Wie man es vermeidet, sich freiwillig für die Arbeit an zusätzlichen Aufgaben zu melden

Zusammenfassung: Mein Kollege hat mich um „Empfehlungen“ gebeten, wie man etwas in seinem Zuständigkeitsbereich beheben kann. Ich habe Schritte zur Lösung bereitgestellt. Jetzt habe ich das Gefühl, dass mein Kollege versucht, diese Aufgaben mit mir zu teilen, und dass er von mir erwartet, dass ich meine eigene Zeit beisteuere. Wie kann ich professionell mit Erwartungen umgehen und keine zusätzliche Arbeit übernehmen, es sei denn, mein Vorgesetzter sagt mir, dass ich es tun soll?

Sam und ich arbeiten bei derselben Softwarefirma. Kürzlich wurden einige Audits für die Einrichtung des Softwaresystems durchgeführt. In einem Bereich unter Sams Verantwortung wurde ein Problem gefunden.

Wir müssen das Problem jetzt beheben. Da das Problem in Sams Bereich lag, ist er der Eigentümer dieser Aufgabe, um die notwendigen Schritte zu unternehmen.

Ich habe eine Nachricht von Sam erhalten, in der er um "Empfehlungen" zur Lösung des Problems gebeten wurde, da ich auch Erfahrung in diesem Bereich habe. Ich habe recherchiert, um die Lösung zu verifizieren, die ich mir vorgestellt habe, und eine kurze Zusammenfassung darüber geschrieben, was aus meiner Sicht die nächsten Schritte sind (ca. 1 Stunde investiert).

Sam antwortete "Danke" und fragte, "ob wir mit der Ausführung dieser Schritte fortfahren könnten", um das Problem zu lösen. Es war jedoch ziemlich offensichtlich, dass der allgemeine Ton in dieser Nachricht war, dass ich die Ausführung der Lösung übernehmen sollte, aber dies war immer nur implizit. Es wurde nie erwähnt, dass ich es eigentlich tun sollte.

Jetzt gibt es einige Überschneidungen zwischen unseren Bereichen. Aber was mich beschäftigt:

  • Sam hat nie explizit gefragt, ob ich die Aufgabe übernehmen kann. Er kann es mir nicht zuordnen, da wir auf der gleichen Ebene sind. Ich finde es etwas unehrlich, zu versuchen, Arbeit auszulagern, ohne wirklich darum zu bitten.
  • Ich habe das Gefühl, dass ich, wenn ich einfach darauf springe und versuche zu helfen, die Hintertür für weitere indirekte Anfragen in der Zukunft öffne.
  • Ich möchte auch Kollegen helfen (was ich auch tat, indem ich die Schritte skizzierte), also mache ich mir Sorgen, als kein Teamplayer angesehen zu werden.
  • Eines der Kernmitglieder meines kleinen Teams verlässt das Unternehmen in 10 Tagen und ich habe viel zu tun, um seinen Ersatz aufzubauen, der nicht viel Erfahrung hat. Ich mache mir Sorgen, eine nicht ganz so kleine Aufgabe zu übernehmen, während ich 1 Schlüsselmitglied weniger in meiner Gruppe habe.

Wie geht es hier weiter? Ich würde Sam gerne helfen, aber ich möchte auch nicht für etwas auf der Stange stehen, das nicht in erster Linie meine Aufgabe war, während ich selbst durch personelle Veränderungen unter Druck stehe.

