Wie antwortet man auf „Wie lange wird das dauern?“ bei einer neuen Arbeitsstelle

Es macht mir nichts aus, mir den Arsch aufzureißen; Mich stört das Gefühl von Angst und Not, mit dem sie jedes Gespräch angeht, weil sie sich Sorgen um die Projektzeitpläne macht. Es stresst mich und ich fühle mich unwohl, weil ich ihr keine Zeitschätzungen gegeben habe.

Also... Wie soll ich damit umgehen?

Geben Sie Ihre beste Schätzung ab. Eines zu vermeiden, hilft Ihnen nicht und schon gar nicht diesem Projektmanager. Projektmanager benötigen Schätzungen, um das Gesamtprojekt zu verfolgen. Und keine Angabe zu machen bedeutet, dass sie ihre eigene (oft weniger informierte) Vermutung annehmen und diese verwenden müssen. Wenn du keine gibst, siehst du auch schlecht aus.

Viele finden, dass es bei der Erstellung einer Schätzung hilfreich ist, die Aufgabe in kleinere Teile aufzuteilen. Häufig sind kleinere Teile einfacher zu visualisieren und abzuschätzen. Und normalerweise können Sie um ein wenig Zeit bitten, um diese Analyse durchzuführen, anstatt Ihre Schätzung sofort abzugeben.

Stellen Sie sicher, dass Sie mitteilen, dass Ihre Schätzung wahrscheinlich noch nicht sehr genau sein kann, und erläutern Sie die Gründe dafür. Versprechen Sie dann, eine überarbeitete Schätzung abzugeben, sobald die Projektaufgaben klarer werden. Und geben Sie ihr einen Zeitrahmen, wann Sie Ihren nächsten Kostenvoranschlag abgeben werden.

Verfolgen Sie Ihre Schätzungen und Ist-Werte, damit Sie mit der Zeit besser werden.

Und wenn Ihr Projekt fortschreitet, schätzen Sie den Rest neu ein, auch wenn dies nicht erforderlich ist. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre ursprüngliche Schätzung wahrscheinlich nicht halten wird, geben Sie dem Projektmanager umgehend Feedback. Projektmanager (alle Manager) mögen keine Überraschungen.

Dann stoppen Sie die Angst, den Stress und die unangenehmen Gefühle. Das sind Emotionen, die Sie selbst hervorrufen. Zu wissen, dass Sie Ihr Bestes geben und dass dies von Ihren Mitmenschen anerkannt wird, sollte Sie von diesen Gefühlen befreien.

Geben Sie keine Punktschätzung an, geben Sie eine Spanne an. Punktschätzungen werden normalerweise als Standard angesehen, aber in den meisten Fällen würden Bereichsschätzungen viel besser funktionieren. In Ihrem Fall ist die Bereichsschätzung die bessere Wahl.

Für eine Aufgabe, mit der Sie sich sehr wohl fühlen, können Sie beginnen, enge Bereiche anzugeben. „Den Monatsbericht mache ich in zwei Stunden plus/minus 15 Minuten fertig“. Wenn Sie vor einer Aufgabe stehen, von der Sie nicht wissen, was sie bringen wird, kann die Wahrheit durchaus „zwischen zwei Stunden und zwei Tagen“ liegen. Das einfach zu sagen, wird unverschämt klingen, also geben Sie es mit einer Erklärung. "Ich habe einen Monatsbericht gesehen, der in einem anderen Projekt erstellt wurde. Da muss ich nachsehen. Wenn die Zahlen irgendwo verfügbar sind, sollten zwei Stunden ausreichen, um den Bericht zu schreiben. Wenn ich einen Weg finden muss, sie zu berechnen, und jagen Sie Quellen nach, es kann sich leicht auf zwei Tage oder mehr erstrecken".

