Sie sollten immer alle Fakten so objektiv wie möglich liefern. Und so schnell wie möglich. Es gibt eine Ausnahme, wenn Sie glauben, dass Sie schnell eine Reihe von Alternativen oder Problemumgehungen/Aktionsplänen zur Verfügung haben können. Dann können Sie warten, bis Sie alle Informationen haben, die Sie Ihrem Sponsor und/oder Steerco präsentieren können: sowohl das Problem als auch die Lösung(en). Aber es sollte nicht zu viel Zeit zwischen der Entdeckung der schlechten Nachricht und Ihrer Kommunikation darüber liegen.

Sobald sie rauchen, halten Sie Informationen zurück, alles Vertrauen , das Sie sich hart erarbeitet haben, wird augenblicklich weg sein, und es ist sehr schwierig, es wiederzugewinnen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass sie die Geschichte von Ihnen hören. Sie haben keine Kontrolle darüber, wie andere Leute die Fakten darstellen, und dies kann auch zu Vorurteilen zwischen Ihnen und dem Sponsor führen, wenn er es wieder von Ihnen hört, aber ein bisschen anders ...

Früh und oft

Am besten mit ein oder zwei Lösungsvorschlägen.

Bei der Kommunikation mit Projektsponsoren, nun ja, bei der Kommunikation mit so ziemlich jedem in einem Projektteam finde ich, dass eine offene und direkte Kommunikation normalerweise der beste Weg ist. Wenn wir schlechte Nachrichten besprechen, sollten sie auch so schnell wie möglich kommuniziert werden, da Sie schlechte Nachrichten im Allgemeinen als Projektrisiko behandeln können, das Sie handhaben sollten. Da stimme ich Stephan also grundsätzlich zu (+1).

Was ich jedoch zu berücksichtigen gelernt habe, ist der Charakter des Projektsponsors. Eigentlich ist es egal, wie man schlechte Nachrichten überbringt und die Nachricht selbst sollte adressatengerecht gebacken werden.

Ich empfehle zwar nicht, die Botschaft zu verzögern oder einfach nur Lügen zu verwenden, aber ich kenne Leute, mit denen ich die nackte Wahrheit teilen kann, und solche, die einen sehr spezifischen Ansatz brauchen, wie den Verkauf der Wahrheit, da sie sonst nicht akzeptiert würde, oder die Abdeckung von Menschen die ihr Bestes gegeben haben, aber das Projekt ist trotz ihrer Bemühungen ganz rot usw.

Kurz gesagt: PM sollte mit ihren Berichten ehrlich und genau sein, aber die Form der Nachricht spielt eine Rolle und sollte je nach Projektsponsor variieren.

Sachlich, klar und ohne Schuldzuweisungen. Und am besten mit einigen Lösungen parat.

Versuchen Sie es mit der Sandwich-Methode:

Gute Nachrichten – schlechte Nachrichten – gute Nachrichten

Fangen Sie an, etwas zu sagen wie: „Wir haben eine vielversprechende Gelegenheit, die von einer etwas unglücklichen Situation verschlungen wird.

Dies kann zu einer Endlosschleife führen, da der Artikel auf diesen Beitrag verweist ;) ProjectSmart hat hier einige gute Empfehlungen, wie man keine schlechten Projektnachrichten überbringen kann: http://www.projectsmart.co.uk/how-do-you-deliver-bad -neuigkeiten-über-ihr-projekt.html

Besonders gut gefällt mir „Die Granate“:

Hier betritt der Bote einen überfüllten Raum (normalerweise voller Führungskräfte), überbringt ohne Vorwarnung die schlechte Nachricht mit all ihren schrecklichen Folgen und geht dann. Das ist völlig inakzeptabel, ineffektiv und nicht nachhaltig ... in erster Linie für die Karriere des Premierministers.

In diesen Fällen spiegelt Ihre Ehrlichkeit Ihre Rechenschaftspflicht wider . Normalerweise erfordert es vielleicht eine Stunde oder länger Kraft, die Wahrheit zu sagen, aber die Erleichterung, die Sie danach bekommen, wird unbezahlbar sein. Ich glaube immer, dass nichts unmöglich zu erreichen ist, und wenn ich versage, dann habe ich möglicherweise den kurzen Weg zum selben Ziel verpasst. Zögern Sie nicht und seien Sie ehrlich, es könnte in manchen Fällen nicht die beste Politik sein, und seien Sie optimistisch.

Wenn Sie die schlechten Nachrichten verbreiten und Ideen haben, sie zu überwinden. Ja, sie werden dir vertrauen. Jeder weiß, jedes Projekt hat Risiken und es kann jederzeit eintreten. Die Grundlinie lautet also: Verbreiten Sie schlechte Nachrichten mit Ideen, wie sie entfernt/wiederhergestellt werden können .