Was ist falsch daran, nur zu helfen, wenn sie dir eine direkte Frage stellen, wie bei den Empfehlungen für die Zukunft?
Die Dinge sind einfach: Sagen Sie Sam, er soll sich an Ihren Vorgesetzten wenden, wenn er die Aufgabe abgeben möchte. Ansonsten sagen Sie ihm, dass Sie andere Prioritäten haben (z. B. Sie sind beschäftigt :) )
Wir haben denselben Manager, aber sie sind in solchen Situationen wirklich distanziert. Oft bekomme ich vom Manager eine Antwort wie "Finde es heraus", was auch daran liegt, dass sie sich im technischen Bereich nicht so gut auskennen (Sam und ich sind die Experten)
"... er fragte uns, "ob wir diese Schritte weiter ausführen könnten", um das Problem zu lösen ..." - Sind Sie sicher, dass er uns = Sie und ihn meinte und nicht wir = ihn und sein Team ?
@rs.29 wie formuliert, das klingt nach Freiwilligenarbeit. Ich würde empfehlen, diese Frage nur zu stellen , wenn Sie mit der Antwort "Ja" einverstanden sind.
@Technophile Sieht aus, als würde OP helfen wollen, aber auch für seine Bemühungen anerkannt werden;)
Titel geändert und Zusammenfassung hinzugefügt. Bitte zögern Sie nicht, es zu bearbeiten/zurückzusetzen, wenn es nicht richtig artikuliert ist. Ich habe versucht, auf "Ich-Sprache" umzuschalten, weil Ihre Gefühle das eigentliche Problem zu sein scheinen
@Dom Beachten Sie, dass Erklärungen als Verhandlungen / Feilschen oder als Probleme gehört werden können, für die möglicherweise Ratschläge oder Anweisungen des Managements zur Lösung eingeholt werden. „Boom, Problem gelöst“, denken sie. 'WTH haben sie mir gesagt, DASS ich DAS machen soll?!?' du wunderst. Nicht schlecht oder gut, wissen Sie nur, dass dies passieren kann.
@Technophile nicht sicher, warum mein Kommentar gelöscht wurde: / Ich kann nicht genau analysieren, was Sie sagen. Mein Ansatz ist fest: "Ich würde helfen, aber ich kann nicht, weil ich dringende Aufgaben zu erledigen habe". Sympathie für meine Kollegin, dass sie feststeckt, aber Erklärung dafür, warum ich nicht helfen kann, sie loszuwerden.

Antworten (7)

Besonders wenn dies das erste Mal passiert, stellen Sie einfach die direkte Frage:

Hallo Sam.

Was glauben Sie, wie viel Zeit Sie für dieses Projekt von mir benötigen werden?

Wenn diese Zahl mehr ist als das, womit Sie zufrieden sind, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber, wie Sie Ihre Zeit priorisieren sollten.

Beachten Sie, dass dies eine offene Frage ist und keine Verpflichtung besteht. Etwas in dieser Größenordnung muss auch vom Manager für die Zuweisung und Priorisierung mitgeteilt werden. Wenn Sam versucht, persönlich zu sprechen, um eine Zusage zu bekommen, gehen Sie immer zurück zu E-Mail und erstellen Sie einen Papierpfad. Jeder, der versucht, zwielichtige Dinge zu tun, wird davor zurückschrecken, eine Papierspur zu erstellen, und Sie möglicherweise freiwillig in Ruhe lassen.
Das kann sehr kontraproduktiv sein. Wenn Sam "2 Stunden" sagt und Sie zwei Stunden damit verbracht haben und es nicht fertig ist, was dann? Ich meine, woher sollte Sam überhaupt wissen, was du in 2 Stunden tun kannst oder nicht? Wäre das nicht Ihre Einschätzung?
Ich denke, das ist die einfachste und nicht konfrontative Antwort. Ich sollte prüfen, wie viel Beteiligung hier erwartet wird, dann können wir sehen. Ich war auch sehr versucht, so etwas wie "Sicher /du/ kannst weitermachen" zurückzuschreiben, aber ich denke, das ist im Moment nicht klug. Ich verstehe mich bisher eigentlich gut mit Sam.
Nehmen Sie die geschätzte Zeit, fügen Sie 50 % hinzu (oder wie hoch die Fehlerspanne Ihrer Meinung nach sein könnte) und entscheiden Sie, ob Sie bereit sind, diese zu investieren. Wenn ja, sobald Sie sich nähern, warnen Sie, wenn Sie vorbei sind, verabschieden Sie sich höflich von weiteren großen Hilfsinvestitionen.
@seeker123456789 du warst schon hilfreich. Bitten Sie einfach Sam, es selbst abzuholen, denn Sie haben Ihre eigene Verantwortung. Du kannst seine Arbeit nicht machen! Aber sagen Sie freundlicherweise, wenn er feststeckt, dass Sie bereit sind, mit ihm ein Brainstorming durchzuführen, damit er die Arbeit selbst erledigen kann. Auf diese Weise sind Sie Teamplayer und leisten nicht seinen Teil.
@nvoigt: Dann fragst du deinen Vorgesetzten, ob du an Sams Aufgabe oder an einer anderen Aufgabe arbeiten sollst. Das ist kein „Gequatsche“, denn Ihr Vorgesetzter hat jedes Recht zu wissen, an welchem ​​Projekt Sie gerade arbeiten. Aber es ist (wahrscheinlich an den meisten vernünftigen Arbeitsplätzen) nichts falsch daran, Sam ein oder zwei Stunden Ihrer Zeit zu geben, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie sie erübrigen können, und dann zu Ihrem Vorgesetzten zu gehen, nachdem diese Grenze überschritten ist .
@ Kevin. Es ist fast so, als könnten Sie eine anständige Person sein, Ihre Zeit verwalten und trotzdem die Bandbreite haben, um effektiv zu kommunizieren!
@nvoigt ist, dass Sam sich nicht annähern kann, dies wird eine Diskussion über Prioritäten, Verantwortlichkeiten und natürlich Zeit eröffnen. Wenn Sam es in andere Maße umwandeln kann (wie "Ich brauche Sie für die Schritte 1, 4 und 5 Ihrer Empfehlung, weiß nicht, wie lange es dauern würde), dann ist es wieder etwas, mit dem OP vernünftig arbeiten kann.
@nvoigt "Während ich an dieser Aufgabe arbeitete, stellte ich fest, dass die damit verbundene Arbeit wesentlich mehr als die von uns besprochene Schätzung von 2 Stunden beträgt. Hier ist die Arbeit, die ich bisher habe, und ich denke, XXXX Person kann dies beenden." Wobei XXX Person jemand ist, der für Sam arbeitet. Wenn sie zurückdrängen, sagen Sie ihnen, dass sie Ihren Vorgesetzten per E-Mail um zusätzliche Stunden bitten müssen.