Jetzt kann die Managerin ihren inneren Kirk heraushängen lassen und Sie anschreien, dass zwei Tage nicht akzeptabel sind. Darauf können Sie antworten, dass 1) es immer noch möglich ist, dass es in 2 Stunden erledigt ist, Sie können die Wahrscheinlichkeit nur nicht abschätzen, 2) Sie können keine wahren Zahlen aus dem Nichts erstellen, 3) nachdem Sie den Prozess durchlaufen haben Einmal können Sie sich besser auf das nächste Mal vorbereiten (Zahlen während des Monats sammeln, ein Excel-Makro verwenden, um sie aus Rohdaten zu berechnen), sodass der Bericht im nächsten Monat viel kürzer dauert, und 4) fragen Sie sie, ob zwei Tage nicht akzeptabel sind. Was sollten Sie tun, wenn sich herausstellt, dass die Nummern nicht rechtzeitig verfügbar sind? Zum Beispiel nur einen Abschnitt des Berichts bereitstellen (welcher) oder die Erlaubnis einholen, eine zweite Person von ihren üblichen Aufgaben abzuziehen, um auch an den Zahlen zu arbeiten?

Es ist besonders wichtig, den vierten richtig zu machen. Du musst Verständnis für ihre Bedenken zeigen und wirklich offen für Alternativen sein, während du sie sanft daran erinnerst, dass "es in meiner Zeit erledigen" keine Option ist. Wenn Sie sarkastisch oder herablassend wirken, beeinträchtigen Sie Ihre Chancen, eine konstruktive Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten aufzubauen.

Sie wird immer noch nicht glücklich sein, aber das Beste, was Sie hier tun können, ist, ihre Bedenken ernst zu nehmen (vielleicht verpassen Sie eine externe Frist) und sie in Ihren Einschätzungsprozess einzubeziehen, damit sie selbst sieht, dass Sie nicht nur schwierig sind absichtlich oder zu dicht. Sie kann Ihre Zeit verwalten, aber Sie müssen ihre Erwartungen verwalten.

Ich finde die PERT -Schätzung nützlich für Softwareentwicklungsaufgaben. Zusammenfassend:

a = Zeit, wenn Sie durchfliegen, keine Verzögerungen, keine Probleme

b = Zeit, die Ihrer Meinung nach angesichts bekannter Verzögerungen und bekannter Probleme realistisch sein wird

c = schlimmstmögliches Szenario, alles verzögert sich, Ihre anderen Chefs geben Ihnen zusätzliche Arbeit, und Sie finden einen Fehler in Ihrer Implementierung bei 80% Ihres Plans

Geschätzte Zeit = (a + 4b + c) / 6

Variabilität = (c - a) / 6

Angenommen, Sie denken, dass eine Aufgabe unter idealen Bedingungen einen Tag dauern würde, und normalerweise würden Sie aufgrund von Besprechungen in den nächsten 2 Tagen dort ankommen, aber es gibt einige Phasen, die Probleme verursachen könnten, und dann wären es 9 Tage. Dann ist Ihre Schätzung (1 + 4x2 + 9) / 6 = 3 Tage, die Variabilität beträgt 1,3 Tage, also würden Sie sagen: "Ich erwarte, dass ich es in 3 Tagen fertig bekomme, aber es könnte leicht 4,5 Tage dauern."

Auf diese Weise haben sie eine Vorstellung davon, wann sie damit rechnen können (für die Lieferung an Kunden möchten Sie die Zeit bis zur Lieferung in Kalendertagen schätzen, einschließlich der Auswirkungen von Besprechungen, Feiertagen usw.) und eine Vorstellung davon, was eine konservative Schätzung ist könnte aussehen. Wenn es eine große Variable gibt, wie „Es könnte Komponente X kaputt machen, also müsste ich diese Komponente modifizieren und neu erstellen, was eine zusätzliche Woche dauern würde“, dann markieren Sie das in der Antwort – „Ich erwarte, dass es so ist in 3 Tagen erledigt, aber es testet die Grenzen von Komponente X, also könnte es dort eine zusätzliche Woche geben.

Dies ist einer der schwierigsten Teile der Arbeit in kleinen Unternehmen mit mehreren konkurrierenden Anforderungen an Ihre Zeit. Greifen Sie also mit beiden Händen und scheuen Sie sich nicht, Schätzungen abzugeben. Je früher du es in den Griff bekommst, desto besser wird es sein. Wenn Sie persönlich befragt werden, scheuen Sie sich nicht zu sagen: "Ich kann Ihnen keinen Kostenvoranschlag geben, der ohne weiteres von Nutzen wäre, lassen Sie mich Ihnen bis zum Ende des Tages etwas schicken."

