Vorstellungsgespräch für MS Project-Fähigkeiten

F - Wie machen Sie MS Project-Informationen für Nicht-PM-Teammitglieder verfügbar und verständlich?

A – In der Regel handelt es sich dabei um Ansichten, die in PDF gedruckt werden, Exporte nach Excel, manchmal haben die Leute Erfahrung mit Project Server, und die Antwort umfasst webbasierte Berichte.

F – Wie stellt MS Project fest, dass sich eine Aufgabe auf dem kritischen Pfad befindet?

A – Wenn der Gesamtpuffer <= 0 ist, befindet er sich auf dem kritischen Pfad. Je nach Version kann dies konfiguriert werden.

F - Was ist ein kritischer Pfad?

A – Es ist der längste Weg von Aufgaben zu einem Stichtag oder der letzten Aufgabe im Projekt.

F - Legen Sie Vorgänger oder Nachfolger für Sammelvorgänge fest?

A - Hängt davon ab, wen Sie fragen, und Ihre Organisation hat möglicherweise eine Anleitung dazu. Ich persönlich mache das nie, weil es dazu neigt, Aufgaben zu verbergen, die möglicherweise auf dem kritischen Pfad liegen.

F - Bevorzugen Sie den automatischen oder den manuellen Zeitplan und warum?

A – Wieder eher ein Diskussionspunkt. Es gibt Gründe, die beide Sinn machen. Ich verwende Auto und lege manchmal Einschränkungen auf Aufgabenbasis fest. Kleine Zeitpläne sind manchmal besser dran mit manueller Planung. Je erfahrener jemand mit MS Project ist, desto wahrscheinlicher ist es meiner Meinung nach, dass er die automatische Planung verwendet.

F – Angenommen, jemand möchte eine benutzerdefinierte Ansicht für sein Team, wie können Sie das tun?

A – Normalerweise besteht die Antwort darin, ein benutzerdefiniertes Textfeld mit einer Auswahlliste einzurichten, die Teamnamen den Aufgaben zuzuweisen, nach diesem Feld zu filtern und entweder als PDF zu drucken oder nach Excel zu exportieren. Eine fortgeschrittenere Lösung besteht darin, eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen.

F: Nennen Sie mir zwei Möglichkeiten zum Filtern in Project.

A - Einer ist mit den Autofiltern. Zwei ist, einen benutzerdefinierten Filter zu erstellen.

F – Haben Sie das Ressourcen-Nivellieren verwendet? Was sind die Fallstricke?

A – Wieder eher ein Diskussionspunkt. Die größte Falle kann sein, dass das Nivellieren Aufgaben zeitlich verschieben kann, wenn es nicht richtig eingestellt ist. Die meisten Leute mögen das nicht.

Hoffentlich regen diese Fragen ein Gespräch und einige Überlegungen zum Tool an. Wie Sie wissen, ist MS Project sehr umfangreich und daher sehr komplex. Es gibt fast immer mehr als einen Weg, etwas zu tun.

Ich hoffe, das hilft!

Edit: Noch eins -

F - Wann würden Sie MS Project NICHT verwenden, um ein Projekt zu planen?

A - "Kleine" Projekte. Für mich bedeutet das nicht mehr als 50 Aufgaben und nicht mehr als ein oder zwei Monate Dauer. Eine Ausnahme besteht hier, wenn es sich um ein Programm handelt, das aus vielen kleinen Projekten besteht, die alle miteinander verknüpft werden müssen, um den kritischen Pfad oder die Berichterstattung über das gesamte Programm (oder Portfolio) aufzuzeigen.

Ich denke, Sie müssen sehr vorsichtig sein, wenn Sie MS-Project-Kenntnisse als Entscheidungskriterium verwenden. Ich bin nicht überzeugt, dass dir das sehr helfen wird. Für den Fall, dass Sie zwei identisch erfahrene oder wünschenswerte Kandidaten haben, müssen Sie sich natürlich zwischen ihnen entscheiden, aber ich bezweifle, dass sie so nah beieinander liegen würden, dass sie nur durch MS-Project-Fähigkeiten unterschieden werden könnten.

Die Schwierigkeit ist folgende: Es ist ein so riesiges und komplexes Werkzeug mit so vielen verschiedenen, aber miteinander verflochtenen Wegen, um das gleiche Ergebnis zu erzielen, dass das Wissen über ein einzelnes funktionales Element nicht mit der Kompetenz eines einzelnen PM korreliert. Großartige Projektmanager können mit MS-P Müll sein, und erfahrene Benutzer von MS-Project mit fantastisch detaillierten MS-Project-Plänen (ich weiß, dass ein Gantt-Diagramm aus puristischer Sicht kein Projektplan ist, aber aus de faktisch mit jedem einzelnen PM, den ich je getroffen habe), können dennoch nicht in der Lage sein, sich aus einem abgedunkelten Raum zu befreien.