Ich gehe davon aus, dass Sie kein Free-Roaming-Agent sind, der aufsammelt, woran Sie Ihrer Meinung nach arbeiten müssen. Sie haben eine Art Manager, der Ihnen Aufgaben zuweist. Lassen Sie also diesen Manager entscheiden, ob Sie daran arbeiten sollten.

Hey Sam, wenn du Unterstützung benötigst oder weitere Fragen auftauchen, bespreche ich sie gerne. Wenn Sie wirkliche Arbeit erledigen müssen, wenden Sie sich bitte an $Manager, damit sie planen können, dass ich daran arbeite.

Auf diese Weise haben Sie nicht „nein“ gesagt, sondern Sam einen konstruktiven Weg nach vorne gezeigt. Gleichzeitig haben Sie darauf geachtet, dass es nicht mit Ihren anderen Aufgaben kollidiert.

Sam und ich haben denselben Manager, aber insgesamt sind wir relativ frei in der Entscheidungsfindung. Der Manager ist ehrlich gesagt etwas zurückhaltend, was manchmal zu Situationen wie dieser führt, in denen nicht 100% klar ist, wer was übernimmt (aber natürlich auch Freiheit bietet)
Ich würde auch Ihren Vorgesetzten CC setzen, während Sie dies tun.
Ich würde das ganz leicht anders formulieren. "Wenn Sie möchten, dass ich Zeit für diese Aufgabe aufwende, bitten Sie {Manager}, meine anderen Prioritäten entsprechend neu zu ordnen." Das heißt, machen Sie es so, dass der Manager tatsächlich gezwungen ist, die Auswirkungen auf Ihre andere Arbeit zu verstehen und ENTWEDER etwas dagegen zu unternehmen ODER Sams Bitte abzulehnen.

Das erwähnst du in den Kommentaren

  • Ihr Manager ist freihändig, und das
  • Du verstehst dich gut mit Sam.

Gehen Sie also einfach zu Sams Büro (oder greifen Sie zum Telefon, wenn Sie im Home Office sind) und sprechen Sie darüber, wer die Arbeit erledigen wird: er, Sie oder er, wenn Sie ihm helfen, wenn er nicht weiterkommt (was anscheinend der Fall ist). Ihre bevorzugte Option und wahrscheinlich am sinnvollsten in Anbetracht Ihrer aktuellen Arbeitsbelastung).