Viel Glück.

Das Schätzen von Zeitrahmen ist eine wichtige Fähigkeit, arbeiten Sie daran. Berücksichtigen Sie alles, was Sie wissen, geben Sie sich eine gesunde und großzügige Marge und geben Sie die Schätzung ab. Je weiter Sie fortschreiten, desto einfacher wird dies. Wenn es mehrere Variablen gibt, berücksichtigen Sie sie alle mit jeweils einem Rand.

Andernfalls bleiben Sie bei dem hängen, woran Sie hängen geblieben sind, einem völlig unangemessenen Zeitrahmen, den Sie nur schwer einhalten können.

Sie sagen: „Sie teilt mir dann eine voraussichtliche Zeit mit“. Dies ist wahrscheinlich das Wichtigste, was angesprochen werden muss. Sie hat Sie um einen Kostenvoranschlag gebeten. Du konntest ihr keinen geben, also hat sie trotzdem einen Plan gemacht.

Der Punkt ist, dass Ihre Schätzung als technischer Spezialist wahrscheinlich die beste verfügbare ist. Hat sie sich gerade eine Nummer ausgedacht oder hat sie eine Grundlage für die Nummer, die sie gewählt hat? Es ist wahrscheinlich vernünftig, dass Sie fragen, wie sie darauf gekommen ist. Möglicherweise müssen Sie Ihr gesamtes professionelles Fingerspitzengefühl einsetzen, aber davor wegzulaufen, hilft auch nicht.

Die Unterscheidung zwischen einer Schätzung und einem Plan ist entscheidend. Indem Sie sich weigern, ihr einen Kostenvoranschlag zu geben, haben Sie vielleicht Ihre Möglichkeit vertan, den Plan zu beeinflussen. Man könnte vielleicht sagen: „Ich weiß es wirklich nicht, aber ich verstehe, dass wir etwas planen müssen.“ Wenigstens dann können Sie den Plan besprechen. Da es auf unzureichenden Informationen basiert, sollten Sie eine Neuplanung planen. Oft kann es sehr hilfreich sein, wenn Sie sagen können, wann Sie glauben, mehr zu wissen. Zum Beispiel: „Im Moment habe ich nicht genug Informationen. Es ist unmöglich, es im Moment abzuschätzen. Um Fortschritte zu erzielen, würde ich vorschlagen, dass wir damit beginnen, 4 Wochen dafür einzuplanen, aber bis dahin weiß ich viel mehr Ende der ersten Woche, also treffen wir uns dann mal, um zu sehen, ob das auch nur annähernd ins Schwarze trifft. Wird das für Sie funktionieren? Gibt es noch andere Einschränkungen, über die ich Bescheid wissen muss?"

Fragt sie „wie lange wird das dauern“ und erwartet sie sofort eine Antwort? Das wäre absolut lächerlich und inkompetent. Ich gehe davon aus, dass sie nicht inkompetent ist, möchte aber eine korrekte Schätzung.

Es gibt eine häufig verwendete Strategie, um gute Schätzungen zu erhalten, die von der agilen Entwicklung / Scrum verwendet wird. Für eine korrekte Schätzung benötigen Sie eine genaue Angabe, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen und welche Abnahmekriterien gelten. Dann teilen Sie die Arbeit in Komponenten auf, die jeweils höchstens zwei Tage dauern. Dann schätzen Sie, wie lange jede Komponente braucht. Ich meine, Sie schätzen. Ihr Vorgesetzter kann das nicht einschätzen. Ihr Vorgesetzter kann seine Wünsche äußern, die Sie jedoch vollständig ignorieren sollten, da Wünsche die Arbeit nicht erledigen. Und Sie machen keine Schätzungen für etwas, das länger als zwei Wochen dauert, denn das ist so gut wie unmöglich, es richtig zu machen.

Das Erstellen dieser Schätzungen wird Sie viel Zeit in Anspruch nehmen. Wahrscheinlich einen Tag oder so. Es ist keine verlorene Zeit, denn durch die Schätzungen finden Sie heraus, was alle Komponenten tun müssen. So sind Sie vorbereitet, wenn Sie tatsächlich mit der Arbeit beginnen. Es kann sein, dass Sie auch die Spezifikationen aufschreiben müssen, was zu tun ist. Was auch Zeit kostet, die auch nicht verloren geht, denn ohne eine anständige Spezifikation, was Sie wollen, können Sie genauso gut nicht anfangen.