PS Es tut mir leid, das sagen zu müssen, aber das Verbreiten schlechter Nachrichten kann kein Win-Win- Fall sein. „ Wirklichkeit “.

Ich stimme Angela zu. Liefern Sie immer persönlich ab - bitte folgen Sie nicht dem E-Mail-Vorschlag. Ja, es kann ihnen Zeit geben, darüber nachzudenken - oder bis zum Siedepunkt schmoren!

Vermitteln Sie die Botschaft klar und prägnant, übernehmen Sie Verantwortung, bieten Sie Alternativen an und geben Sie Ihre Empfehlung für das weitere Vorgehen ab. Es überlässt dem Sponsor die Möglichkeit, eine Entscheidung zu treffen – selbst wenn er Ihre Empfehlung akzeptiert –, sodass Sie sich für die Zukunft einsetzen und unterstützen können. Das Anbieten von Alternativen und eine Empfehlung zeigt dem Sponsor, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben und proaktiv sind. Die persönliche Übergabe schafft Vertrauen.

Dieser Ansatz geht zurück auf Harold Kerzners Erstausgabe seines Lehrbuchs, das in vielen Kreisen als die Bibel gilt!

Wenn Probleme auftreten, interessieren sich die Leute für zwei Dinge: 1) Wie schlimm ist es, dh was sind die AUSWIRKUNGEN auf das Projekt? 2) Was tun Sie dagegen, dh was ist die LÖSUNG?

Wenn Sie also schlechte Nachrichten übermitteln, machen Sie sich klar, was sie bedeuten und welche Optionen Sie zur Lösung der Situation identifiziert haben. Projektsponsoren haben in der Regel nicht viel Zeit und schätzen es nicht, vor ein Problem gestellt zu werden, für das keine Lösung in Sicht ist. Indem Sie klar artikulieren, was das Problem für das Projekt (und den Sponsor) bedeutet, und Lösungen präsentieren, geben Sie Ihrem Sponsor das Vertrauen, dass die Dinge gelöst werden können, zeigen Sie ihm, dass Sie proaktiv sind und denen Sie vertrauen können, und dies ist eine sehr effektive Grundlage um sie dazu zu bringen, Ihnen tatsächlich zu helfen (zum Beispiel, wenn Sie sie brauchen, um eine Entscheidung zu treffen oder ihren Einfluss auszuüben, um Dinge in Gang zu bringen).

In Bezug auf die Übermittlung der Botschaft denke ich, dass gerade in Situationen, in denen die Wirkung groß ist, die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht am besten funktioniert. Wenn Sie mit Ihrem Sponsor sprechen, denken Sie auch daran, mit ihm/ihr zu prüfen, wie die schlechten Nachrichten (und das weitere Vorgehen!) dem breiteren Publikum der Projektbeteiligten mitgeteilt werden sollten (in einigen Fällen muss die Nachricht möglicherweise vom Sponsor kommen, um Beispiel).

Die Übermittlung schlechter Nachrichten per E-Mail mit relevanten Gründen und möglichen alternativen Lösungen wäre von geringerer Wirkung als die Übermittlung über ein Gespräch. Das glaube ich, denn im ersten Fall wird die Person mehr Zeit haben, zu verstehen, was gerade passiert ist.

Interessante Frage ... Danke, dass Sie sie gestellt haben ... Das Überbringen schlechter Nachrichten erfordert knifflige Kommunikationsfähigkeiten ... Niemand mag schlechte Nachrichten ... Wenn Sie eine Nachricht übermitteln, die mit "Wir haben ein Problem ..." beginnt, wird der Panikknopf ausgelöst eine Person ... natürlich gibt es andere Personen, die die direkte Kommunikation bevorzugen ...

Als ob Sie Ihren Satz mit "Wir haben hier eine Situation ..." beginnen, das gibt der anderen Person zuerst die Situation zu verstehen und dann können Sie die Auswirkungen der Situation erkennen ...

Um Nachrichten zu übermitteln, die sich auf das Projekt oder Geschäft auswirken können, können Sie die Nachricht in drei Teilen kommunizieren: 1. Erklären Sie die Situation, was passiert ist. 2. Erklären Sie, was Sie von der Situation halten und wie Sie sich die Situation wünschen. 3. Wie sich die Situation auf den Projektsponsor und das Unternehmen auswirkt.

Ich habe einen ausführlichen Artikel erstellt, der auf dieser Frage basiert: Wie man dem Projektsponsor schlechte Nachrichten überbringt