Und hören Sie zu, was er zu sagen hat: Vielleicht hat er ein unerwartetes Problem mit hoher Priorität, das behandelt werden muss, und es macht tatsächlich Sinn, dass Sie die Arbeit an seiner Stelle machen. Oder vielleicht gingen ihm Ihre Empfehlungen zu weit und er braucht nur einen persönlichen Wissenstransfer. Oder vielleicht meinte er mit „wir“ wirklich „ihn und sein Team“ (wie von einem der Kommentatoren vorgeschlagen), und das ist alles nur ein großes Missverständnis.

Das erfahren Sie nur durch offene Gespräche, nicht durch den Austausch von Mails mit subtilen Hinweisen. Wenn Ihr Vorgesetzter wirklich praktisch ist, ist es genau das, was er von Ihnen erwartet, wenn Sie beide die Aufgaben untereinander koordinieren. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie nicht als Teamplayer angesehen werden, seien Sie ein Teamplayer.

Auf der anderen Seite möchte ich auch Kollegen helfen (was ich auch getan habe, indem ich die Schritte skizziert habe). Daher habe ich Angst, nicht als Teamplayer angesehen zu werden.

Das ist wirklich das einzige Problem, das ich hier sehe.

Es ist Ihre Angst, nicht die Zustimmung Ihres Kollegen zu haben. Es ist das Bedürfnis zu kontrollieren, was andere über dich denken (was im Grunde unmöglich ist).

Du musst darüber hinwegkommen. Du kannst nicht die Arbeit aller machen. Vielleicht möchten Sie sich für eine Co-Abhängigkeitstherapie anmelden oder ein Durchsetzungstraining machen.

Wenn Sie nichts gegen diese Persönlichkeitseigenschaft unternehmen, wird dieser Kollege (und andere) seine Arbeit weiterhin auf Sie abwälzen. Und dafür ist das Leben einfach zu kurz.

Es kommt auf das Unternehmen an. Wenn das Projekt fehlschlägt, dann könnte er Sam fragen, Sam könnte sagen: Das Projekt war über meinem Kopf, dann habe ich B gebeten, mir zu helfen, das Projekt zu retten, aber er hat abgelehnt. Je nach Unternehmenskultur fragt Sie vielleicht der Manager: Warum haben Sie ihm nicht geholfen? Und antworten: Ich kann nicht jeden Körper arbeiten, vielleicht nicht fliegen.
@lalala, aber Sam hat nicht direkt um Hilfe gebeten. Das ist der Punkt. „Ich finde es etwas unehrlich, zu versuchen, Arbeit auszulagern, ohne wirklich darum zu bitten.“ Siehe den Rest der Frage von OP für mehr Kontext.

Wenn er anfängt zu fischen, beißen Sie nicht, sondern machen Sie deutlich, am besten schriftlich, dass Sie denken, dass dies in seinem Körbchen ist.

„Nun, für mich klingt das nach einem soliden Plan. Wenn Sie also zustimmen, wäre es wahrscheinlich eine gute Idee, wenn Sie mit der Umsetzung beginnen.“ oder "Nun, das würde ich tun, aber es ist natürlich Ihre Aufgabe und Ihre Entscheidung" sollte Ihren Standpunkt verdeutlichen.

Wenn er anderer Meinung ist, muss er das offen ansprechen, und dann können Sie den Manager einbeziehen, um zu klären, wer woran arbeitet, sollten Sie die Dinge anders sehen.

Nein ist ein ganzer Satz.

Sam: Können wir diese Schritte weiter ausführen?

Sie: Tut mir leid, Sam. Ich würde gerne mehr helfen, aber ich habe gerade keine Zeit.

Das ist wahr, immer noch angemessen höflich, aber direkt genug, um Ihre Grenze festzulegen.

Wenn es dir schwer fällt, „nein“ zu sagen, mache es dir zur Gewohnheit, nie etwas Wichtiges sofort zu versprechen. Nehmen wir an, Sam fragt Sie persönlich oder am Telefon. Dann könnte ein Gespräch so ablaufen:

Sam: Könnten wir diesen oder jenen Teil meiner Arbeit zusammen machen?