Und wenn Sie diese Schätzung vornehmen, berücksichtigen Sie alles. Meistens berücksichtigen Sie, dass Sie nicht 40 Stunden pro Woche ohne Unterbrechung arbeiten. Und dann berücksichtigst du die Kleinigkeit, dass du für drei Leute arbeitest, also wird sie statt 30 Stunden pro Woche etwa 10 Stunden pro Woche deiner Arbeit bekommen.

Eine Antwort zeigte so etwas wie "Kundenregistrierungsfunktion". Das ist viel zu wenig für eine richtige Schätzung. Es gibt so viel, was du vermissen wirst. Etwa so, Sie müssen alle Komponenten aufschreiben, jeden Punkt, der erledigt werden muss. Im Übrigen werden Sie nicht schätzen, Sie werden raten.

Hören Sie endlich auf, 50 Stunden die Woche zu machen. Als Angestellter müssen Sie vielleicht Überstunden machen, wenn dies aus geschäftlichen Gründen erforderlich ist. Ein riesiger Rückstand, der da war, bevor Sie überhaupt angefangen haben, ist kein geschäftlicher Grund. Dieses Problem wird nicht durch Überstunden und nicht durch unbezahlte Überstunden gelöst, sondern durch die Einstellung eines anderen Mitarbeiters. Und ein Manager, der inkompetent ist, Schätzungen vorzunehmen, ist auch kein geschäftlicher Grund.

Teilen Sie die Aufgabe, um die Sie gebeten wurden, in Unteraufgaben auf. Schätzen Sie, wie lange jede Aufgabe dauern sollte. Wenn eine Aufgabe entweder schwer zu bewerten oder länger als z. B. 2 Tage ist, teilen Sie sie erneut auf.

Sobald Sie eine Liste mit kleinen Aufgaben haben, bewerten Sie sie erneut, um sie konsistent zu machen. Fügen Sie die Marge hinzu, die erforderlich ist, damit Sie sich sicher fühlen (z. B. x2 bei jeder Schätzung)

Gruppieren Sie Ihre Teilaufgaben in mögliche zu liefernde Funktionen und geben Sie dann dem PM einen Zeitplan.

Diese Planungsarbeit wird jedoch normalerweise in Zusammenarbeit mit dem Team, dem Teamleiter und mit dem Input des PM durchgeführt (um Funktionen aufzuteilen und diesen Priorität einzuräumen).

Wenn ich weiß, was ich mit jeder beteiligten Technologie mache und die Infrastruktur kenne, und ein Projektmanager mich fragt, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird, skizziere ich ein Flussdiagramm, zerlege es in Komponenten, schätze jede Komponente, addiere alles zusammen. Das ist meine Stundenschätzung. Dann nehme ich diese Zahl und multipliziere sie mit 2,5x. Dies ermöglicht unerwartete Probleme.

Wenn es einen Teil davon gibt, der Ihnen nicht vertraut ist ... addieren Sie 5x für eine unbekannte Infrastruktur, 10x für eine unbekannte Programmiersprache, 10x für ein unbekanntes RDBMS-Produkt. Normalerweise nagele ich es innerhalb von 10 % dieser angepassten Schätzung fest.

Einige gute Dinge, die andere behandelt haben: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Aufgabe in kleinere Teile zu zerlegen, mit denen Sie vertrauter sind; geben Sie die bestmögliche Schätzung ab; aktualisieren, sobald Sie mehr wissen. Ich werde etwas hinzufügen, das ich noch nicht gesehen habe: Geben Sie ein Konfidenzintervall an .

Betrachten Sie es vom anderen Ende. Als PM muss ich die Leute ständig nach Schätzungen fragen. Meine Organisation wächst und wir sind kollektiv nicht an formelles Projektmanagement gewöhnt – daher lehnen die Leute oft ab, was mich wahnsinnig macht, weil ich nichts habe, womit ich arbeiten könnte, und keine Ahnung habe, wann etwas erledigt sein wird, sodass ich keine Statusberichte erstellen kann oder sagen, ob wir im Zeitplan sind oder neue Prioritäten setzen müssen usw. Es ist also verständlich, dass die Augen Ihres dritten PMs herausstechen, wenn Sie nicht antworten, auch wenn sie nicht so gut damit umgehen, indem sie Zahlen erfinden und setzen mehr Druck auf Sie, anstatt Ihnen durch den Prozess zu helfen.