Zusammenfassend würde ich immer versuchen, einen anderen Korrelator für PM-Kompetenz zu finden, bevor ich mir anschaue, wie gut sie MS-Project kennen.

Wenn Sie jedoch darauf bestehen, dass dies der Weg nach vorne ist, biete ich Folgendes an (beachten Sie, dass ich nicht beabsichtige, ganz bewusst Antworten zu geben, da dies zukünftigen Kandidaten ermöglichen würde, bei solchen Fragen zu „schummeln“):

• Diskutieren Sie, warum Projektmanager überhaupt MS-Project (oder eine andere Projektplanungs- und Terminierungssoftware) verwenden? Ich habe viele Projektpläne gesehen, die in Excel handgefertigt wurden, und es gibt Zeiten, in denen dies völlig vernünftig ist. Wenn der Kandidat weiß, wann und warum dies manchmal angemessen ist, zeigt er ein Verständnis dafür, wie seine Pläne verwendet und auch dem Publikum mitgeteilt werden können und warum dies wichtig ist

• Was sind die Einschränkungen von MS-Project? Dies ist ein bisschen eine Fangfrage, da eine Einschränkung in einem Anwendungsbereich aufgrund der Flexibilität in einem anderen Anwendungsbereich möglicherweise nicht erkennbar ist, die Antworten des Kandidaten jedoch möglicherweise Schwierigkeiten beleuchten, die er mit dem Produkt findet, und von dort aus Sie können ihre Kompetenz im Umgang mit MS-Project und einigen der anspruchsvolleren Funktionen der Projektplanung und Terminplanung im Allgemeinen beurteilen

• Wofür verwenden wir Einschränkungen und wann sollten sie verwendet werden? Unerfahrene PMs neigen dazu, ihren Plan mit Einschränkungen zu überladen. Wenn Ihr Kandidat dies versteht und vor allem erklärt, warum dies eine schlechte Idee ist (und was stattdessen zu tun ist), dann haben Sie jemanden, der einige der häufigsten Probleme versteht, die Menschen mit MS-Project haben, und wie man sie vermeidet

• Was sind Ihre Standardschritte, die Sie durchlaufen, wenn Sie ein brandneues MS-Project zum ersten Mal in einem neuen Projekt starten? Ich würde erwarten, einige Aufgaben rund um die Projektkalender, Arbeitszeiten, Projektferien usw. zu sehen. Aber der Kandidat muss in der Lage sein zu erklären, was er tut und vor allem warum er diese Schritte tut. Wenn diese nicht richtig gemacht werden, führt dies zu häufigen und potenziell schwerwiegenden Problemen auf der ganzen Linie. Das Kennen und Verstehen dieser Effekte zeigt einen PM, der sich diesen häufigen "Anfängerproblemen" gestellt und sie bewältigt hat

• Es ist eine Sache, mit MS-Project einen Plan für ein Projekt zu erstellen, bevor es gestartet wird. Aber wie nutzt ein PM MS-Project, wenn das Projekt läuft? Gute Kandidaten sollten in der Lage sein, Sie durch die Schritte zu führen, die sie während eines Projekts ausführen, und vor allem, warum sie sie tun. Was sind die Gründe für diese Schritte, was sind die Ergebnisse, welche Probleme versuchen sie zu vermeiden? Wann hören sie auf, MS-Project zu aktualisieren

• Wie würden Sie einem MS-Project-Plan Notfallmaßnahmen hinzufügen? Eine weitere leichte Fangfrage, da es viele Möglichkeiten gibt, dies zu tun, keine richtiger als die anderen, aber das Gespräch wird die Ansichten des Kandidaten über Kontingenz in erster Linie beleuchten. In jedem Fall ist die Darstellung im Plan sehr wichtig und kann zu vielen gemeinsamen Zukunftsproblemen führen oder diese lösen. Wenn der Kandidat ein Verständnis dafür und wie man es einsetzt, demonstrieren kann, dann sind die Zeichen gut

Abschließend fordere ich Sie auf, etwas vorsichtiger zu sein, wenn Sie der Ansicht sind, dass "...das meiste Softwarewissen nachträglich erworben werden kann". Mit MS-Project ist es sehr einfach, die grundlegenden Fähigkeiten zu erlernen, die so intuitiv aussehen, aber es ist sehr schwierig, diese Fähigkeiten auf einen komplexeren Plan und die Verwendung des Tools zu übertragen. Ein Verständnis dafür, was das braucht und was das bedeutet, wird auf einen PM hindeuten, der diese Mühle durchlaufen hat (aber er könnte immer noch ein Müll-PM sein, weshalb die Verwendung von MS-Project als Tie-Breaker nicht viel helfen wird!).

Ich hoffe das hilft. Viel Glück!