Sie: Danke der Nachfrage. Lassen Sie mich meinen Zeitplan überprüfen und mich spätestens morgen bei Ihnen melden.

Überprüfen Sie dann Ihren Zeitplan. Schätzen Sie Ihre Prioritäten und Arbeitsbelastung realistisch ein. Wenn es Ihnen passt (lassen Sie sich nicht drängen), aber spätestens am nächsten Tag, sagen Sie Sam, welche Hilfe er wann erwarten kann. Wenn er mehr Hilfe benötigt, als Sie ihm bieten können, Sie ihm aber wirklich weiter helfen möchten, fragen Sie Ihren Chef, ob Sie einige Aufgaben neu priorisieren oder zusätzliche Ressourcen erhalten können, um Sam zu helfen. Geben Sie genau an, was wie lange warten muss oder welche Ressourcen Sie benötigen. Sagen Sie Sam, dass Sie zuerst mit Ihrem Chef sprechen müssen.

Ich finde es etwas unehrlich, zu versuchen, Arbeit auszulagern, ohne wirklich darum zu bitten.

Sie haben sich indirekt freiwillig gemeldet, indem Sie eine Lösung skizziert haben.

Wenn Sie nicht mitmachen wollen, machen Sie nicht mit. Aber jetzt ist es zu spät, wenn du es nicht willst, sag einfach, dass du mit anderen Sachen beschäftigt bist.

Er hat sich nicht bereit erklärt, die volle Verantwortung für die Aufgabe zu übernehmen. Er skizzierte nur eine Lösung, und dieser Skizzierungsteil ist erledigt.
„Sie haben sich indirekt freiwillig gemeldet“, das trifft leider auf manche Arbeitsumgebungen und manche Arbeitsbeziehungen zu. Da ich jemand bin, der es schätzt, seine Teamkollegen zu unterstützen, ist es entscheidend, zu wissen, wann meine Hilfe als Freiwilligenarbeit ausgelegt wird oder nicht, um meine Arbeitsprioritäten in Einklang zu bringen. Obwohl ich denke, dass diese Antwort nur einige Situationen darstellt, denke ich nicht, dass sie eine Ablehnung verdient.
@NathanGoings es stellt diese spezifische Situation dar, es soll nicht alles umfassen
@donjuedo, das Skizzieren einer Lösung – insbesondere einer, die ~1 Stunde gedauert hat – kann oft ein Drittel oder die Hälfte der Arbeit zur Lösung des Problems ausmachen. Wenn es sich um eine genaue Lösung handelt, bedeutet dies, dass das Problem definiert wurde – was an sich schon eine erhebliche Arbeit sein kann.
@NathanGoings sicher, aber outlining a solution!= Freiwilligenarbeit für alles, daher die Ablehnungen.
@hanshenrik, es ist nur eine Frage der Wahrnehmung, und das tatsächliche Ergebnis im wirklichen Leben sagt, dass ich richtig liege, unabhängig davon, wie Sie es interpretieren möchten. Die Kollegeninterpretation des OP ist die herausragende.
@Kilisi Wenn Sie Ihre Kollegen um Hilfe bei der Lösung eines Problems bitten und einer von ihnen einen Lösungsplan entwickelt, gehen Sie automatisch davon aus, dass der Kollege die Arbeit für Sie erledigen wird, nur weil dieser Co -Arbeiter kam mit dem Plan, wie man es lösen kann? Ich denke, da unterscheiden wir uns? Sie gehen davon aus, dass der Kollege die Arbeit für Sie erledigt, und ich nicht?
@hanshenrik nein, nein, ich gehe nicht davon aus, aber ich bin nicht der Kollege des OP. Ich kenne Leute, die es als Gelegenheit/Eröffnung sehen würden, zu versuchen, das OP die Arbeit erledigen zu lassen, wenn möglich. Darin liegt der Unterschied. Es gibt keinen Mangel an Menschen in der „realen“ Welt, die den guten Willen anderer ausnutzen würden. Das Beste ist, ihnen keine Gelegenheit dazu zu geben, wie meine Antwort sagt. Ich werde nur einmal gebissen.
Wie man es vermeidet, sich freiwillig für die Arbeit an zusätzlichen Aufgaben zu melden
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