Und ich verstehe, du wirst es nicht wirklich wissen, bis es fertig ist. Aber wenn Sie darüber nachdenken, wissen Sie wahrscheinlich mindestens ein bisschen mehr als die PM - fünf Minuten, fünf Tage, fünf Monate? Folgendes mache ich, wenn ich der Techniker bin und einen Kostenvoranschlag abgeben muss: Geben Sie stattdessen zwei an .

„Es besteht wahrscheinlich eine 50:50-Chance, dass es einfach ist und alles reibungslos läuft. In diesem Fall dauert es nur etwa 5 Stunden, was bedeutet, dass ich es bei meiner derzeitigen Arbeitsbelastung in einer Woche für Sie haben sollte. Auch wenn es schief geht In einigen Punkten, die mir einfallen, bin ich mir zu 90 % sicher, dass es weniger als vier Wochen dauern sollte."

Melden Sie sich erneut, sobald Sie wissen, was wahrscheinlicher ist, insbesondere wenn etwas Unvorhergesehenes explodiert ist und Sie glauben, dass es länger dauern könnte als die zweite Schätzung.

Wenn die Schätzungen, die Ihnen die anderen beiden PMs gegeben haben (vermutlich basierend auf früheren Erfahrungen mit anderen in Ihrer Rolle), angemessen waren, sollten Sie auch in Betracht ziehen , diese anderen Projektmanager um Hilfe bei der dritten zu bitten. Sie haben möglicherweise einen Einblick zu bieten - entweder in die allgemeine Fähigkeit des Einschätzens oder in die Besonderheiten dessen, für welche Art von Aufgaben Ihre neue Rolle normalerweise verantwortlich ist und wie lange diese normalerweise dauern.

"NEU" zu sein ist hier nicht das Problem

Das Erstellen von Kostenvoranschlägen als neuer oder alter Mitarbeiter ist mühsam, bis Sie die magischen Worte beherrschen, um die feuernden Gedanken jedes PM zu erleichtern.

Wir haben vor kurzem begonnen, Scrum zu folgen und unsere Aufgaben offensichtlich zu schätzen. Gerade bei der Arbeit an neuen Technologien ist es schwierig, Aufgaben einzuschätzen.

Genug geredet, gib mir jetzt eine Lösung?

Hier ist ein fantastischer Artikel, von dem ich glaube, dass er Probleme mit Schätzungen behebt und Sie weniger stresst, als es bei mir der Fall war.

Fügen Sie Ihren Schätzungen einfach ein Risiko hinzu,

Basierend auf meiner Erfahrung

Sie können einen PM nicht bitten, langsamer zu werden, aber was Sie stattdessen tun können, ist, Ihre besten Schätzungen mit Risikofaktor anzugeben. Dieses Risiko kann alles sein, z. B. neue Technologie, Software von Drittanbietern, unorganisierter Code eines ehemaligen Mitarbeiters usw.

Ich bin mir nicht sicher, wie verzweifelt Sie nach diesem Job suchen, aber verbringen Sie keine Sekunde damit, kostenlos Überstunden zu machen. Fragen Sie sich, würden Sie ohne Grund extra zahlen?

Ich habe diese Antwort nicht gesehen ...
Sprechen Sie mit Ihrem direkten Vorgesetzten/Chef und fragen Sie ihn, welche Prioritäten er hat - wie viele Stunden pro Woche sollten Sie für jeden dieser Punkte sowie für andere Punkte (Forschung, Bildung, Teambesprechungen) aufwenden , usw.) Vor ein paar Jahren habe ich mich zu sehr verausgabt und mit meinem Chef zusammengearbeitet, wie viele Stunden pro Woche ich für jede Art von Artikel aufwenden sollte. Das hat super funktioniert. Wenn einem Aufgabentyp 10 Stunden zugewiesen wurden und ich wusste, dass etwas 40 dauern würde, dann wären es ungefähr 4-5 Wochen. Ich würde auch jeden Liefertermin mit Voraussetzungen wie dem Bedarf an Informationen von anderen Personen einschränken.

