten und Risiken.

Ihre Verfügbarkeitsmarke ist ein Oxymoron. Sich für einen Kunden verfügbar zu machen, bedeutet, sich für einen anderen Kunden in gleicher Weise nicht verfügbar zu machen. Daran führt kein Weg vorbei. Es ist ein Kartenhaus; Je mehr Sie versuchen, dieses sogenannte Wertversprechen von Ihnen zu schützen, desto schwächer wird es und stürzt ab. Sie müssen wissen, wie man Nein sagt und bei Ihren Kunden realistische Erwartungen weckt. Sie werden sich weniger darum kümmern, als Sie denken. Die versteckte Botschaft, die Sie Ihrem Kunden mitteilen, wenn Sie alles andere für ihn fallen lassen, ist, dass Sie ihn fallen lassen, wenn ein anderer Kunde anruft.

Verwöhnen ist ein Projektkiller. Es führt zu Scope Creep, Goldplating, Überversprechen und Unterliefern und anderen unappetitlichen Dingen. Kunden brauchen es nicht und wollen es auch nicht.

Ich denke, es ist unvermeidlich, dass Sie bis zu einem gewissen Grad Multitasking betreiben müssen. Der Schlüssel liegt also darin, ein Modell zu finden, das für Sie funktioniert. Manche Menschen können anscheinend mühelos zwischen einer ganzen Reihe verschiedener Dinge hin und her flitzen, während andere anscheinend jedes Mal Zeit brauchen, um auf den neuesten Stand zu kommen, wenn sie von einer Arbeit zur nächsten wechseln.

Was für mich funktioniert, ist, jedes Projekt als eine Reihe von Aufgaben (Arbeitspakete, Einheiten oder wie auch immer Sie sie nennen möchten) zu betrachten. Ich versuche, diese Aufgaben auf eine Größe festzulegen, die bedeutet, dass ich drei oder vier an einem Tag erledigen kann, wobei keine mehr als einen halben Tag dauert. Natürlich müssen sie nicht alle gleich groß sein: An einem bestimmten Tag kann ich einen halben Tag, einen nach zwei Stunden und zwei nach jeweils 15 Minuten haben. So bleibt etwas Zeit für ungeplante Unterbrechungen. Ich versuche dann, meine Zeit so einzuplanen, dass ich mich von keinem davon ablenken lasse: Kommt eine Störung per E-Mail, ignoriere ich sie, bis ich einen freien Platz habe, oder wenn die Störung von einem Telefon kommt anrufen oder jemand an meinem Schreibtisch stehen bleibt, sage ich dem Anrufer, wann ich zurückkomme.

Anhand dieses Modells kann ich abschätzen, wann ich an einem Projekt arbeiten werde, und habe daher eine vernünftige Vorstellung davon, wann ich neue Aufgaben übernehmen kann. Ich versuche, nicht „nein“ zu sagen, wenn ich um etwas gebeten werde, aber ich habe kein Problem damit, einen weit in der Zukunft liegenden Termin anzugeben und dann gegebenenfalls zu verhandeln.

Das Schwierigste ist, jemandem zu sagen, dass seine brandneue Aufgabe mit höchster Priorität nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste steht: Da müssen Sie vielleicht flexibel sein – aber das müssen sie auch! Es ist einfacher, wenn dieselbe Person Ihr einziger Kunde ist, da sie die gesamte Prioritätenliste kontrollieren kann, aber das klingt in Ihrem Fall nicht praktikabel. Wenn Sie dem Kunden innerhalb seines Zeitrahmens nicht helfen können, kann er Ihnen die Arbeit trotzdem geben und akzeptieren, dass Sie sein Ziel nicht erreichen können, oder er kann sich dafür entscheiden, die Arbeit woanders anzunehmen. Wie auch immer, solange Sie eine gute, positive Beziehung zum Kunden pflegen können und ihn nicht immer zurückschlagen müssen, sollte er zu Ihnen zurückkehren.

Sie werden viel produktiver sein, wenn Sie sich auf ein Projekt nach dem anderen konzentrieren.

Nun, ob Sie den Luxus dazu haben oder nicht, hängt vom Cashflow ab und davon, wie gut Sie ein System einrichten können, um alle Projekte zu verwalten. Und, vielleicht noch wichtiger, die Kundenerwartungen managen.