Nebenbei: Erwägen Sie, einen kurzen Kurs (Credit oder No-Credit, vielleicht einen EDx-Kurs) in Projektmanagement zu belegen, um in der Lage zu sein, Ihre Projekte zu verwalten und sich zum Projektmanager "zurechtzufinden". Ein wenig Recherche und Verständnis geben Ihnen viele der Tools, die in den anderen Antworten erwähnt werden.

Noch ein Punkt, der noch nicht erwähnt wurde: Sprechen Sie mit Kollegen, die ähnliche Aufgaben erledigt haben (sofern vorhanden) und bekommen Sie ein Gefühl dafür, welches Timing in der Regel notwendig ist.

Ich war im selben Boot, als ich meinen Job anfing. Ich musste 3-6 Projektmanagern Bericht erstatten (je nachdem, an welchen Projekten ich arbeitete) und alle wollten wissen, wie lange die Dinge dauern würden.

Ich habe mein Bestes gegeben, um zu schätzen, und ja – meine Schätzungen waren am Anfang ziemlich daneben. Normalerweise am unteren Ende. (Bis zu dem Punkt, an dem einer meiner Projektmanager meine Schätzungen immer mit X Prozent multiplizierte, bevor er sie dem Kunden mitteilte!) Schließlich fing ich an, jeder Schätzung, die ich sagte, einen großzügigen Puffer hinzuzufügen (selbst wenn der Puffer unnötig schien!) und meine Die Schätzungen begannen sich langsam zu verbessern.

Die größte Hilfe waren jedoch Gespräche mit Kollegen. Wenn mich ein Projektmanager fragte, wie lange etwas dauern würde, und ich wirklich keine Ahnung hatte, bat ich um einen kurzen Moment, um mich bei ihm/ihr zu melden, und dann traf ich einen Kollegen für ein paar Minuten ein Gespür dafür bekommen, was es mit der Aufgabe auf sich hat.

In Fällen, in denen ich das nicht konnte, gab ich meine beste Schätzung ab – und sprach dann später mit einem Kollegen und bekam eine Vorstellung davon, wie seine Schätzung gewesen wäre. Obwohl es im Moment nicht hilft, ist das Ziel hier, sich mit der Zeit zu verbessern, nicht, es beim ersten Mal richtig zu machen.

Schätzen ist schwer. Machen Sie sich deswegen keine Vorwürfe; Konzentrieren Sie sich einfach darauf, dieselben Schätzfehler nicht zweimal zu wiederholen.

Bei einer Verhandlung verliert derjenige, der zuerst eine Zahl nennt.

Ihre Antwort sollte lauten: "Das hängt davon ab, welche Erwartungen wurden gesetzt? Was sind die harten Fristen? Welche anderen Aufgaben hängen davon ab und welche Fristen haben sie?"

Beachten Sie, fragen Sie sie nicht nach der Dringlichkeitsstufe, denn dann können sie Ihnen sagen, dass dies für das Überleben der Menschheit von entscheidender Bedeutung ist.

Fragen Sie sie auch nicht, wann sie es WOLLEN. Das gibt ihnen die Gelegenheit, „gestern“ zu sagen.

Dann, abhängig von ihrer Antwort, können Sie mit irgendetwas zwischen folgen:

Sicher, ich werde es dir bis dahin besorgen (obwohl ich insgeheim weiß, dass das doppelt so lange dauert, wie du brauchst).

Bis hin zu "Das geht bei meiner derzeitigen Arbeitsbelastung nicht, wenn es dann sein muss, müssen Sie mit einem der anderen Vorgesetzten sprechen und andere Arbeiten umplanen." (Beachten Sie, stellen Sie sicher, dass SIE mit Ihrem Vorgesetzten sprechen, nicht mit Ihnen).

Oder sogar das Extrem von "Das ist nicht machbar, selbst wenn ich keine andere Arbeit zu erledigen habe, was entweder mehr Leute für die Arbeit an dem Projekt erfordern oder die Kundenerwartungen zurücksetzen könnte."